Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Những kết quả đạt được
Nhìn chung, cơng tác quản lý vật tư tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng quy cách, chủng loại, kịp về thời gian và đồng bộ. Thể hiện qua các nội dung sau:
Công ty Điện lực Quảng Ngãi đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng vật tư cho các phân xưởng sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả. Công ty chủ động tham mưu cho Công ty Điện lực Miền trung tìm các nguồn cung ứng vật tư phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua sắm trong kỳ của Cơng ty sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kĩ thuật của sản phẩm. Công ty đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết, hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất.
- Công tác mua sắm vật tư.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và đạt hiệu quả cao Công ty Điện lực Quảng Ngãi đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng và mua sắm vật tư cho các đơn vị, phân xưởng kịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và bảo đảm về mặt chất lượng. Để làm được như trong kế hoạch Công ty tiến hành đề xuất, tham mưu với EVNCPC chọn nhà cung ứng, giá cả hợp lý, cách vận chuyển thuận tiện, tiến độ mua nhanh chóng mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra.
Vì những mục tiêu đặt ra ở trên mà bộ phận đảm trách mua sắm vật tư phải tìm các nhà cung ứng khác nhau, đánh giá và lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu của Công ty. Do vậy Cơng ty ln chọn cho mình trước 3-4 nhà cung ứng. Làm như vậy tức là thu hẹp tối đa những sai sót có thể xảy ra đối với những vật tư, thiết bị khơng hợp quy cách, hơn nữa lại có lợi thế khi thoả thuận giá cả.
- Công tác tiếp nhận vật tư
Công ty luôn thực hiện đúng những nội quy, quy chế do EVNCPC đạt ra cho việc nhập vật tư, nguyên liệu. Tất cả các vật tư khi nhập kho đều phải được kiếm tra chất lượng. Ghi các chứng từ rõ ràng và có người ký xác nhận. Nếu có vật tư nào khơng hợp quy cách, khơng đúng như trong hợp đồng đều phải lập biên bản và báo cáo lại cho lãnh đạo, trả lại nhà cung ứng.
Khi giao nhận vật tư cũng phải có đầy đủ các giấy tờ chứng minh bảo đảm chất lượng, đủ số lượng, có người xác nhận và có người cho phép. Việc áp dụng phương pháp cấp phát theo hạn mức tiêu dùng vật tư giúp cho cán bộ quản lý kho
nắm rõ hơn tình hình vật tư trong kho và tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng. Đảm bảo nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm vật tư theo dõi quá trình biến động của vật tư dự trữ trong kho đồng thời tạo sự chủ động cho bộ phận cấp phát cũng như bộ phận sử dụng vật tư nguyên liệu.
- Công tác quản lý, cấp phát, và thu hồi phế liệu.
Hệ thống kho hàng tại Công ty đã đạt được những yêu cầu nhất định về kĩ thuật cũng như về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát vật tư diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, tránh được tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu vật tư.
Phế liệu, phế phẩm không phải đều là hàng loại không thể sử dụng được nữa, mà những phế liệu thu hồi này có thể quay vịng và có thể trở lại quy trình sản xuất. Với cơng tác này đã góp phần khơng nhỏ vào việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư nhằm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh các sản phẩm của Công ty.
2.3.2. Những hạn chế
- Công tác xác định tổng mức nhu cầu hiện nay có gặp một số khó khăn nhất định vì sản phẩm của Cơng ty địi hỏi nhiều loại vật tư nên dẫn đến tình trạng thừa, thiếu một số loại vật tư ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phương pháp xây dựng định mức của Công ty đang áp dụng là phương pháp thống kê kinh nghiệm chưa thật tiên tiến và hiện thực, do vậy hạn mức vật tư thường thấp hơn định mức thực tế ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
- Khâu điều chỉnh kế hoạch cung ứng, dự trữ theo thực tế sản xuất của Công ty chưa kịp thời từ đó dẫn đến kế hoạch cung ứng vật tư chưa ăn khớp làm cho vật tư tồn kho cung ứng cuối kỳ loại thì q nhiều, loại thì q ít.
- Cơng tác đánh giá các nhà cung ứng chưa khách quan, chưa đưa ra được những thang điểm đánh giá đúng năng lực cung cấp vật tư. Một số nhà cung ứng là được chỉ định thầu, nên việc đặt hàng vật tư chủ yếu phụ thuộc vào nhà cung ứng dẫn đến bị động nguồn hàng cho sản xuất.
công nhân, do đó ảnh hưởng đến q trình thực hiện định mức. Trong việc quyết toán vật tư cho đơn vị cung ứng và phân xưởng chưa có biện pháp thưởng phạt về vi phạm định mức vật tư mà chỉ quyết toán theo số lượng vật tư các đơn vị đã cung ứng và phân xưởng sản xuất thực lĩnh trong kỳ.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Công tác dự báo, lập kế hoạch hàng năm chưa chính xác của đơn vị.
- Nhiều nhà cung ứng vật tư trên thị trường chậm tiến độ cung ứng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
- Do đặc thù của ngành Điện có rất nhiều loại, đa dạng về chủng loại vật tư nên gặp khó khăn trong q trình xác định tổng mức nhu cầu.
- Do những nguyên nhân khách quan: Biến đổi khí hậu, thời tiết.
- Cơng nhân kỹ thuật nhìn chung tay nghề chưa cao, chưa đồng đều giữa các công nhân.
Kết luận chƣơng 2
Trong chương 2, tác giả giới thiệu sơ lược về Công ty Điện lực Quảng Ngãi. Đồng thời, phân tích tổng quan về công tác quản lý vật tư tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi. Qua nghiên cứu, tác giả đã đánh giá được phần nào về kế hoạch lập vật tư; tổ chức thực hiện; kiểm tra, giám sát công tác quản lý vật tư trong những năm vừa qua. Việc quản lý vật tư phải được thực hiện nghiêm ngặt từ giai đoạn chuẩn bị tìm kiếm nguồn cung ứng đến việc cấp phát, sử dụng vật tư sao cho hiệu quả nhất, tránh lãng phí và tiết kiệm được nguồn vật tư, nhằm hạ giá thành sản phẩm đầu ra, tạo lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm.
Nhận xét chung về tình hình dự trữ, bảo quản và cấp phát vật tư, Công ty đã xây dựng được hệ thống kho bãi, đảm bảo tốt các yêu cầu chất lượng dự trữ. Tuy nhiên hiện tại công tác lập kế hoạch và dự tính nhu cầu vật tư cho sản xuất của phịng ban là chưa chính xác. Bên cạnh đó, việc tính tốn xây dựng định mức cho vật tư đầu vào chưa thật hiệu quả, điều này dẫn đến tình trạng vật tư đặt mua về trong tháng là dư thừa so với thực tế, gây lãng phí vốn lưu động và tiêu tốn chi phí cho công tác quản lý kho. Trong chương 3 luận văn sẽ tập trung giải quyết một số vấn đề cịn tồn tại về cơng tác quản lý vật tư tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi.
CHƢƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VẬT TƢ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
3.1. Phƣơng hƣớng chung về hồn thiện quản lý vật tƣ trong Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi
Trong thời gian tới, để hồn thiện cơng tác quản lý vật tư, Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi cần phải thực hiện những nội dung quan trọng sau:
- Công ty phải làm tốt công tác lập kế hoạch vật tư hàng tháng từ các đơn vị sản xuất đến Cơng ty, từ đó tính tốn, cân đối kế hoạch mua sắm vật tư, đảm bảo chủ động sản xuất, dự trữ hợp lý; đồng thời gắn chỉ tiêu tồn kho vật tư với nhiệm vụ của các đơn vị - xem đây là chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của lãnh đạo và đơn vị.
- Hồn thiện cơng tác cung cấp vật tư thiết bị cho sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong công ty cần phải thực hiện các nội dung như sau:
+ Cung cấp vật tư thiết bị đảm bảo đủ số lượng, đáp ứng kịp thời yêu cầu tiến độ cơng trình
+ Cung cấp vật tư thiết bị có chất lượng đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra. + Cung cấp vật tư thiết bị với giá cả phù hợp
- Tìm kiếm các nhà cung ứng có đủ năng lực về sản xuất, cung ứng, đạt chất lượng, gắn kết lâu dài với Công ty, cùng chia sẻ khó khăn với Cơng ty, tạo điều kiện thuận lợi cho hai bên cùng phát triển. Mặt khác có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như tặng hoặc giảm giá sản phẩm của mình một số lượng nhất định cho nhà cung ứng.
- Công ty phấn đấu giảm giá trị tồn kho cuối kỳ về dưới 6%. Để đạt được mục tiêu này, Công ty Điện lực Quảng Ngãi cần tập trung lập kế hoạch mua sắm vật tư kịp thời và đảm bảo tỷ lệ dự phòng hợp lý phục vụ sản xuất; Huy động tối đa vật tư thiết bị tồn kho của Công ty và phân xưởng để đưa vào sử dụng; Thanh lọc vật tư thu hồi tận dụng đưa vào tái sử dụng; Thanh lý thiết bị hết khấu hao lạc hậu kỹ thuật, vật tư phụ tùng tồn kho chậm luân chuyển để thu hồi vốn; Cân đối dự trù
để có kế hoạch mua sắm chủ động nhằm giữ tồn kho ở mức hợp lý; Tăng cường công tác kiểm tra.
- Về cơng tác dự trữ hàng hóa. Hiện nay hệ thống kho đã đáp ứng tốt việc dự trữ hàng hóa cho sản xuất, tuy nhiên việc phân loại hàng hóa một cách tối ưu chưa được thực hiện tốt. Tổng công ty cần xây dựng phân loại vật tư một cách hợp lý, tránh tình trạng tồn kho vật tư cao, ảnh hưởng tới quay vòng vốn trong kinh doanh
- Hồn thiện cơng tác sử dụng vật tư thiết bị hiệu quả, giảm tồn kho, ứ đọng. Để làm điều này, Công ty phải lập kế hoạch giảm tồn kho hiệu quả: thanh xử lý triệt để, kịp thời vật tư thiết bị ứ đọng kém mất phẩm chất để giảm tồn kho và thu hồi vốn. Đồng thời, Công ty tiến hành kiểm tra định kỳ hay đột xuất việc sử dụng vật tư và phân loại, đánh giá vật tư tồn kho thường xuyên.
- Công tác kiểm tra, kiểm sốt ln tn thủ các quy định của Nhà nước, Tổng công ty quản lý vật tư, thanh xử lý và mua sắm vật tư thiết bị
- Tăng cường quản trị vật tư, tập trung phát triển nguồn lực, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư
- Xây dựng cơ chế thưởng phạt cho nghiệp vụ mua sắm đối với nhân viên của Công ty: đây là cơng tác nhằm khích lệ những nhân viên làm tốt cũng như kìm hãm những việc làm kém hiệu quả của nhân viên trong Công ty.
3.2. Các giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tƣ tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống mức tiêu hao vật tư * Lý do đưa ra giải pháp * Lý do đưa ra giải pháp
Định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối nhịp nhàng và liên tục.
Hiện nay, định mức tiêu dùng nguyên vật tư, thiết bị mà Công ty Điện lực Quảng Ngãi đang áp dụng được xây dựng dựa trên cơ sở hoàn thiện các định mức trước đây bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm nên chưa đảm bảo tiên tiến, hiện thực dẫn đến lượng vật tư cần dùng còn cao gây lãng phí.
* Phương thức tiến hành
- Áp dụng theo phương pháp phân tích để xây dựng định mức vật tư. Để thực hiện theo phương pháp này cần thực hiện đúng theo 3 bước sau:
Bước 1: Thu thập và nghiên cứu tài liệu về đặc tính kĩ thuật của từng loại vật
tư, chất lượng sản phẩm.
Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh
hưởng tới nó, như tỷ lệ hao hụt ở các phân xưởng, hàm lượng chất có ích kết tinh trong sản phẩm.
Bước 3: Tổng hợp các thành phần đã được tính tốn trong định mức.
- Cử cán bộ xây dựng định mức đi học tập, nghiên cứu về xây dựng định mức theo phương thức phương pháp phân tích.
- Cải tiến quy trình cơng nghệ, bố trí lại mặt bằng sản xuất, mở các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân, lớp bồi dưỡng kiến thức ISO, lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào...
- Tìm nhiều nhà cung cấp vật tư, thiết bị trong và ngồi nước có uy tín sau đó tổ chức đấu thầu cơng khai để tìm nhà cung ứng tốt nhất.
Bước 4. Hồn hiện định mức tiêu hao.
Như đã nhận xét ở chương 2, trong quá trình xây dựng định mức tiêu hao có một số danh mục vật tư, thiết chưa được đưa vào định mức, khi phát sinh thì đề xuất mua. Điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng thi cơng cơng trình chính vì vậy cần phải bổ sung những danh mục vật tư mới còn thiếu vào hệ thống định mức tiêu hao. Đồng thời cần phải xây dựng các định mức có khoa học, hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư, thiết bị của Công ty trong thời gian tới. Cụ thể như sau:
- Hoàn thiện lưới điện khu vực xã Trà Phong, Trà Thanh, Trà Quân, huyện Tây Trà, tỉnh Quảng Ngãi bằng phương pháp thực nghiệm tại hiện trường.
+ Phương thức tiến hành như sau: QNPC cử 01 tổ gồm 05 đơn vị: thiết kế, cán bộ giám sát, BQLDA, phòng kỹ thuật và Điện lực Trà Bồng. Sau khi xác định, kiểm tra thực tế, tính tốn đưa ra báo cáo, tham mưu cho QNPC áp dụng:
* Chiều dài dây = chiều dài tuyến (2 khoảng cột) x 1,025 (độ võng và hao hụt). * Cơng trình này có chiều dài tuyến đường dây trung áp 22kV là 47,258km, sau khi nghiệm thu tiết kiệm được khoảng: hơn 90 triệu đồng (bỏ hao hụt).
Ngoài ra, căn cứ vào tổng số khối lượng vật tư từng chủng loại đang vận hành trên lưới điện của doanh nghiệp, căn cứ vào số lượng từng loại vật tư - thiết bị phục vụ sửa chữa, thay thế do sự cố, sửa chữa thường xuyên hàng năm mà doanh nghiệp thống kê được của năm trước. Đồng thời cũng bằng phương pháp thống kê tìm ra: “ Quy luật, mùa, vùng nào hay sảy ra sự cố nhanh hỏng, vùng sấm sét nhiều, vùng chịu ảnh hưởng hoá chất cao. Sau đó kết hợp với tình hình thiết hụt vật tư không kịp đáp ứng trong quá trình thi cơng của các kỳ trước để lập mức dự phịng trình duyệt lên cơng ty nhằm tránh tình trạng thiếu hụt như các năm trước để đảm bảo phục vụ khách hàng (xem phụ lục 3).
* Kết quả mang lại sau khi áp dụng giải pháp
Xây dựng định mức tiêu hao sát với thực tế sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập kế hoạch mua sắm, sử dụng hợp lý vật tư, từ đó kiểm sốt được lượng tồn kho vật tư ở mức hợp lý nhất, tránh ứ đọng vốn trong tồn kho vật tư, thúc