Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
1.2. Tổng quan thực tiễn về quản lý vật tư trong các doanh nghiệp ngành Điện
1.2.1. Những đặc điểm về vật tư và quản lý vật tư trong ngành Điện lực
Sản phẩm điện là một loại hàng hóa đặc biệt vơ hình. Với tính chất khơng dự trữ cung ứng nghĩa là điện khơng có bán thành phẩm, khơng có phế phẩm cân bằng giữa cung và cầu, địi hỏi sự duy trì liên tục và chất lượng cao. Dựa trên đặc điểm của sản phẩm điện nêu trên nên sản xuất và tiêu dùng điện xảy ra đồng thời theo một chu trình khép kín. Giữa các khâu trong một dây truyền có mối quan hệ, tác động qua lại ảnh hưởng trực tiếp lẫn nhau. Chỉ một khâu có trục trặc, vi phạm quy trình thì sẽ khơng tạo ra sản phẩm.
Sản xuất, truyền tải và phân phối điện diễn ra trên một quy mơ lớn, chính vì vậy, địi hỏi sử dụng vật tư hiện đại, đa dạng, phong phú và chất lượng cao như:
- Vật tư cho lưới điện trung áp 35kV; 22kV bao gồm: MBA lực và phụ kiện đi kèm MBA; máy biến điện áp (TU), máy biến dòng (TI), máy cắt, tủ máy cắt hợp bộ, tủ điều khiển RMU, dao cắt, dao cách ly, tụ bù và thiết bị đóng cắt, bảo vệ tụ bù, cáp lực trung áp, … ngồi ra cịn có cột bê tơng, cột thép, cát đá dăm, xi măng, sắt thép các loại.
- Vật tư cho lưới điện hạ áp 0,4kV bao gồm: Máy biến dòng (TI), máy cắt hạ áp, áp tô mát, rơ le, công tắc tơ, khởi động từ, dao cách ly, tụ bù và bảo vệ tụ bù, cáp lực hạ áp, công tơ đo đếm …
- Vật tư thiết bị công nghệ thông tin và viễn thông chuyên ngành gồm: Cáp quang OPGW và phụ kiện kèm theo; Các thiết bị truyền dẫn, tách ghép kênh, máy tính chủ, thiết bị mạng (router, core switch, ...); Các hệ thống và thành phần thuộc Trung tâm dữ liệu, Trung tâm chăm sóc khách hàng, Hội nghị truyền hình, hệ thống bảo mật, lưu trữ, mạng WAN; Phần mềm và bản quyền phần mềm các hệ thống viễn thông và công nghệ thông tin liên quan nhiều đơn vị, hệ thống điều khiển tích hợp, hệ điều hành, ảo hóa, điện tốn đám mây; Thiết bị đo kiểm viễn thơng chuyên ngành.
- Trang thiết bị phục vụ sản xuất bao gồm: Thiết bị đo lường, kiểm định; Thiết bị thí nghiệm (cho lưới điện trung áp và hạ áp); Thiết bị thí nghiệm dụng cụ an tồn; Dụng cụ an tồn (khơng bao gồm biển báo an toàn); Dụng cụ thao tác điện nóng
(hotline); Máy móc thi cơng; Máy phát điện dự phịng có cơng suất từ 50kVA trở lên; Phương tiện vận tải gồm: xe tải cẩu, xe nâng, xe thang các loại, xe thao tác điện nóng (hotline); máy in chuyên dụng.
Tất cả các loại vật tư thiết bị ngành điện có các đặc điểm chủ yếu sau:
Tham gia vào từng chu kỳ sản xuất để chế tạo ra sản phẩm mới thường giữ lại hình thái vật chất ban đầu.
Giá vật tư sản xuất cũng được chuyển toàn bộ vào giá tri sản phẩm do nó chế tạo ra sản phẩm.
Vật tư có rất nhiều chủng loại và thường chiểm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất.
Giá trị vật tư dự trữ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Chi phí về vật tư chiếm khoảng 80% trong giá thành sản phấm.
Vật tư được sử dụng hầu hết nhập từ nước ngồi thơng qua các cơng ty trung gian làm đầu mối mua bán, chỉ có rất ít là sử dụng vật tư trong nước.
Từ những đặc điếm trên cho thấy việc quản lý vật tư tại các doanh nghiệp thuộc ngành Điện lực phải được thực hiện chặt chẽ chỉ ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng, đế đảm bảo tính hiệu quả tính tiết kiệm, hạn chế tới mức thấp nhất việc hư hỏng mất mát. Đồng thời, để đảm bảo yêu cầu sản xuất doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ chúng về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị của vật tư. Cụ thể như sau:
- Công tác quản lý vật tư được thực hiện đúng quy định của pháp luật, quy chế và quy định của EVN và EVNCPC. Bộ máy quản lý vật tư được tổ chức khoa học, hợp lý theo chức năng, nhiệm vụ của Đơn vị.
- Việc tổ chức cung ứng vật tư thực hiện đúng quy định của pháp luật, quy chế và quy định EVN và EVNCPC. Từ khâu lập, duyệt kế hoạch; tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng phải đảm bảo phục vụ kịp thời và đạt hiệu quả cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và đầu tư xây dựng của Đơn vị.
- Các đơn vị chủ động xác định danh mục và số lượng vật tư tồn kho hợp lý, đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng nhưng không để ứ đọng làm ảnh hưởng đến hiệu suất sử dụng vốn.
- Bộ phận vật tư có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tài chính kê tốn và các bộ phận khác có liên quan trong đơn vị để hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
- Bộ phận vật tư có trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng mua bán hàng hoá sau khi ký kết để thực hiện các công việc quản lý nêu trong quy định này.
- Tất cả các loại vật tư khi đưa về Đơn vị phải được nhập kho để bảo quản, xuất kho theo yêu cầu sử dụng đều phải làm đầy đủ và đúng thủ tục nhập kho, xuất kho theo quy định của pháp luật và của EVN, EVNCPC.
- Phải nắm được kịp thời thơng tin đầy đủ về tình hình biến động vật tư, tình hình tồn kho vật tư để có kế hoạch sử dụng vật tư hiệu quả.
- Có biện pháp quản lý chặt chẽ vật tư, khơng để hư hỏng, mất mát. Kho vật tư (kho kín và kho hở) đều có đầy đủ các điều kiện kỹ thuật để đảm bảo cho vật tư thiết bị được nguyên vẹn về khối lượng và chất lượng trong suốt thời gian bảo quản tại kho.
1.2.2. Tổng quan thực tiễn về quản lý vật tư trong ngành Điện lực
1.2.2.1. Tình hình quản lý vật tư trong các Công ty Điện lực cấp tỉnh
Trong những năm gần đây, tình hình quản lý vật tư trong các Công ty Điện lực thành viên thuộc EVNCPC đều tuân theo những quy định của Nhà nước và các định mức của Bộ Công Thương cũng như của EVN và EVNCPC đã ban hành.
- Công tác xác định nhu cầu vật tư:
+ Trong ngành Điện nói chung và đối với các Công ty Điện lực thành viên thuộc EVNCPC nói riêng, tất cả vật tư tiêu hao sản xuất, đường truyền tải và phân phối điện năng đều phải hạch toán theo giá thành đồng thời do đặc thù của ngành Điện.
+ Phương pháp xác định nhu cầu vật tư phụ thuộc vào từng hình thức, mục đích sử dụng và phải dự vào kế hoạch từng kỳ của doanh nghiệp.
- Công tác dự trữ vật tư:
Trong ngành Điện nói chung và các Cơng ty Điện lực thành viên thuộc EVNCPC nói riêng, tất cả các loại vật tư dự trữ sử dụng cho sản xuất được chia
làm 3 nhóm: Đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên, thí nghiệm hiệu chỉnh và phát triển khách hàng. Do vậy mà mỗi nhóm sẽ có phương pháp dự trữ khác nhau: Đối với vật tư thiết bị dùng cho đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn thì dùng phương pháp điểm đặt hàng; sửa chữa thường xuyên thì dùng phương pháp dự trữ định kỳ, còn vật tư thiết bị dùng cho thí nghiệm hiệu chỉnh và phát triển khách hàng thì tuỳ thuộc vào từng hợp đồng mà doanh nghiệp sử dụng phương pháp nào cho hiệu quả.
- Tình hình sử dụng vật tư:
Trong ngành điện nói chung và các Công ty Điện lực thành viên thuộc EVNCPC nói riêng quá trình sử dụng vật tư thiết bị đều bắt buộc phải theo định mức của Bộ Công Thương, EVN và EVNCPC ban hành. Để xây dựng được định mức sử dụng vật tư thiết bị thì Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi phải thống kê số lượng vật tư thiết bị đã tiêu hao trong từng cơng trình hạng mục đồng thời phải thống kê lượng vật tư sử dụng qua các lần thí nghiệm hiệu chỉnh. Từ đó Tổng cơng ty lập định mức sử dụng vật tư thiết bị rồi ban hành tới các Công ty Điện lực thành viên thuộc EVNCPC.
1.2.2.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Công ty Điện lực Quảng Ngãi
Quản trị vật tư ngày càng trở nên cần thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập và phát triển hiện nay. Từ kinh nghiệm quản lý vật tư của những công ty hàng đầu trong nước, bài học kinh nghiệm rút ra cho Công ty Điện lực Quảng Ngãi là:
- Trong các công tác lập kế hoạch mua sắm, quản lý hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị, cơng tác nghiệm thu, tiếp nhận bảo quản hàng hóa, cơng tác nhập xuất vật tư thiết bị, vật tư thiết bị dự phòng phải thực hiện chính xác, kịp thời, nhanh chóng và hợp lý, tránh tình trạng thừa/thiếu vật tư.
- Thường xun kiểm tra, giám sốt chặt chẽ cơng tác quản lý hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị, đặc biệt liên quan đến tiến độ thực hiện hợp đồng, thanh toán, kiểm soát chứng từ nhận hàng, khơng để tình trạng chấp nhận sai sót chứng từ đối với hợp đồng nhập ngoại …
- Kiểm soát, đảm bảo tuyệt đối chất lượng vật tư thiết bị cung cấp cho các dự án đầu tư và phục vụ quản lý vận hành.
- Đối với vật tư thiết bị thu hồi sau đầu tư của từng dự án khi hồn cơng quyết tốn, yêu cầu các đơn vị phải xác định rõ nguyên nhân dẫn đến tồn kho sau đầu tư (do lỗi tư vấn, cấp theo lô, do điều chỉnh tuyến, do mua dự phịng thi cơng…) dẫn đến dư thừa sau đầu tư, từ đó xem xét trách nhiệm các cá nhận, tổ chức liên quan đề xuất giải pháp thực hiện.
- Ban quản trị luôn chú trọng quan tâm đến công tác điều hành, chỉ đạo quản lý vật tư tại các đơn vị nhằm đưa công tác này ngày càng vững mạnh, hiệu quả.
1.3. Tổng quan các cơng trình nghiên cứu về quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp
Trong những năm gần đây, đã có một số cơng trình nghiên cứu khoa học mang tính chất chun sâu có liên quan đến quản lý vật tư trong các lĩnh vực khác nhau được công bố. Quản lý vật tư làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nên được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
- Dương Minh Hịa, “Hồn thiện quản lý vật tư tại Công ty cổ phần than Hà Lầm –Vinacomin”, Khoa Quản lý kinh tế, Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh.
Bài viết đã đưa ra được các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp và từ đó đưa ra một số giải pháp hồn thiện quản lý vật tư tại Công ty và giải quyết được một số vấn đề:
+ Tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý vật tư hợp lý, giảm các thủ tục không cần thiết trong quá trình nhập - xuất vật tư.
+ Tăng cường công tác quản lý vật tư về chất lượng và giá cả.
+ Nâng cao được công tác xây dựng kế hoạch nhu cầu vật tư hợp lý cho công ty nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Tạo dựng và khai thác phát triển các nguồn hàng có giá thành và chất lượng phù hợp và ổn định.
+ Hoàn thành và điều chỉnh lại công tác đảm bảo vật tư, công tác xuất nhập vật tư và quy chế thanh toán với kỳ quyết tốn theo q và tạm tính theo tháng.
+ Nâng cao hiệu quả tiết kiệm vật tư - các yếu tố của sản xuất kinh doanh. + Tăng cường các biện pháp giảm bớt phế liệu, sử dụng tổng hợp, nâng
cao chất lượng vật tư trong sản xuất sản xuất.
- Trịnh Bá Hoan, “Hồn thiện cơng tác cung ứng và quản lý vật tư ở Công ty
Than Khe Chàm”, Khoa Kinh tế, trường Đại học kinh tế Quốc dân.
Công tác quản lý cung ứng và sử dụng vật tư là mục tiêu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty, nó có ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong công tác quản lý cung ứng và sử dụng vật tư của Công ty năm 2015 cịn có nhiều hạn chế và tồn tại như lượng vật tư cung ứng chưa được tính tốn hợp lý dẫn đến tồn kho lớn gây ứ đọng vốn, sử dụng vật tư chưa tiết kiệm vượt định mức giao khoán. Bài viết đã chỉ ra một số tồn tại trong công tác cung ứng và quản lý vật tư của Công ty than Khe Chàm như:
+ Cung ứng vật tư còn phụ thuộc vào các đơn vị trong Tổng Cơng ty than do đó khơng có sự cạnh tranh cao trong giá cả hàng hố, đơi khi cịn bị phụ thuộc vào khả năng cung ứng do đó khơng chủ động trong dự trữ vật tư, bị động trong sản xuất.
+ Lượng vật tư tồn kho cịn lớn do đó gây ứcđọng vốn lưu động lớn làm giảm tốc độ quay vòng của vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Mức tiêu hao vật tư của một sốvật tư chính cịn cao dẫn đến giá thành sản phẩm tăng cao, các mức tiêu hao chưa được kiểm tra điều chỉnh phù hợp với thực tế.
+ Khâu quản lý vật tư sử dụng còn chưa chặt chẽ gây lãng phí, chưa lập kế hoạch cho các đơn vị về việc tiết kiệm sử dụng lại vật tư cũ thu hồi trong chi phí giá thành của sản phẩm.
Bài viết được thực hiện nhằm giải quyết một số tồn tại trong quá trình cung ứng và quản lý vật tư và chủ yếu là cung ứng quản lý và sử dụng gỗ, thuốc nổ và thép chống lị ở Cơng ty than Khe Chàm, góp phần giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tạo sự phát triển hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phan Lương Thiện, luận văn “Một số biện pháp hồn thiện cơng tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban quản lý dự án cơng trình điện miền Bắc”
Luận văn đã khái quát được những cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị vật tư đáp ứng cơ bản về cơ sở lý luận cho đề tài nghiên cứu. Các mơ hình về quản trị vật tư tối ưu cũng được đề cập khá chi tiết. Luận văn đã chỉ rất rõ những tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Đồng thời luận văn cũng phân tích khá
rõ các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị vật tư, đó là Tiến bộ khoa học kỹ thuật sản xuất; Quy mô thị trường vật tư; Cung vật tư hàng hóa trên thị trường; Khả năng thanh tốn của doanh nghiệp; Tính mùa vụ của vật tư. Luận văn đã nêu được những giải pháp nhằm góp phần nâng cao cơng tác quản trị vật tư của công ty.
- Nguyễn Văn Dũng, Luận văn thạc sỹ “Một số giải pháp về công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam”, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, năm 2013.
Luận văn đã trình bày và phân tích được những cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị vật tư đáp ứng cơ bản về cơ sở lý luận cho đề tài nghiên cứu. Luận văn đã phân tích khá chi tiết những mặt làm được của Tổng công ty giấy Việt Nam, ngoài ra luận văn nêu ra những bất cập, hạn chế đồng thời phân tích những nguyên nhân của tồn tại đó để đề xuất những giải pháp khoa học, thực tiễn nhằm hồn thiện cơng tác quản lý vật tư cho Tổng công ty giấy Việt Nam. Tuy nhiên, luận văn chưa nêu được những thuận lợi, khó khăn mà Tổng cơng ty giấy Việt Nam gặp phải trong quá trình quản lý vật tư. Đây là khoảng trống của luận văn.
- Nguyễn Đông Phương, luân văn thạc sĩ “Phân tích và đề xuất một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư, phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh tại cơng ty TNHH MTV Hóa chất 21”, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, năm 2014.