Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
1.1. Tổng quan lý luận về quản lý vật tư trong các doanh nghiệp ngành Điện lực
1.1.4. Những lựa chọn trong quản lý vật tư
1.1.4.1. Lựa chọn người cung ứng
Đây là công việc đầu tiên trong việc đảm bảo vật tư. Để có được vật tư, hàng năm Công ty phải tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp vật tư.
Việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, cung ứng đóng vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên làm sao để lựa chọn được những nhà cung ứng có độ tin cậy cao, tiết kiệm chi phí, tăng lợi thế cạnh tranh cung cấp hàng đầy đủ kịp thời cho doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng.
Thông qua tiêu chuẩn về chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Ngoài ra, lựa chọn nhà cung cấp có mối gắn kết lâu dài với doanh nghiệp, cùng chia sẻ khó khăn với Tổng công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho hai bên cùng phát triển. Mặt khác có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như tặng hoặc giảm giá sản phẩm của mình một số lượng nhất định cho nhà cung ứng.
1.1.4.2. Lựa chọn số lượng người cung ứng
Trường hợp chọn một nhà cung ứng cho một loại vật tư:
Thuận lợi:
- Thuận lợi trong giao dịch thanh tốn; - Giảm chi phí vận chuyển;
- Tạo mới quan hệ ổn địnhlâu dài và hiểu biết lận nhau; - Dễ theo dõi quá trình cung ứng.
- Có khả nặng bị lệ thuộc vào nhà cung ứng cả về giá và thời gian.
- Kém linh hoạt trong lựa chọn, nhiều khi dẫn đến tình trạng đèo bịng lẫn nhau và các hiện tượng tiêu cực khác.
Vì thế doanh nghiệp nên lựa chọn nhiều người cung ứng để nhận biết được nhiều lợi ích. Trước hết, nhờ sự canh tranh giữa các nhà cung ứng mà doanh nghiệp sẽ mua được với giá rẻ đi hoặc chất lượng cao hơn. Doanh nghiệp cũng an toàn hơn nhờ phân tán rủi ro, bù trừ các sai lệch, doanh nghiệp cũng có thể đa dạng hóa mặt hàng cung ứng để từ đó đa dạng hóa sản phẩm của mình. Ngồi ra doanh nghiệp cũng có thể tránh được sự lệ thuộc vào một nhà cung ứng.
Doanh nghiệp phải lựa chọn các nguồn cung cấp vật tư ổn định, tin cậy. Đồng thời, cũng phải chọn các nguồn cung cấp thuận lợi về cơng tác vận chuyển để có thể giảm được chi phí vận chuyển cũng như giảm thiểu các rủi ro khơng đáng có như: Thiếu hàng, khơng đủ phương tiện vận tải.
1.1.4.3. Lựa chọn về dự trữ
a) Khái niệm: Dự trữ là việc tích lũy một số lượng vật tư nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục, kịp thời. Thông thường giá trị vật tư dự trữ có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị vật tư của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất.
Nghiên cứu quản trị vật tư dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai vấn đề sau:
- Lượng vật tư đặt bao nhiêu là hợp lý?
- Thời điểm đặt vật tư vào lúc nào là thích hợp?
Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần có kho vật tư để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự bất thường. Vì có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, quản lý tốt dự trữ vật tư góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Các loại dự trữ: Căn cứ vào tính chất, cơng dụng, dự trữ vật tư được chia làm 3 loại dự trữ: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa vụ.
Dùng để đảm bảo vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục giữa các kỳ sửa chữa thường cung ứng nối tiếp nhau đến các bộ phận sử dụng.
Dự trữ thường xuyên dùng để đảm bảo vật tư cho hoạt độg sản xuất kinh doanh hay hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liên tục với điều kiện là lượng vật tư thực tế nhập vào và lượng vật tư thực tế xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch.
* Dự trữ bảo hiểm
Dự trữ bảo hiểm biểu hiện trong các trường hợp sau đây:
- Mức tiêu dùng bình quân 1 ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất không đổi nhưng mức tiêu hao vật tư tăng lên.
- Lượng vật tư nhập giữa các kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch.
* Dự trữ theo mùa vụ
Dự trữ theo mùa vụ để bảo đảm quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành được liên tục, đặc biệt đối với các thời gian “ giáp hạt “ về vật tư. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh theo thời vụ, như: thuốc lá, mía đường, chè... đến vụ thu hoạch vật tư cần xác định, tính tốn khối lượng vật tư thu mua để dự trữ đảm bảo cho kế hoạch sản xuất cả năm.
Khối lượng vật tư mua này, trước khi đưa vào nhập kho cần phân loại, sàng lọc, sấy kho và những công việc tiếp nhận khác. Có như vậy mới đảm bảo chất lượng vật tư dự trữ trước khi đưa vào tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh.
c) Hệ thống dự trữ: Có hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp.
Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đọan, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đọan đó cần có dự trữ. Do vậy cần quan tâm tới quản lý tới dự trữ theo nhiều giai đoạn đó. Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hóa bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đọan.
Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư về cơ bản khơng thay đổi về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn, người bán lẻ, …
d) Mơ hình tối ưu về dự trữ vật tư (mơ hình Wilson) Là một phương pháp để giải quyết các bài toán quản lý một hệ thống kho hàng với mục đích xác định số lượt đặt hàng, lần đặt hàng, điểm đặt hàng sao cho khơng rơi vào tình trạng thừa hay thiếu hàng. Ngồi ra mơ hình Wilson cịn dùng để giải quyết các vấn đề giá vốn ban đầu, thời hạn và giá cả thuê kho, chiến lược dự trữ …
Hình 1.1. Mơ hình tối ƣu về dự trữ vật tƣ (mơ hình Wilson)
Nếu đặt:
D: Số lượng vật tư hàng hóa nhu cầu trong năm
Q: Số lượng một lần đặt hàng một lần mua sắm vật tư). D/Q: Số đơn đặt hàng trong năm.
Q*: Số lượng một lần đặt hàng tối ưu R: R: Điểm đặt hàng
L: Chi phí cho một lần đặt hàng hay đưa vào sản xuất. Chi phí này khơng phụ thuộc vào số lượng một lần đặt hàng. Tổng chi phí đặt hàng một năm là:
∑ TCmua hàng = DI x Ci (1.5)
D là nhu cầu về sản phẩm/ 1 chu kỳ sản xuất (sản phẩm) C là giá 1 đơn vị sản phẩm. * Tổng chi phí đặt hàng trong một lần: ∑ TC đặt hàng = LxN (1.6) Q: Là số lượng sản phẩm/1 lần đặt hàng N: Là số lần đặt hàng/1 chu kỳ sản xuất. N = D (1.7) Q L: Là chi phí đặt hàng trong một lần.
* Tổng chi phí bảo quản cho một đơn vị sản phẩm: ∑ TCbảo quản= 1 k x ∑Qi x Ci = 1 k ∑Di x Ci (1.8) 2 2 N => Tổng chi phí dự trữ là: ∑ TC= ∑Di x Ci+ NL x = 1 k ∑Di x Ci -min (1.9) 2 N
Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng làm cực tiểu chi phí dự trữ (chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng). Số lượng đặt hàng tối ưu chỉ có thể có được khi bảo đảm tổng hai loại chi phí sau ít nhất:
- Chi phí lưu kho (gồm khấu hao nhà kho, chi phí điện và vật liệu khác để bảo đảm lương nhân viên coi kho, chi phí quản lý kho,...) tăng cùng với giá mua vật tư và số lượng dự trữ. Để giảm chi phí này, cần phải nhập kho nhiều lần (thực hiện nhiều lần đặt hàng trong một năm) với số lượng nhỏ.
- Chi phí để thực hiện một lần đặt hàng hoặc một lần đưa vào sản xuất tăng tỷ lệ với số lần đặt hàng và như vậy phải nhập ít lẫn với số lượng lớn ở mỗi lần nhập.
này được xác định trên cơ sở tối thiểu hóa các chi phí liên quan đến thu mua và bảo quản lô hàng đặt mua ấy.
Vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp là với chỉ tiêu cung ứng vật tư đã được xác định thì phải đặt mua một lần với chi phí bao nhiêu để cho chi phí mua, vận chuyển và bảo quản lô hàng đạt mức thấp nhất.
1.1.4.4. Phương pháp lựa chọn nhà cung ứng vật tư * Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá.
Thông thường để đánh giá các nhà cung cấp, người ta căn cứ vào các chỉ tiêu sau đây:
- Chất lượng.
- Năng lực của nhà cung cấp.
- Tình hình tài chính của nhà cung cấp. - Các đặc tính kỳ vọng của sản phẩm. - Uy tín của nhà cung cấp.
* Xác định trọng số cho các chỉ tiêu.
Mức độ quan trọng của các chỉ tiêu đối với doanh nghiệp là khơng như nhau. Ví dụ như nhằm mục tiêu có được sản phẩm có chất lượng tốt nhất thì chỉ tiêu về chất lượng vật tư, linh kiện, hay chi tiết phải được đặt lên hàng đầu và người ta có thể khơng quan tâm lắm tới giá cả của chúng. Do vậy khi đánh giá các nhà cung cấp, cần gắn mức độ quan trọng cho các chỉ tiêu thông qua các trọng số của chúng.
* Cụ thể hóa từng chỉ tiêu và xác định trọng số cho các chỉ tiêu con
Thông thường các chỉ tiêu lại được chia nhỏ ra thành các chỉ tiêu con để thuận lợi cho việc đánh giá và giúp cho việc đánh giá được chính xác hơn.
* Xác định thang điểm cho mỗi chỉ tiêu con.
Vì lý do mức độ quan trọng của các chỉ tiêu khác nhau là khác nhau, vì vậy thang điểm dùng để đánh giá các nhà cung cấp theo từng chỉ tiêu cũng khơng cần phải như nhau. Vì vậy nếu trong hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá nhà cung cấp, nếu chỉ tiêu nào càng quan trọng thì thang điểm cho nó càng phải lớn.
Sau khi đã xây dựng xong hệ thống các chỉ tiêu đánh giá, người ta tiến hành đánh giá các nhà cung cấp, tuy nhiên có thể sẽ xuất hiện một phải nhà cung cấp “phạm quy” ngay từ đầu, và việc phát hiện ra các nhà cung cấp “phạm quy” đó là hết sức dễ dàng. Vì vậy trước khi tiến hành đánh giá người cung cấp thường thực hiện qua bước sơ loại. Trong việc tuyển chọn nhà cung cấp, bước này chính là bước kiểm tra và loại ứng cử viên trên hồ sơ.
* Cho điểm cho các nhà cung cấp theo từng chỉ tiêu.
Sau khi đã thực hiện qua bước sơ loại, tất cả các nhà cung cấp đã qua được vòng 1 sẽ được đánh giá và chấm điểm dựa trên các chỉ tiêu, các thang điểm mà Tổ chức đã xây dựng được ở các bước trước. Trong quá trình đánh giá, một số các chỉ tiêu định lượng có thể được đánh giá một cách khá chính xác, ngược lại một số các chỉ tiêu có tính định tính thì lại phụ thuộc nhiều vào chủ quan của Tổ chức.
* Tính điểm tổng cộng và lựa chọn.
Đây là bước cuối cùng trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Người ta tính điểm tổng cộng bằng cách lấy điểm của từng chỉ tiêu nhân với trọng số tương ứng rồi cộng lại. Kết quả ra bao nhiêu sẽ là số điểm cuối cùng của nhà cung cấp đó. Cuối cùng người ta chọn nhà cung cấp là người có tổng điểm cao nhất.