CHƢƠNG 3 : HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
4. Yếu tố con ngƣời trong hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
lý
Quá trình lãnh đạo, quản lý là q trình chuẩn bị, thơng qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau trên cơ sở những thông tin đã được xử lý. Quyết định đúng đắn hay sai lầm, khả thi hay không khả thi bị ảnh hưởng lớn bởi số lượng thông tin, chất lượng thông tin được cung cấp và cách thức xử lý chúng. Vì vậy, bên cạnh việc thiết kế các hệ thống thơng tin tự động hóa được tổ chức một cách khoa học nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin thuộc mọi lĩnh vực để lãnh đạo, quản lý đưa ra quyết định, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều chú trọng đến yếu tố con người - những chuyên viên làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý.
Mỗi người lãnh đạo, quản lý đều tự biết rõ mình cần những thơng tin gì và có cách tổ chức, xử lý thơng tin riêng của bản thân để quản lý hiệu quả cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình. Đối với việc điều hành cơng việc mang tính tác nghiệp, thơng tin quan trọng nhất mà người lãnh đạo, quản lý cần phải nhận biết là có điều gì khơng bình thường đang diễn ra trong tổ chức của mình hay khơng, cái gì bắt buộc phải làm, cái gì nên làm, cái gì sẽ làm,... Các dữ liệu từ bên trong hệ thống thông tin đều do đội ngũ chuyên viên thu nhập, phân tích, xử lý và cung cấp.
Việc thu thập những thơng tin hữu ích từ môi trường bên ngồi có tầm quan trọng đặc biệt đối với công tác lãnh đạo, quản lý để người lãnh đạo, quản lý có cơ sở đối phó với những thách thức và nắm bắt cơ hội. Tuy nhiên, khối lượng thơng tin bên ngồi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là khổng lồ và gia tăng hàng ngày, hàng giờ; vì vậy, lọc ra được đúng những thông tin người lãnh đạo, quản lý cần, tổ chức sắp xếp, gia cơng nó, càng địi hỏi phải có nhân sự được huấn luyện về nghiệp vụ thông tin.
Các chuẩn mực đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý.
Các chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thường được đào tạo từ ngành Thông tin - Thư viện và Lưu trữ - Quản trị văn phòng. Trong việc phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý phải tuân thủ các chuẩn mực sau:
- Khi sử dụng hệ thống thông tin, phải bảo đảm các thông tin được thu nhập kịp thời, chính xác, đầy đủ, đồng bộ. Chịu trách nhiệm về các thông tin thu nhập được.
- Có trách nhiệm bảo vệ các hệ thống thơng tin và dữ liệu. Truy cập và xử lý thông tin theo đúng thẩm quyền, phù hợp với công việc được giao.
- Không được tiết lộ các thông tin bảo mật qua hệ thống thông tin. Khi sử dụng, khai thác thông tin trong hệ thống, phải bảo mật các thơng tin trong q trình thực thi cơng việc. Việc cung cấp thông tin cho người khác phải được sự đồng ý của lãnh đạo có thẩm quyền.
- Phải nắm vững và sử dụng thành thạo hệ thống thông tin. Không được sử dụng hệ thống thông tin vào việc riêng.
- Tuân thủ các quy định về an tồn sử dụng mạng. Khơng được truy cập các website, lưu trữ, phát tán các tập tin, chương trình có nội dung vi phạm pháp luật, hoặc thông tin sai lệch khi chưa được cấp cơ quan có thẩm quyền kiểm chứng.
- Ngôn ngữ giao tiếp khi sử dụng hệ thống thông tin phải lịch sự, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu.
- Có trách nhiệm quản lý máy tính được cấp làm việc, đảm bảo hoạt động thông tin đều đặn, thông suốt.
Các tố chất cần rèn luyện đối với chuyên viên phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý
Để bảo đảm chất lượng thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý và khai thác tối đa tài sản thông tin một cách thuận tiện tại tất cả các cấp độ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý cần lưu ý rèn luyện những tố chất sau:
- Trung thực, khách quan
Trung thực và khách quan khi phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý là tố chất bắt buộc phải có để bảo đảm thơng tin cung cấp không bị sai lệch. Không vì bất kỳ lý do nào làm ảnh hưởng đến chất lượng của thông tin cung cấp cho lãnh đạo, quản lý. Khi thông tin không rõ ràng, chưa xác định được đúng hay sai, hoặc thông tin thể gây hiểu nhầm, chưa đầy đủ, phải báo cáo trung thực với lãnh đạo.
- Chuyên cần, cẩn thận, chu đáo
Yêu cầu của công việc phục vụ thơng tin lãnh đạo, quản lý địi hỏi độ chính xác cao. Chính vì vậy, người làm cơng tác thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý cần phải có thái độ nghiêm túc thận trọng khi làm việc; không được cẩu thả, qua loa, đại khái. Sau khi thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp những thông tin cần thiết, cần kiểm tra kỹ càng lại nhiều lần để tránh sai sót, lệch lạc thơng tin.
- Biết giữ bí mật
Biết giữ bí mật là một tố chất bắt buộc mà bất kỳ người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí nào cũng cần rèn luyện.
Người làm cơng tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý là những người nắm giữ nhiều thông tin quan trọng, bảo mật liên quan đến sự sinh tồn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Chỉ cung cấp thông tin, tài liệu, phát ngôn những vấn đề có liên quan khi được cấp trên giao. Tuyệt đối không để lộ thông tin gây ảnh hưởng đến tình hình nội bộ (ngay cả với người thân hay thành viên trong gia đình). Có được phẩm chất này sẽ giúp người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý giữ kín được những tin tức quan trọng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và được đánh giá cao.
- Nhiệt tình, tận tụy, nỗ lực trong cơng việc
Tận tâm với công việc thu thập, xử lý thông tin, luôn trau dồi kiến thức chuyên môn và kỹ năng thu thập, xử lý thông tin để bảo đảm các yêu cầu của thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý. Luôn mong muốn đem lại những thơng tin hữu ích nhất và chính xác nhất cho nhà lãnh đạo, quản lý.
- Chủ động, sáng linh hoạt
Sự chủ động, sáng tạo, linh hoạt sẽ giúp những người làm công tác thông tin năng động hơn trong việc thu thập, lựa chọn, xử lý, sàng lọc thông tin một cách hiệu quả nhất.
- Chịu đựng được áp lực công việc cao.
Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý rất hay gặp áp lực, khối lượng cơng việc nặng trong khi cấp trên địi hỏi tìm kiếm thu thập, xử lý thơng tin trong một thời gian gấp rút mà lại phải bảo đảm độ chính xác cao. Thời gian hành chính nhiều khi không đủ cho công việc nên thường phải làm thêm giờ
hoặc đem về nhà làm. Điều này địi hỏi người làm cơng tác thơng tin phải có khả năng chịu được áp lực cơng việc cao.
Các kỹ năng tối thiểu cần thành thạo đối với chuyên viên phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý:
- Kỹ năng thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu, lập báo cáo; - Kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc;
- Kỹ năng giao tiếp, tuyển dụng và đánh giá nhân sự;
- Kỹ năng tin học: thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, Internet; sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phịng như: máy photo, máy fax, điện thoại,...
- Kỹ năng xử lý thơng tin, trình bày thơng tin, dữ liệu (3).
TÓM TẮT CHƢƠNG
Chương 3 đề cập đến những kiến thức cơ bản: khái niệm, phân loại thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý; các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý; Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý theo chủ đề; yếu tố con người trong hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý.
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Phân tích và làm rõ các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo,
quản lý?
Câu hỏi 2. Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý?
Câu hỏi 3. Phân tích yếu tố con người trong hệ thống thông tin phục vụ
lãnh đạo, quản lý.
Bài tập thực hành 1. Để soạn thảo một bản kế hoạch hàng năm của một
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp những thơng tin gì? Ví dụ minh họa.
Bài tập thực hành 2. Để soạn thảo một bản báo cáo tổng kết hoạt động
hàng năm của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp những thơng tin gì?
CHƢƠNG 4: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KHOA HỌC CƠNG NGHỆ
Mã mơn học: 61063004 - 04 GIỚI THIỆU
Công tác lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. Trong xã hội hiện đại nói chung và thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói riêng, ở Việt Nam, người cán bộ lãnh đạo, quản lý đang đối mặt với những thách thức mới, phải đáp ứng những đòi hỏi mới ngày càng tăng lên của xã hội. Công tác lãnh đạo, quản lý, bao giờ cũng gắn bó chặt chẽ với thơng tin và các q trình thơng tin khoa học công nghệ. Thông tin khoa học công nghệ là nhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
MỤC TIÊU
- Trình bày và phân tích được các nguyên tắc, các bước xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý và lãnh đạo.
- Thực hiện được các kỹ năng quan sát, phân tích, tổng hợp để thực hiện tốt các nguyên tắc, cách xây dựng hệ thống thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý.
- Tích cực xây dựng mạng lưới thông tin phục vụ quản lý và lãnh đạo; có khả năng tự học, tự tìm kiếm các thơng tin liên quan đến mơn học.
NỘI DUNG