CHƢƠNG 3 : HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
2. Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
2.2. Hệ tự động văn phòng
Hệ tự động văn phòng (OAS - Office Automation System) được xây dựng từ những năm 70 của thế kỷ XX. Hệ tự động văn phòng giúp tạo, lưu trữ, trình bày các hoạt động giao tiếp với mục đích hỗ trợ giao tiếp và truyền thông.
Các thành phần của Hệ tự động văn phòng gồm:
- Các phần mềm cho phép tạo và trình bày một văn bản đẹp như Word Processing; các công cụ cho phép giao tiếp truyền thông xa như: điện thoại, Fax, E.mail.
- Network gồm mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN). Mạng cho phép trao đổi dữ liệu nội bộ dưới dạng E.mail hoặc E.board (bảng điện tử), cho phép nhiều người sử dụng dùng chung tài nguyên của mạng như dữ liệu, chương trình, phần cứng (máy in laser, plotter, CD-ROM, ...).
- Siêu văn bản (Hypertext): là một dạng phát triển cao của hệ tự động văn phòng.
- Hội nghị từ xa (Video Teleconference): là một dạng phát triển khác của Hệ tự động văn phòng.
Cấu trúc của hệ tự động văn phòng dựa vào cấu trúc mạng và hệ thống điện thoại, trang bị bằng hệ thống đa phương tiện, trong đó tính nối kết, tương ứng rất quan trọng.
Đặc điểm các thành phần của hệ thống Hệ tự động văn phòng:
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử dụng Tất cả mọi người
Dữ liệu Đa dạng: văn bản, tiếng nói, hình ảnh, chương trình Thủ tục Giao tiếp và truyền thông
Công nghệ thông tin Phần mềm, phần cứng : thay đổi nhiều và nhanh
Các chuyên viên văn phòng sử dụng các phần mềm soạn thảo, xử lý văn bản để biên soạn, in ấn các tài liệu văn bản như cơng văn, tờ trình, thư từ, báo
cáo, kế hoạch,...; quản lý lịch công tác, lập danh mục thông báo nội bộ; sử dụng các bảng tính điện tử để lập bảng biểu thống kê, tính tốn và quản trị dữ liệu; gửi - nhận thư điện tử, gửi - nhận fax để liên lạc nội bộ và với bên ngoài.