CHƢƠNG 1 : QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO
1. Vai trị của thơng tin trong cơng tác lãnh đạo, quản lý
1.1. Hoạt động lãnh đạo, quản lý gắn liền với thông tin
Sử dụng thông tin trong hoạt động lãnh đạo, quản lý là đòi hỏi tất yếu của sự phát triển các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong xã hội.
Thông tin được các nhà lãnh đạo, quản lý coi như hệ thần kinh của hệ thống quản lý. Thông tin cung cấp tin tức để ra quyết định quản lý, thông tin được truyền đi như các thông điệp để thực hiện quyết định quản lý. Thơng tin có mặt và tác động đến tất cả các khâu của q trình quản lý. Thơng tin vừa là sản phẩm vừa là đối tượng của hoạt động lãnh đạo, quản lý. Hệ thống bảo đảm thơng tin hoạt động tốt có vai trị đặc biệt trong việc nâng cao hiệu quả lãnh đạo, quản lý.
Lãnh đạo, quản lý các cấp về kinh tế cần thông tin để điều tiết thị trường, phát triển kinh tế vĩ mô, vi mô. Lãnh đạo, quản lý các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, xí nghiệp, nhà máy cần thông tin để chiếm lĩnh thị trường, mưu cầu sinh tồn và phát triển trong cuộc cạnh tranh quyết liệt.
Là người đứng đầu một tập thể lao động, cán bộ lãnh đạo, quản lý là người nắm được khối lượng thông tin lớn nhất và phải đảm nhận các vai trị có liên quan đến thông tin như sau:
- Thu thập, tiếp nhận và chắt lọc, xử lý các thơng tin có liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị mình quản lý. Các thông tin được thu thập, tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó được chắt lọc, xử lý bằng phương pháp thủ công hoặc công nghệ.
Các thông tin thu thập được bao gồm nhiều loại: thơng tin gốc, thơng tin đã xử lý, có thơng tin chính xác, có thơng tin khơng chính xác. Cán bộ lãnh đạo, quản lý phải thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức chính xác, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với các hoạt động của hệ thống mình quản lý, đánh giá đúng mức trạng thái của hệ thống ở mọi thời điểm và tiên đốn được tương lai của nó. Cơng việc này được thực hiện qua việc đọc sách, báo, tạp chí, văn bản báo cáo, giấy tờ và qua các cuộc họp, trao đổi, tiếp xúc, thăm hỏi mọi người. Các thông tin thu thập được cung cấp nguyên liệu để nhà lãnh đạo, quản lý ra quyết định, xác định những thách thức, cơ hội, những vấn đề cần giải quyết và nhận ra bức tranh tồn cảnh về mơi trường bên trong và bên ngồi.
- Phổ biến thơng tin (truyền đạt thông tin)
Cán bộ lãnh đạo, quản lý phải phổ biến thông tin (truyền đạt thơng tin) liên hệ đến những người có liên quan, có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp (bằng lời, bằng văn bản, bằng ký hiệu quy ước, bằng các phương tiện điện thoại, điện tử). Nhiệm vụ của nhà lãnh đạo, quản lý là phải đảm bảo cho thông tin dễ truyền đạt và được truyền đạt một cách dễ hiểu nhất đối với nhân viên thừa hành vì đây là điều kiện không thể thiếu để đạt tới sự phù hợp giữa hành vi, việc làm và hành động của nhân viên với những mệnh lệnh của người lãnh đạo, quản lý.
Người cán bộ lãnh đạo, quản lý có khả năng tiếp cận được những nguồn thơng tin khác nhau mà cấp dưới khơng thể có được nên có thể truyền đạt thơng
tin lại cho cấp dưới (nguyên văn hoặc đã xử lý) để cấp dưới hiểu rõ hơn các nhiệm vụ họ cần thực hiện.
- Cung cấp thông tin (phát ngôn, chuyển thông tin/thông điệp/tin tức) Cán bộ lãnh đạo, quản lý phải cung cấp thông tin (phát ngôn, chuyển thông tin/thông điệp/tin tức) cho các bộ phận/đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình hoặc cho các cơ quan bên ngồi nhằm giải thích, bảo vệ hoặc tranh thủ sự đồng tình, ủng hộ cho đơn vị mình quản lý. Vai trị này ngày càng quan trọng do sự tuyên truyền của hệ thống thông tin đại chúng có ảnh hưởng lớn đến sự định vị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong xã hội.
Cùng với sự phát triển của xã hội, của khoa học và công nghệ, số lượng thông tin cũng không ngừng tăng lên, tỷ lệ thuận với chi phí lao động của người làm cơng tác lãnh đạo, quản lý. Thực tiễn đã chứng minh rằng có sự khác nhau giữa người cán bộ quản lý giỏi và người cán bộ quản lý tồi hoặc thiếu kinh nghiệm. Người lãnh đạo, quản lý giỏi do làm tốt q trình thơng tin truyền xi và nắm được thông tin phản hồi (feed-back) nên tiên liệu được những biến đổi, sửa chữa nhanh chóng những chỗ thi hành kém, và làm tăng hiệu quả của công việc nhờ thu thập, xử lý nhanh chóng các loại thơng tin. Người quản lý giỏi có thể đưa một cơ quan, một đơn vị yếu kém đi lên thành một đơn vị tiên tiến, người quản lý tồi có thể làm điều ngược lại.
Như vậy, thông tin gắn liền với người làm công tác lãnh đạo, quản lý, thông tin là đối tượng quan trọng của lao động lãnh đạo, quản lý. Mọi thông tin đều nhằm phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý và đạt mục tiêu quản lý.