CHƢƠNG 3 : HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
2. Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
2.5. Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo
Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS Executive Support System) đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản lý cấp cao (chiến lược) nhằm hoạch định và kiểm soát chiến lược. Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo xuất hiện khởi đầu những năm 80 thế kỷ XX trong những cơng ty lớn, sau đó phát triển mạnh trong những năm 90 thế kỷ XX, áp dụng cho cả các công ty nhỏ. Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo được phát triển nhằm các mục tiêu:
- Phục vụ những nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, giúp họ nhận ra được những vấn đề cơ bản, cơ hội của môi trường sản xuất kinh doanh, đánh giá được điểm mạnh yếu của các bộ phận trong một tổ chức.
- Giao tiếp cực kỳ thân thiện với người sử dụng.
- Đáp ứng được phong cách ra quyết định của từng nhà lãnh đạo. - Có khả năng theo dõi, giám sát đúng lúc và hiệu quả.
- Có khả năng chi tiết hóa: cung cấp thơng tin chi tiết thêm nằm sau văn bản, con số hay đồ thị.
- Có khả năng lọc, nén, tìm kiếm những dữ liệu và thông tin quan trọng liên quan đến sự ton tại và phát triển lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp.
Có khả năng dự báo được những khuynh hướng trong tương lai của môi trường hoạt động, chỉ dẫn hoặc gợi ý những nguy cơ có thể gặp cũng như cơ hội cần nắm bắt.
hình thực hiện kế hoạch này. Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo phải trả lời được các câu hỏi:
- Tình hình hoạt động hiện tại của các bộ phận;
- Tình hình mơi trường hoạt động bên trong và bên ngồi;
- Phải chuẩn bị nguồn lực hiện tại như thế nào để có thể đáp ứng được các yêu cầu tương lai.
Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo cung cấp các thông tin trả lời cho các vấn đề chiến lược:
- Thông tin bên ngồi: mơi trường kinh tế-xã hội, luật lệ của chính phủ, các đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, khách hàng.
- Thông tin bên trong: đánh giá điểm mạnh, yếu về các hoạt động chức năng và các khả năng của nguồn lực về tài chính (finance), nhân sự (human resource), tiếp thị (marketing), sản phẩm (production).
Ngồi ra, hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo còn phải hỗ trợ những hoạt động hàng ngày của các nhà quản lý cấp cao như: lên lịch làm việc, báo cáo những chỉ số quan trọng nhất của tài chính là tiền mặt và doanh thu.
Đặc điểm các thành phần của hệ thống hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo:
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử dụng Các nhà quản lý cấp cao (top managers). Nhà quản lý thường không thạo công nghệ thông tin.
Dữ liệu
Hai loại dữ kiện: cần từ bên trong (từ TPS/MIS/DSS) và bên ngoài (nhiều nguồn khác nhau như nghiên cứu
thị trường, thống kê, mạng dịch vụ thông tin, ...) Thủ tục
Tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn (đồ thị) dễ nhìn, dễ sử dụng. Thơng tin cần tạo ra: điểm mạnh /yếu
của tổ chức, cơ hội/nguy cơ.
Công nghệ thông tin Phần mềm: thường được thiết kế riêng; phần cứng: mạnh về biểu diễn đồ thị, hình ảnh.