CHƢƠNG 1 : QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO
6. Các yêu cầu đối với hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
6.1. Tính đầy đủ của thơng tin
Tính đầy đủ của thông tin là yêu cầu không thể thiếu đối với thông tin được sử dụng trong lãnh đạo, quản lý. Thông tin phải đầy đủ, đa chiều, đa dạng, tồn diện mọi khía cạnh. Đảm bảo tính đầy đủ của thơng tin có nghĩa là cung cấp cho người lãnh đạo, quản lý những thông tin cần và đủ để ra quyết định
đúng, để tác động quản lý có hiệu quả. Thơng tin cần và đủ là thông tin phải chứa đựng tất cả những tin tức cần thiết về khách thể quản lý, tất cả các thông số của hệ thống bị quản lý, những số liệu chính xác, tin cậy. Thơng tin khơng đầy đủ, phiến diện, một chiều, bị cắt xén do một chủ đích nào đó sẽ làm cho người lãnh đạo, quản lý nhận diện sai về sự vật, hiện tượng, con người, từ đó có thể dẫn đến quyết định sai lầm.
6.2. Tính chính xác, xác thực
Tính chính xác, xác thực thể hiện ở mức độ chi tiết hóa của thơng tin, độ xấp xỉ của nó với nguyên bản mà nó biểu hiện, phản ánh trung thực, khách quan tình hình của khách thể quản lý và mơi trường xung quanh nó. Người lãnh đạo, quản lý dựa vào các thơng tin để phân tích, nhận định, đánh giá tình hình. Vì vậy, thơng tin phải bảo đảm độ chính xác, độ tin cậy cao. Khơng bảo đảm yêu cầu về độ chính xác, xác thực của thơng tin sẽ dẫn đến hậu quả người lãnh đạo, quản lý sẽ phân tích, tổng hợp, xử lý thơng tin sai, từ đó ra quyết định sai, có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
Tính chính xác đặc biệt quan trọng trong khi ra quyết định quản lý vì người nhận thơng tin phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp truyền đi trong hệ thống quản lý. Thơng tin phải có nội dung, địa chỉ cụ thể. Ví dụ, thơng tin báo cáo phải rõ ràng: báo cáo cho ai, về vấn đề gì, để giải quyết cái gì,...
6.3. Tính tối ưu
Tính tối ưu có nghĩa là tránh được tình trạng thiếu và q dư thừa thơng tin. Tình trạng thiếu thơng tin sẽ làm cho lãnh đạo, quản lý đánh giá khơng đúng về tình hình cụ thể, thực chất của vấn đề. Thiếu thông tin sẽ dẫn đến việc lãnh đạo, quản lý chủ quan, ra quyết định hấp tấp, khơng có căn cứ. Tình trạng q dư thừa thơng tin cũng có hại vì có nguy cơ lãnh đạo, quản lý bị chìm ngập trong những dịng thơng tin thiếu hệ thống, chậm được xử lý, hạ thấp độ xác thực của thơng tin.
6.4. Tính kịp thời
Tính kịp thời của thơng tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể do sự chín muồi của vấn đề. Nếu thu thập, xử lý thông tin quá sớm sẽ không đạt mục đích vì vấn đề chưa đủ độ chín và sự thay đổi diễn ra sau đó sẽ làm cho thơng tin vừa thu thập trở thành không cần thiết. Nếu thu thập và xử lý thông tin muộn sẽ dẫn đến tình trạng ra quyết định khơng kịp thời. Chỉ khi nào thông tin
được thu nhận, được xử lý và sử dụng kịp thời thì thơng tin đó mới phục vụ tốt cho việc tối ưu hóa q trình quản lý.
Thông tin kịp thời cho các cấp lãnh đạo, quản lý thể hiện ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm với công việc và sự tôn trọng cấp trên của cấp dưới. Nếu thông tin chậm trễ sẽ làm lãnh đạo, quản lý không nắm được tin tức nên khơng thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình. Ngồi ra, do nhịp độ thay đổi của các sự kiện thực tiễn rất nhanh chóng nên tính thời sự của thông tin rất cần chú trọng để lãnh đạo, quản lý cập nhật được mọi tình hình.
Tính kịp thời của thông tin đặc biệt quan trọng khi cần ra quyết định quản lý nhanh. Trong thực tiễn quản lý, tính đầy đủ, tính kịp thời của thơng tin có sự mâu thuẫn với nhau. Thơng tin càng đầy đủ bao nhiêu thì chủ thể quản lý càng mất nhiều sức lực và thời gian để phân tích, tổng hợp, xử lý nó bấy nhiêu. Do vậy, quá trình chuẩn bị cho việc ra quyết định bị kéo dài, làm giảm tính kịp thời. Biện pháp chủ yếu để khắc phục mâu thuẫn này là hồn thiện hệ thống thơng tin về cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng công nghệ thông tin hiện đại và đào tạo nghiệp vụ cho người làm cơng tác thơng tin.
6.5. Tính cơ đọng
Tính cơ đọng của thơng tin địi hỏi các thơng tin phải ngắn gọn, đặc biệt là các thông tin bằng văn bản, tư liệu. Thông tin được cô đặc sẽ giúp cho việc giảm thời gian truyền đạt và thu nhận thông tin, tiết kiệm phương tiện truyền tin.
6.6. Tính lơ gích
Tính lơ gích trong khi trình bày các thơng tin là điều kiện khơng thể thiếu đối với thơng tin văn bản. Tính lơ gích địi hỏi một kỷ luật chặt chẽ trong tư duy và diễn đạt, đòi hỏi sự thống nhất giữa các khái niệm và thuật ngữ để loại trừ những cách hiểu khác nhau. Tính lơ gích thể hiện qua trật tự trên - dưới, trước - sau của các câu văn, sự nhất quán trong lập luận, trình bày, lý giải, từ ngữ chuẩn xác, một nghĩa, rõ ràng. Tính lơ gích được bảo đảm sẽ làm cho thông tin trở nên dễ đọc, dễ hiểu, dễ tiếp nhận, dễ nhớ.
6.7. Tính hệ thống
Thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý phải bảo đảm tính hệ thống, được tổ chức sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, mang tính tổng hợp khái quát cao để thuận lợi cho người lãnh đạo, quản lý bao quát nhanh các vấn đề, tiết kiệm thời gian, cơng sức.
6.8. Tính có ích
Tính có ích của thơng tin có nghĩa là thơng tin phải có giá trị, giúp cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra trước hệ thống bị quản lý. Thơng tin phải có tác dụng giúp cho lãnh đạo, quản lý ra các quyết định quản lý đúng, làm tăng tính trật tự của hệ thống.
6.9. Tính phù hợp
Do các loại thông tin rất phong phú, đa dạng, vô cùng phức tạp nên phải chọn lọc thơng tin để bảo đảm tính phù hợp với cơng việc, mục đích của từng cá nhân người lãnh đạo, quản lý. Thông tin phải khái quát, tổng hợp hay cụ thể, chi tiết tới một mức thích hợp tùy theo yêu cầu của từng vụ việc.
6.10. Tính bảo mật và tính hiệu quả
Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý được bảo mật với các mức độ khác nhau. Việc bảo mật thông tin tuân thủ các quy định của Nhà nước. Bên cạnh đó từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng có những quy định riêng về bảo đảm tính bí mật an tồn của các dịng thơng tin.
Do việc thiết kế cơ sở hạ tầng thông tin trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng như việc tổ chức các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý khá tốn kém về chi phí nên phải coi trọng tính hiệu quả. Hệ thống thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý khi được tin học hóa địi hỏi chi phí cao, vì vậy, thường được triển khai theo lộ trình phù hợp đối với tình hình cụ thể của từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả cao.
Muốn thỏa mãn các yêu cầu nêu trên, các thông tin thu nhận được phải trải qua quy trình xử lý nghiêm túc, khoa học và được quản trị tốt nhằm đáp ứng mọi hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, quản lý.
TÓM TẮT CHƢƠNG
Nội dung chương 2 cung cấp những kiến thức cơ bản về: tầm quan trọng của thơng tin chính thức và thơng tin khơng chính thức trong phục vụ thơng tin cho lãnh đạo, quản lý; vai trị của thơng tin trong phục vụ lãnh đạo, quản lý, đặc điểm lao động của cán bộ lãnh đạo, quản lý. Sự cần thiết của thông tin đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý; các phương pháp, yêu cầu đối với hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý.
Câu hỏi và bài tập thực hành
xã hội tri thức?
Câu hỏi 2. Các đặc điểm lao động nào của nhà lãnh đạo, nhà quản lý liên
quan chặt chẽ đến thơng tin?
Câu hỏi 3. Phân tích các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo, quản
lý.
Bài tập thực hành 1. Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng hệ
thống thông tin hiện đại trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước?
Bài tập thực hành 2. Phân tích các phương pháp phục vụ thơng tin lãnh
đạo, quản lý.
Bài tập thực hành 3. Xây dựng sơ đồ tư duy để làm rõ các yêu cầu đối