Nội dung quản lý TC tại các đơn vị dự tốn QĐ gắn liền với chu trình quản lý TC- NS và gồm các khâu chủ yếu: lập dự toán NS; chấp hành và quyết toán NS; đồng thời thực hiện kiểm tra, thanh tra TC, kiểm toán.
1.2.4.1. Lập dự toán NS
Điều hành và quản lý ngân sách là một quá trình bao gồm các khâu lập, chấp hành và QTNS, trong đó lập dự tốn ngân sách là cơng việc khởi đầu có ý nghĩa quyết định đến tồn bộ các khâu của quá trình quản lý ngân sách trong một niên độ nhất định. Dự toán thu, chi ngân sách được lập chính xác, đầy đủ cơ sở khoa học và thực tiễn sẽ có tác dụng quan trọng trong việc điều hành và quản lý ngân sách, là căn cứ để bảo đảm kinh phí cho việc thực hiện các nhiệm vụ được giao trong năm kế hoạch.
Dự toán ngân sách lập ra được cấp có thẩm quyền phê duyệt và giao cho đơn vị là căn cứ pháp lý đảm bảo cho quá trình cấp phát chi tiêu ngân sách đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn, đúng nội dung và thanh quyết tốn
chính xác. Đồng thời nó cũng là căn cứ để thực hiện kiểm tra, giám đốc tài chính đối với các đơn vị sử dụng ngân sách.
Mặc dù ở đơn vị dự toán QĐ các cấp có những loại NS khác nhau (NSQP thường xuyên; NSNN giao; NSNN đầu tư tập trung…) song khi lập DTNS cần đáp ứng tốt yêu cầu và căn cứ lập DTNS sau đây:
- Yêu cầu đối với dự toán ngân sách
+ Phải thể hiện được toàn bộ nhu cầu chi cho các mặt hoạt động và nguồn thu tại đơn vị.
+ Đúng trọng tâm, trọng điểm, đúng nội dung theo chỉ thị của Bộ và hướng dẫn của Cục Tài chính.
+ Chi tiết theo mục lục ngân sách hiện hành, kèm theo báo cáo thuyết minh cơ sở, căn cứ tính tốn từng khoản thu, chi.
+ Không được vượt số dự kiến giao dự toán ngân sách về tổng mức và chi tiết được thơng báo.
- Căn cứ lập dự tốn ngân sách
Một là, phương hướng, chủ trương, nhiệm vụ xây dựng và phát triển quân đội của Đảng, Nhà nước; chỉ thị, mệnh lệnh của BQP và chỉ huy đơn vị cấp trên trực tiếp; nhiệm vụ, kế hoạch công tác trong năm của đơn vị. Đây là căn cứ quan trọng cho việc lập DTNS nhằm xác định khả năng và nhu cầu; xác định trong tâm, trọng điểm và bố trí thứ tự ưu tiên NS trong DTNS.
Hai là, tổ chức biên chế, trang bị và quân số. Đây vừa là cơ sở để lập dự toán, vừa là đối tượng của việc bảo đảm, quản lý tài chính. Chỉ cần nắm chắc tổ chức biên chế, trang bị, quân số thì đơn vị mới có thể tính tốn, xác định đúng nhu cầu chi NS cho nhiệm vụ, các mặt hoạt động và đời sống, chính sách trong đơn vị mình.
Ba là, các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức và giá cả. Chế độ, tiêu chuẩn, định mức, giá cả là căn cứ quan trọng thường xuyên bảo đảm cho
việc lập DTNS có cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý mà cịn là cơng cụ để quản lý NS. Nhiều loại kinh phí thuộc NS có liên quan đến nhiều đối tượng, chính sách, chế độ nên việc lập dự toán sát đúng sẽ là cơ sở cho việc cấp phát, thanh toán, quyết toán đúng và đáp ứng yêu cầu quản lý NS.
Bốn là, căn cứ vào số dự kiến giao DTNS và hướng dẫn của Cục TC - BQP, của cơ quan TC cấp trên về lập DTNS.
Đây là những yếu tố quan trọng mang tính định hướng để lập DTNS, bố trí nguồn kinh phí cho các nội dung chi phù hợp trong năm.
Ngoài những căn cứ chung nêu trên, hàng năm khi lập dự toán NS cần phải căn cứ vào khả năng, huy động nguồn thu nội bộ từ hoạt động sản xuất, làm kinh tế; mức huy động lượng vật tư hàng hóa năm trước chuyển sang năm kế hoạch và tình hình thực hiện DTNS các năm trước liền kề.
Bộ Quốc phịng (Đơn vị dự tốn cấp 1)
Cục TC - BQP Ngành nghiệp vụ bảo đảm tồn qn
Đơn vị dự tốn cấp 2
Phịng TC Ngành nghiệp vụ đơn vị dự toán cấp 2
Đơn vị dự toán cấp 3 Ban TC Đơn vị dự toán cấp 4 Trợ lý tài chính
Ngành nghiệp vụ đơn vị dự tốn cấp 3
Ngành nghiệp vụ đơn vị dự tốn cấp 4 Sơ đồ 1.1. Trình tự lập dự tốn ngân sách sử dụng
BQP, đơn vị dự tốn cấp trên hướng dẫn, thơng báo số dự kiến giao NS cho đơn vị cấp dưới trực thuộc.
Ngành nghiệp vụ bảo đảm tồn qn hướng dẫn, thơng báo số dự kiến NSĐB ngành (trong đó có số dự kiến phân cấp tự chi tại đơn vị).
Các đơn vị lập, gửi DTNS lên đơn vị cấp trên.
BQP, đơn vị dự tốn cấp trên thơng báo chính thức số giao DTNS. Mối quan hệ phối hợp xây dựng DTNS giữa ngành TC và ngành nghiệp vụ.
- Phương pháp lập dự tốn ngân sách
Tùy thuộc vào từng kinh phí (loại, nhóm kinh phí), q trình lập dự tốn NS có thể sử dụng những phương pháp tính khác nhau hoặc sử dụng đồng thời các phương pháp, các phương pháp đó bao gồm:
* Phương pháp 1: Tính nhu cầu chi căn cứ vào định mức, tiêu chuẩn,
số lượng và thời gian phải bảo đảm, cơng thức tính:
Nhu cầu chi cả năm = Định mức x số lượng x thời gian (số lần) phải bảo đảm Trong đó: Định mức là chi phí bình qn cần thiết cho 1 đơn vị đối tượng chi NS, tính cho một khoảng thời gian (hoặc lần) nhất định.
* Phương pháp 2: Tính nhu cầu chi căn cứ vào số thực hiện (hoặc ước
thực hiện) của năm trước và các yếu tố sẽ thay đổi trong năm kế hoạch. Cơng thức tính: Tổng nhu cầu chi cả năm = Số thực hiện (ước thực hiện) năm trước + Chi phí tăng do thay đổi các yếu tố - Chi phí giảm do thay đổi các yếu tố Hai phương pháp trên thường được vận dụng kết hợp để lập dự tốn kinh phí thường xun (lương, phụ cấp, trợ cấp, tiền ăn).
* Phương pháp 3: Tính nhu cầu chi, căn cứ vào chi phí thực hiện từng
nhiệm vụ, từng công việc cụ thể. Cơng thức tính:
Tổng nhu cầu chi cả năm = Tổng nhu cầu chi cho các công việc (A, B, C…). Phương pháp này thường được áp dụng để tính nhu cầu chi mua sắm hiện vật (trang thiết bị, vật tư hàng hóa…); chi phí bảo quản, sửa chữa…., hoặc tính nhu cầu chi cho những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm đã được xác định như: diễn tập, tuyển quân….
- Điều chỉnh và bổ sung ngân sách
Trong q trình chấp hành ngân sách, khi có sự thay đổi về chế độ, chính sách bảo đảm tài chính của Nhà nước hoặc phát sinh các cơng việc đột
xuất quan trọng về quốc phòng và các nhiệm vụ chi cấp bách khác chưa được bố trí hoặc bố trí chưa đủ trong dự tốn được giao mà sau khi sắp xếp lại các khoản chi vẫn được đáp ứng được thì các đơn vị báo cáo cơ quan cấp trên quyết định.
Trường hợp cần điều chỉnh và bổ sung ngân sách, các đơn vị lập DTNS điều chỉnh hoặc bổ sung gửi cơ quan tài chính cấp trên xét duyệt. Q trình lập DTNS điều chỉnh hoặc bổ sung cần chú ý một số nội dung sau:
Phải căn cứ vào hướng dẫn của cơ quan nghiệp vụ cấp trên.
Nếu nội dung điều chỉnh lớn, liên quan đến nhiều chỉ tiêu thì tiến hành lập lại DTNS.
Phải đảm bảo tính thống nhất với dự tốn năm cả về nội dung, hình thức và mẫu biểu.
1.2.4.2. Chấp hành NS
- Phân bổ và giao dự toán ngân sách
Sau khi được giao DTNS năm, các đơn vị dự toán từ cấp trực thuộc Bộ trở xuống tiến hành phân bổ và giao DTNS cho các đơn vị trực thuộc theo nguyên tắc:
Tổng số giao cho các đơn vị trực thuộc khơng vượt q dự tốn được đơn vị dự toán cấp trên giao cả về tổng mức và chi tiết.
Dự toán giao cho các đơn vị cấp dưới phải được phân cho từng q; với các khoản chi có tính chất thường xun được bố trí kinh phí trong năm để chi; các khoản chi có tính chất thời vụ hoặc chỉ phát sinh vào một số thời điểm nhất định như: xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa lớn và các khoản chi có tính chất khơng thường xun khác được bố trí theo tiến độ thực hiện.
Phương án phân bổ DTNS của đơn vị cho đơn vị cấp dưới phải gửi đơn vị cấp trên trực tiếp để thẩm tra. Nội dung thẩm tra gồm:
Thẩm tra tính chính xác giữa phân bổ của đơn vị với nội dung dự toán được giao.
Đảm bảo đúng chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách. Qua thẩm tra, nếu phát hiện việc phân bổ không đảm bảo các yêu cầu trên thì đơn vị cấp trên yêu cầu đơn vị điều chỉnh lại.
+ Đơn vị cấp 2 giao DTNS cho các đơn vị trực thuộc phải hoàn thành trước ngày 31/12 năm trước.
+ Quyết định giao DTNS cho đơn vị cấp dưới gửi kho bạc nhà nước nơi giao dịch (biểu tổng hợp của các đơn vị), đơn vị được giao DTNS (bản chi tiết của từng đơn vị), kho bạc nhà nước nơi đơn vị cấp dưới giao dịch (bản chi tiết của từng đơn vị; gửi qua đơn vị cấp dưới).
- Cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách + Lập nhu cầu chi quý
Trên cơ sở dự toán cả năm được giao và yêu cầu nhiệm vụ phải chi trong quý, các đơn vị lập nhu cầu chi quý (có chia ra tháng) gửi KBNN nơi giao dịch và đơn vị cấp trên trực tiếp trước ngày 15 của tháng cuối q trước.
Các khoản chi có tính chất thường xuyên phải bố trí chi đều từng tháng trong năm; các khoản chi có tính chất thời vụ hoặc chỉ phát sinh vào một thời điểm như: đầu tư, xây dựng, mua sắm, sửa chữa lớn và các khoản chi có tính chất không thường xuyên khác phải thực hiện theo tiến độ thực hiện.
+ Cấp phát các khoản chi ngân sách
Căn cứ vào dự tốn năm được giao, số kinh phí được cấp vào tài khoản tiền gửi đơn vị dự toán mở tại kho bạc nhà nước và tiến độ triển khai công việc, thủ trưởng đơn vị lập giấy rút tiền ở tài khoản tiền gửi kho bạc nhà nước để chi tiêu hoặc cấp cho các đơn vị cấp dưới.
Cấp kinh phí cho đơn vị: căn cứ vào DTNS năm được giao, DTNS phân bổ cho đơn vị cấp dưới và nhu cầu chi quý đã gửi kho bạc nhà nước, đơn vị lập giấy rút DTNS chi tiết theo nhóm mục chi gửi kho bạc nhà nước nơi
giao dịch để cấp phát kinh phí cho đơn vị cấp dưới (chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi của đơn vị cấp dưới tại kho bạc nhà nước).
Các khoản trực tiếp chi tiêu: căn cứ vào DTNS năm được giao, nhu cầu chi quý đã gửi KBNN và tiến độ triển khai công việc, đơn vị lập giấy rút DTNS chi tiết theo Mục lục ngân sách nhà nước (loại, khoản, mục, tiểu mục) gửi KBNN nơi giao dịch.
Kho bạc nhà nước kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu do đơn vị gửi, thực hiện việc thanh tốn khi có đủ các điều kiện chi ngân sách theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
Đối với các khoản chi có u cầu bảo mật cao KBNN cấp phát thanh tốn cho đơn vị; đơn vị phải tự chịu trách nhiệm kiểm soát chi theo các điều kiện chi ngân sách.
Đối với các khoản chi khác chưa có điều kiện thực hiện việc thanh toán trực tiếp, KBNN tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách để chủ động chi theo dự tốn được giao, sau đó đơn vị phải thanh tốn với KBNN theo đúng nội dung, thời hạn quy định.
- Kiểm soát chi ngân sách
Kiểm soát chi là một trong những nội dung quan trọng của quá trình quản lý NSNN, nhằm đảm bảo sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả tiền của của Nhà nước, bảo đảm hoàn thành các nhiệm vụ của đơn vị.
Tất cả các khoản chi của ngân sách nhà nước phải được kiểm tra, kiểm soát đảm bảo đúng các điều kiện chi ngân sách sau:
+ Đã có trong dự tốn được giao. Trường hợp DTNS và phân bổ DTNS chưa được cấp có thẩm quyền quyết định, Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định tạm cấp kinh phí cho các nhiệm vụ khơng thể trì hỗn được.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành áp dụng cho lĩnh vực quốc phòng.
+ Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
+ Ngoài các điều kiện nêu trên, trường hợp sử dụng vốn, kinh phí ngân sách nhà nước để đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác phải đấu thầu hoặc thẩm định giá thì phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định của pháp luật.
- Thu nộp ngân sách
Các đơn vị có trách nhiệm thu nộp đầy đủ, kịp thời vào ngân sách các khoản phải nộp theo quy định của pháp luật. Đối với những khoản thuế phải nộp trực tiếp cho NSNN, các đơn vị kê khai và nộp vào KBNN theo hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương. Đối với những khoản nộp BQP hoặc nộp NSNN tập trung qua BQP, các đơn vị nộp về tài khoản của Cục Tài chính hoặc nộp lên đơn vị cấp trên trực tiếp để nộp về Cục Tài chính.
1.2.4.3. Kế toán và quyết toán ngân sách
- Kế toán đơn vị dự toán ngân sách
Đơn vị dự toán các cấp chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện cơng tác kế tốn NSNN theo chế độ kế toán đơn vị dự toán.
- Quyết toán ngân sách
Quyết toán ngân sách là tập hợp, soát xét kết quả chấp hành DTNS trong một kỳ nhất định, khâu cuối cùng của quá trình quản lý ngân sách, là chế độ tài chính cơ bản. Thơng qua q trình QTNS, cơ quan tài chính và chỉ huy đơn vị nắm được tình hình nhận, cấp phát, sử dụng và thanh tốn các loại khoản kinh phí; tình hình chấp hành các chế độ, tiêu chuẩn nguyên tắc và kỷ luật tài chính; phân tích đánh giá chính xác kết quả, hiệu quả sử dụng ngân sách của từng người, từng đơn vị cho thực hiện nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, năm), trên cơ sở đó mà có những biện pháp sát thực để thực hiện tốt DTNS tiếp theo. Đồng thời giúp cho cơ quan tài chính
và chỉ huy đơn vị cấp trên nắm được tình hình quản lý ngân sách của đơn vị cấp dưới, đề ra được các chủ trương đúng, các biện pháp tích cực trong chỉ đạo thực hiện DTNS.
Khi quyết toán NS, phải bảo đảm đúng yêu cầu và nguyên tắc QTNS sau: - Về yêu cầu:
+ Quyết tốn phải trung thực, chính xác. + Quyết tốn phải đầy đủ, tồn diện.
+ Quyết toán phải chặt chẽ về thủ tục quy định. + Quyết toán phải nhanh, gọn, kịp thời.
- Vê nguyên tắc:
+ Các ngành, các đơn vị có chi tiêu sử dụng ngân sách cho nhiệm vụ của ngành, đơn vị thì phải thực hiện QTNS.
+ Quyết toán phải đúng nội dung chỉ tiêu DTNS. + Quyết tốn phải có chứng từ hợp pháp.
+ Quyết tốn phải đúng chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức đã được ban hành.
* Kiểm tra, thanh tra, kiểm tốn ngân sách
Cơng tác kiểm tra, thanh tra, kiểm tốn ln là vấn đề được quan tâm trong cơng tác quản lý tài chính. Nó đảm bảo cho việc thực hiện ngân sách đúng về pháp luật cả về chính sách và tài chính đồng thời sử dụng nguồn lực theo đúng mục tiêu đề ra. Q trình này có nhiều cơ quan tham gia nhưng chịu trách nhiệm chính vẫn thuộc về thủ trưởng của các đơn vị dự toán. Đơn vị dự toán cấp trên chịu trách nhiệm kiểm tra việc chấp hành các chế độ thu, chi và quản lý tài chính của các đơn vị trực thuộc và hướng dẫn các đơn vị này thực hiện việc kiểm tra trong đơn vị mình. Thanh tra tài chính có nhiệm