Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
3.2. Các giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư tại Công ty Điện lực
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống mức tiêu hao vật tư
* Lý do đưa ra giải pháp
Định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục.
Hiện nay, định mức tiêu dùng nguyên vật tư, thiết bị mà Công ty Điện lực Quảng Ngãi đang áp dụng được xây dựng dựa trên cơ sở hoàn thiện các định mức trước đây bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm nên chưa đảm bảo tiên tiến, hiện thực dẫn đến lượng vật tư cần dùng còn cao gây lãng phí.
* Phương thức tiến hành
- Áp dụng theo phương pháp phân tích để xây dựng định mức vật tư. Để thực hiện theo phương pháp này cần thực hiện đúng theo 3 bước sau:
Bước 1: Thu thập và nghiên cứu tài liệu về đặc tính kĩ thuật của từng loại vật
tư, chất lượng sản phẩm.
Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh
hưởng tới nó, như tỷ lệ hao hụt ở các phân xưởng, hàm lượng chất có ích kết tinh trong sản phẩm.
Bước 3: Tổng hợp các thành phần đã được tính toán trong định mức.
- Cử cán bộ xây dựng định mức đi học tập, nghiên cứu về xây dựng định mức theo phương thức phương pháp phân tích.
- Cải tiến quy trình cơng nghệ, bố trí lại mặt bằng sản xuất, mở các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân, lớp bồi dưỡng kiến thức ISO, lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào...
- Tìm nhiều nhà cung cấp vật tư, thiết bị trong và ngoài nước có uy tín sau đó tổ chức đấu thầu cơng khai để tìm nhà cung ứng tốt nhất.
Bước 4. Hoàn hiện định mức tiêu hao.
Như đã nhận xét ở chương 2, trong quá trình xây dựng định mức tiêu hao có một số danh mục vật tư, thiết chưa được đưa vào định mức, khi phát sinh thì đề xuất mua. Điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng thi cơng cơng trình chính vì vậy cần phải bổ sung những danh mục vật tư mới còn thiếu vào hệ thống định mức tiêu hao. Đồng thời cần phải xây dựng các định mức có khoa học, hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư, thiết bị của Công ty trong thời gian tới. Cụ thể như sau:
- Hoàn thiện lưới điện khu vực xã Trà Phong, Trà Thanh, Trà Quân, huyện Tây Trà, tỉnh Quảng Ngãi bằng phương pháp thực nghiệm tại hiện trường.
+ Phương thức tiến hành như sau: QNPC cử 01 tổ gồm 05 đơn vị: thiết kế, cán bộ giám sát, BQLDA, phòng kỹ thuật và Điện lực Trà Bồng. Sau khi xác định, kiểm tra thực tế, tính tốn đưa ra báo cáo, tham mưu cho QNPC áp dụng:
* Chiều dài dây = chiều dài tuyến (2 khoảng cột) x 1,025 (độ võng và hao hụt). * Cơng trình này có chiều dài tuyến đường dây trung áp 22kV là 47,258km, sau khi nghiệm thu tiết kiệm được khoảng: hơn 90 triệu đồng (bỏ hao hụt).
Ngoài ra, căn cứ vào tổng số khối lượng vật tư từng chủng loại đang vận hành trên lưới điện của doanh nghiệp, căn cứ vào số lượng từng loại vật tư - thiết bị phục vụ sửa chữa, thay thế do sự cố, sửa chữa thường xuyên hàng năm mà doanh nghiệp thống kê được của năm trước. Đồng thời cũng bằng phương pháp thống kê tìm ra: “ Quy luật, mùa, vùng nào hay sảy ra sự cố nhanh hỏng, vùng sấm sét nhiều, vùng chịu ảnh hưởng hoá chất cao. Sau đó kết hợp với tình hình thiết hụt vật tư không kịp đáp ứng trong quá trình thi cơng của các kỳ trước để lập mức dự phịng trình duyệt lên cơng ty nhằm tránh tình trạng thiếu hụt như các năm trước để đảm bảo phục vụ khách hàng (xem phụ lục 3).
* Kết quả mang lại sau khi áp dụng giải pháp
Xây dựng định mức tiêu hao sát với thực tế sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập kế hoạch mua sắm, sử dụng hợp lý vật tư, từ đó kiểm sốt được lượng tồn kho vật tư ở mức hợp lý nhất, tránh ứ đọng vốn trong tồn kho vật tư, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác mua sắm vật tư
* Lý do đưa ra giải pháp
Thứ nhất, Vấn đề liên quan đến nhà cung ứng vật tư
Như đã trình bày ở Chương 2, vật tư thiết bị được mua bởi EVNCPC qua hình thức đấu thầu. Tuy nhiên, đó chỉ là hình thức, thực tế Tổng Cơng ty vẫn tiến hành mua của những nhà cung ứng quen thuộc, ít thay đổi nhà cung ứng. Nhưng trên thực tế, trong thời buổi cạnh tranh ngày nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các đơn vị này cũng có sự biến động. Bên cạnh đó lại xuất hiện nhiều nhà cung ứng mới có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của Cơng ty. Vì vậy để mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ, Tổng cơng ty nên bắt đầu từ việc tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhà cung ứng.
* Phương thức tiến hành
nước, các nhà cung ứng có mối quan hệ lâu dài và nhìn chung, những đơn vị cung ứng này đã đáp ứng được tiến độ sản xuất, số lượng, chất lượng và điều kiện thanh tốn của Cơng ty.
Ngồi các nhà cung có mối quan hệ lâu dài thì cần phải tìm thêm nhiều nguồn cung ứng mới. Để thu thập nguồn cung ứng mới, Cơng ty có thể tiến hành bằng hai phương pháp như sau:
+ Phương pháp nghiên cứu gián tiếp.
Theo phương pháp này, có thể tìm kiếm các thơng tin thu thập được qua các tài liệu, các phương tiện thông tin đại chúng, các báo cáo về thị trường cung ứng vật tư về các nguồn cung ứng các loại vật tư mà Tổng cơng ty cần. Mặt khác cũng có thể thu thập các thơng tin qua báo cáo, ấn phẩm, hay tiếp xúc với khách hàng, các đại lý bán buôn, bán lẻ, trao đổi với các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức tài chính bằng các phương tiện như Fax, điện thoại, mạng internet hoặc thông qua các cuộc hội nghị khách hàng, triển lãm.
+ Phương pháp nghiên cứu trực tiếp.
Theo phương pháp này thì Tổng cơng ty cử các nhân viên trực tiếp nghiên cứu nguồn cung ứng trực tiếp thông qua các cuộc trao đổi với nhà cung ứng về chủng loại mà Công ty đang cần để thu thập các thông tin như số lượng bán, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán.Tuy nhiên theo phương pháp này thì khó để tìm được các thơng tin cần thiết bởi vì hầu hết các nhà cung ứng họ đều muốn che dấu các điểm yếu, nhưng phương pháp này nếu thu thập được các thơng tin thực tế thì tính khả thi cho việc tìm kiếm các nhà cung ứng mới đúng theo yêu cầu của Công ty là rất cao. Do vậy để thực hiện yêu cầu công việc có hiệu quả, Cơng ty cần cử các cán bộ chuyên trách đảm nhận công việc này.
Việc lựa chọn nhà cung ứng có thể dựa trên mẫu biểu theo dõi từng tháng, tuy nhiên trong mẫu biểu chưa thể hiện được lý do việc giao hàng chậm, hay chênh lệch số lượng so với việc đặt hàng.
Để lựa chọn nhà cung ứng tốt, dựa trên các tiêu chí về chất lượng sản phẩm, uy tín nhà cung ứng, năng lực cung ứng, giá cả, kết quả thực hiện, qua các chỉ tiêu đánh giá này phần nào kiểm soát được tổng thể về nhà cung ứng, tuy nhiên để có
thể đánh giá tốt năng lực nhà cung cấp thì cần đưa ra một quy trình chuẩn và hệ thống tiêu chuẩn về lựa chọn và đánh giá các nhà cung cấp mặt hàng vật tư như sau:
Bảng 3.1. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp vật tƣ STT Tiêu thức đánh
giá
Điểm Hệ
số
0,5 -1 1,5 -2 2,5 -3
1 Giá bán Giá bán lẻ Giá bán sỉ
Bán có chiết khấu Theo số
lượng
4
2 Thời gian giao
hàng Chậm 4-5 ngày Chậm 1-3 ngày Giao đúng thời
gian 4
3
Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu
cầu TCT Chỉ đáp ứng <50% số lượng Đáp ứng từ 50%-100% Không giới hạn 3 4 Phương thức thanh toán Trả ngay Trả chậm 710 ngày Trả chậm 15- 30 ngày 2 5 Chất lượng sản phẩm Có sai sót, tạm chấp nhận được Sai sót trong phạm vi cho phép Đúng với thỏa thuận 3 6 Phương thức giao hàng
Giao tại kho bên mua khoảng cách
>= 100km
Giao tại kho bên mua khoảng cách
<100km
Giao tại kho
bên mua 1
7
Sự phản hồi đối với những sự cố phát
sinh
Trên 1 tuần 1tuần-1 tháng Dưới 1 tuần 1
8 Thời gian đã giao
dịch Dưới 1 năm Từ 1-3 năm
Từ 3 năm trở
lên 1
9 Quy mô sản xuất
kinh doanh <100.000 tấn 100.000 tấn - 1.000.000 tấn Từ 1.000.000 tấn trở lên 1 Tổng cộng 20
Điểm trung bình > 1,5 điểm. Điểm trung bình = (Tổng điểm * Hệ số) / Tổng hệ số.
Điểm chất lượng > 1,5 điểm
Sau khi xem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung ứng, tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung ứng dựa vào tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, các chuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại.
Tần suất đánh giá:
- Đánh giá ban đầu: Trước khi mời tham gia cung cấp hàng hóa, dịch vụ. - Đánh giá lại: 1 năm/ lần vào cuối tháng 12.
Thứ hai, nâng cao hiệu quả cho hoạt động mua hàng
Ngoài việc xác định được nhà cung ứng phù hợp cho mình, Cơng ty nên sử dụng một số giải pháp làm tăng hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng như sau:
+ Phương pháp tác động đến nguồn hàng: Phương pháp này là cách mà Cơng ty có những tác động đến nhà cung ứng đã lựa chọn để tạo uy tín và kích thích sự đáp ứng tốt nhất của nhà cung ứng cho mình như:
- Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung ứng có uy tín đã lựa chọn. - Trả trước một phần tiền hàng cho nhà cung ứng.
- Có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như tặng hoặc giảm giá sản phẩm của mình một số lượng nhất định cho nhà cung ứng.
+ Xây dựng cơ chế thưởng phạt cho nghiệp vụ mua sắm đối với nhân viên của Cơng ty: Đây là cơng tác nhằm khích lệ những nhân viên làm tốt cũng như kìm hãm những việc làm kém hiệu quả của nhân viên trong Công ty. Để áp dụng biện pháp này ngoài việc xét khen thưởng về sự hoàn thành nhiệm vụ cho nhân viên vào cuối tháng Cơng ty nên bổ sung thêm chính sách sau:
- Trích ra từ quỹ khen thưởng phúc lợi để thưởng cho cá nhân, tổ, nhóm tìm ra và mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ hơn, hoặc có điều kiện khác tối ưu hơn.
- Khiển trách, xử phạt hành chính hoặc kỷ luật đối với những trường hợp gây thất thoát, sai hỏng ... vật tư, hợp đồng hoặc tiến độ cung ứng cho sản xuất ... cho từng mức độ vi phạm.
* Kết quả mang lại sau khi áp dụng giải pháp
kinh doanh cho công ty trong thời gian tới.
3.2.3. Ứng dụng mơ hình WILSON về dự trữ vật tư để hồn thiện cơng tác dự trữ vật tư vật tư
* Lý do đề ra giải pháp
Vì trong ngành điện nói chung và Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi nói riêng thì các loại vật tư sử dụng rất phong phú và đa dạng đồng thời quá trình sử dụng các vật tư cũng rất khác nhau chính vì vậy mà q trình mua sắm vật tư phụ thuộc rất nhiều vào tình hình sử dụng vật tư của Cơng ty. Trong chương 2 đã phân tích thời gian qua Công ty Điện lực Quảng Ngãi sử dụng 2 phương pháp mua sắm vật tư cho tất cả các loại vật tư đó là 2 phương pháp Điểm đặt hàng, Định kỳ. Quá trình mua sắm như vậy sẽ gây ra cho bộ phận kế hoạch những khó khăn nhất định và chi phí cho mỗi lần mua sắm rất cao.
* Phương thức tiến hành
Áp dung mơ hình Wilson trong cơng tác mua sắm dự trữ vật tư. Để ứng dụng mơ hình này đạt kế quả tốt thì chi phí cho q trình dự trữ vật tư càng nhỏ càng tốt. Nhưng số lượng mỗi lần mua, dự trữ phải đủ để đảm bảo cho nhu cầu sử dụng.
- Cách xác định lượng vật tư sử dụng của giải pháp.
Theo quy định của Bộ Công Thương và EVNCPC, chi phí bảo quản cho lượng vật tư chiếm khoảng 10-12% tổng giá trị dự trữ.
Theo số liêu thống kê của Công ty Điện lực Quảng Ngãi, năm 2017, tổng giá trị dự trữ vật tư của Cơng ty là 26.646.000.000 đồng. Vậy chi phí cho việc bảo quản là 2.664.600.000 đồng.
Nếu đặt:
D: Số lượng vật tư hàng hóa nhu cầu trong năm.
Q: Số lượng một lần đặt hàng một lần mua sắm vật tư. D/Q : Số đơn đặt hàng trong năm.
Q*: Số lượng một lần đặt hàng tối ưu R: R: Điểm đặt hàng.
L: Chi phí cho một lần đặt hàng hay đưa vào sản xuất. Chi phí này khơng phụ thuộc vào số lượng một lần đặt hàng. Tổng chi phí đặt hàng một năm là:
∑ TCmua hàng = DI x Ci
D là nhu cầu về sản phẩm/ 1 chu kỳ sản xuất (sản phẩm) C là giá 1 đơn vị sản phẩm. * Tổng chi phí đặt hàng trong một lần: ∑ TC đặt hàng = LxN Q: Là số lượng sản phẩm/1 lần đặt hàng . N: Là số lần đặt hàng/1 chu kỳ sản xuất. N = D Q L: Là chi phí đặt hàng trong một lần.
* Tổng chi phí bảo quản cho một đơn vị sản phẩm:
∑ TCbảo quản= 1 k x ∑Qi x Ci = 1 k ∑Di x Ci
2 2 N
=> Tổng chi phí dự trữ là:
∑ TC= ∑Di x Ci+ NL = 1 k ∑Di x Ci min 2 N
Theo bảng số liệu tình hình sử dụng một số vật tư cho sửa chữa lớn của Công ty Điện lực Quảng Ngãi tôi thấy rằng số lượng công tơ 1 pha sử dụng trong năm 2017 là 756 cái và được phân bổ trong 4 quý. Lượng công tơ 1 pha này Công ty Điện lực Quảng Ngãi mua của hãng EMIC nên khơng có giảm giá vậy nếu sử dụng mơ hình Wilson cho việc mua sắm dự trữ cơng tơ 1 pha thì:
Giả sử ứng dụng mơ hình Wilson:
- Hệ số bảo quản cho công tơ 1 pha là: k = 2% - Chi phí cho một lần đặt hàng là: L = 6.200 đồng. - Giá mua một đơn vị vật tư: C = 94.000đ
- Nhu cầu về một loại vật tư: D = 756 cái
- Số lượng cơng tơ 1 pha đặt hàng bình qn 1 lần: Q = 63 cái. - Lượng công tơ tối ưu cho một lần đặt hàng là:
Q* = = -> Chi phí đặt hàng N* = D Q* = 756/385 = 21 cái
Suy ra, chi phí đặt hàng Cđh
= L x N* = 6.200 x 21= 130.200 đồng. Chi phí bảo quản vật tư mua về
Cbq = C x k x Q*/2 = 94.000 x 2% x (385/2 ) = 361.900 đồng. Tổng chi phí dự trữ = 361.900 +130.200 = 492.100 đồng. Giả sử phương pháp đặt hàng thường xuyên
- Chi phí đặt hàng cơng tơ 1 pha
Cđh = L x N = 2 x 6200 = 74.400 đồng. - Chi phí bảo quản
Cbq = C x k x Q = 94.000 x 2% x 756 = 1.400.000 (k<1) Tổng chi phí dự trữ theo phương pháp thường xuyên. Cdt = 1.400.000 + 74.400 = 1.474.400 đồng.
Vậy So sánh giữa 2 phương pháp trên thấy phương pháp định kỳ có tổng chi phí dự trữ lớn hơn phương pháp Wilson là:
C = Cdt2 - Cdt1 = 1.474.400 - 492.100 = 982.300 đồng.
* Kết quả mang lại của giải pháp
Qua phân tích thấy sử dụng phương pháp mơ hình dự trữ Wilson đã giảm