CHƢƠNG 1 : QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO
5. Phƣơng pháp luận phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý
Trong hoạt động công vụ, quản lý nhà nước, cơng chức có thể sử dụng các phương pháp sau để thu thập thông tin:
5.1. Phương pháp nghiên cứu các nguồn thơng tin đã có
Đây là nguồn thơng tin mà việc thu thập thông tin là dễ dàng, tiết kiệm chi phí và thời gian, có tính đảm bảo, tính kịp thời, đảm bảo u cầu quản lý. Vì vậy trong q trình thu thập thơng tin việc thu thập thông tin qua nguồn này sẽ ưu tiên. Tuy nhiên, thơng tin qua nguồn này cũng có những nhược điểm là khơng
phải lúc nào nội dung thơng tin sẵn có cũng phù hợp với nhu cầu, mục đích tìm hiểu thơng tin; số lượng thơng tin khơng phải lúc nào cũng được đảm bảo.
Việc thu thập thông tin theo phương pháp này trên các nguồn thông tin sau: Các tài liệu, văn bản được gửi tới đơn vị theo quy định quy chế làm việc như: công báo, các văn bản luật, các báo cáo đánh giá, các văn bản chỉ đạo; các tài liệu, văn bản đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ Tài chính (trong đó có trang pháp luật tài chính), các Bộ, ngành địa phương khác; các văn bản, quyết định hành chính, ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn trong nội bộ ngành; Các nguồn khác như tài liệu điều tra, khảo sát kinh nghiệm, báo cáo tổng kết hàng năm
5.2. Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp nguồn thơng tin sẵn có khơng đủ để phục vụ xử lý thơng tin; thơng tin sẵn có cần được kiểm chứng thực tế hoặc cần thu thập thông tin diện rộng trước khi ra quyết định xử lý.
Để thực hiện phương pháp này cần tổ chức chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch triển khai đến tổ chức triển khai để thu thập thơng tin. Trong đó, việc xây dựng phương án điều tra, khảo sát cần phải xác định:
- Mục đích, yêu cầu thu thập thông tin; - Nội dung thông tin cần thu thập;
- Xác định về niên độ thông tin cần thu thập theo khoảng thời gian cần thiết: quý, năm;
- Xác định địa bàn cần điều tra, khảo sát; - Xác định đối tượng cần thu thập thông tin; - Xác định thời gian hoạt động điều tra, khảo sát; - Xác định trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Trên cơ sở đó, thực hiện điều tra, khảo sát thực tế để thu thập các thơng tin theo mục đích, u cầu đặt ra. Phương pháp này thường không được sử dụng đơn lẻ mà đòi hỏi phải được sự tổ chức chặt chẽ theo quy trình, cán bộ, cơng chức thực hiện cũng phải được tập huấn nghiệp vụ về hoạt động này. Thông tin thu thập qua phương pháp này có tính thực tiễn cao, đảm bảo được tính mới.
Phương pháp sẽ giúp cho việc thu thập được thơng tin có tính chất đa dạng, đa chiều, chuyên sâu vào mục đích dự kiến thu thập thông tin. Phương pháp này phù hợp với việc thơng tin cần xử lý có nhiều ý kiến khác nhau và cần được kiểm chứng, đánh giá lại. Để triển khai thực hiện phương pháp này cần có nguồn kinh phí đảm bảo để có thể có được thơng tin rộng.
Việc thu thập thông tin theo phương pháp này được tổ chức theo các hình thức như:
- Phỏng vấn những người có am hiểu hoặc có liên quan đến những thông tin về khoa học sự kiện;
- Gửi văn bản xin ý kiến; - Hội họp trao đổi;
- Thảo luận dưới các hình thức hội nghị khoa học.
5.4. Phương pháp xử lý thông tin
Việc xử lý thông tin ngày nay được trợ giúp bởi rất nhiều phương tiện hiện đại. Tuy nhiên, áp dụng những phương pháp khoa học nào để xử lý thông tin cũng không phải là một việc dễ dàng. Vai trò quan trọng của phương pháp xử lý thể hiện ở việc nhờ nó mà các nhà quản trị hiểu sâu sắc và đầy đủ hơn so với những thơng tin hiện có khi chưa xử lý.
Ngày nay người ta thường sử dụng các phương pháp xử lý thông tin sau: phương pháp thủ công, phương pháp bằng máy tính điện tử, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp xử lý logic, phương pháp toán xác suất thống kê,phương pháp giám định,... Mỗi phương pháp xử lý thơng tin đều có những ưu nhược điểm riêng của chúng. Việc áp dụng các phương pháp có thể sử dụng đơn lẻ hay đồng thời nhiều phương pháp. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãn những yêu cầu sau: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế ở mỗi đơn vị.