Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
2.2. Thực trạng công tác quản lý vật tư tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi
2.2.3. Quản lý vật tư trong khâu mua vật tư
Công ty Điện lực Quảng Ngãi đã phân loại vật tư thiết bị thành hai nhóm để thực hiện việc mua sắm theo đúng Luật đấu thầu, các văn bản hướng dẫn của Chính phủ, các quy định của EVN và EVNCPC về quản lý vật tư. Bao gồm:
- Gói VTTB nhỏ: Là gói thầu có giá trị khơng q 10 tỷ đồng. - Gói VTTB lớn: Là gói thầu có giá trị từ 10 tỷ đồng trở lên.
* Quá trình mua vật tư thiết bị gói nhỏ của Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi như sau:
- Căn cứ kế hoạch sản xuất, mức giá trị vật tư tồn kho, lượng vật tư tồn kho,
phòng kế hoạch vật tư xác định nhu cầu sử dụng vật tư, lập kế hoạch mua vật tư hàng quý theo mẫu BM01-QT740-01/P2, thời gian lập vào ngày 25 của tháng cuối quý trước. Trường hợp đột xuất thời gian đặt mua có thể là bất kỳ, Phòng kế hoạch lập đề nghị mua vật tư theo BM02-QT740-01/P2 trình giám đốc phê duyệt.
- Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt kế hoạch mua vật tư. - Căn cứ kế hoạch mua vật tư được duyệt, tiến hành soạn thảo thư chào hàng theo mẫu BM03-QT740-01/P2.
- Duyệt thư chào hàng, kế hoạch chào giá và lựa chọn người cung cấp theo mẫu BM 04-QT740-01/P2.
- Gửi thư chào hàng đến các nhà cung ứng theo danh sách được duyệt để đảm bảo nhận được tối thiểu 03 báo giá từ 03 nhà cung ứng khác nhau. Sau khi nhận được báo giá từ các nhà cung ứng, tiến hành họp xét giá và chọn ra nhà cung ứng đạt các yêu cầu (trúng thầu). Biên bản xét giá theo mẫu BM05-QT740-01/P2.
Tất cả các nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài từ trước cho đến thời điểm ban hành quy trình này đều được coi là có đủ năng lực theo u cầu của Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi (BM07-QT740-01/P2), do đó khơng phải tiến hành đánh giá ban đầu mà chỉ đưa vào danh sách nhà cung ứng do giám đốc duyệt.
Nếu là nhà cung ứng mới chưa có tên trong danh sách, trình tự đánh giá như sau: + Tiến hành thu nhập thông tin về nhà cung cấp;
+ Tiêu chí chấp nhận: Đáp ứng được các yêu cầu về năng lực cung cấp, giá cả, chất lượng, tiến độ;
+ Phòng kế hoạch vật tư kiểm tra, trình giám đốc phê duyệt phiếu đánh giá nhà cung ứng mới chưa có tên trong danh sách nhà cung ứng theo mẫu: BM 06- QT740-01/P2;
+ Đưa vào danh sách nhà cung cấp; + Thống kê mở sổ theo dõi nhà cung ứng.
- Thực hiện thương thảo hợp đồng với nhà cung ứng, sau khi thống nhất được các điều khoản tiến hành soạn thảo hợp đồng mua sắm vật tư theo mẫu BM08- QT740-01/P2 trình Giám đốc ký duyệt.
- Căn cứ hợp đồng đã được ký kết, tiến hành thực hiện việc mua hàng. Kết quả thực hiện hợp đồng được nhân viên vật tư cấp nhật vào sổ theo dõi nhà cung ứng theo mẫu (BM09-QT740-01/P2).
- Khi có thơng báo giao hàng của nhà cung ứng, thực hiện giao nhận vật tư thiết bị theo quy trình QT755-01/P2.
- Nghiệm thu hàng hóa trước khi nhập kho thực hiện theo quy trình QT755- 01/P2
Trường hợp vật tư không đạt yêu cầu, thơng báo cho nhà cung ứng và cùng tìm biện pháp giải quyết.
- Nhập kho theo quy định nhập, bảo quản cấp phát VTTB theo quy trình QT755-01/P2.
* Các trƣờng hợp đặc biệt khác
- Các loại VTTB mua lẻ, công cụ, dụng cụ thơng thường có thời gian sử dụng dưới 1 năm, số lượng ít, tổng giá trị dưới 10 triệu đồng một lần mua cho nhiều chủng loại (văn phịng phẩm, bu lơng, ốc vít...) khơng nhất thiết phải có hợp đồng kinh tế, chỉ cần lấy báo giá từ 3 nhà cung cấp khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở lựa chọn nhà cung ứng, sao cho VTTB được mua đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh và các điều kiện khác (nếu có).
- Trường hợp mua sắm VTTB do nhu cầu cấp bách, sử lý sự cố đột xuất... Giám đốc Công ty Điện lực xem xét quyết định hình thức mua sắm phù hợp.
* Quá trình mua vật tư thiết bị gói lớn của Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi (giá trị gói thầu từ 10 tỷ đồng đồng trở lên)
- Chào hàng cạnh tranh:
Giá trị gói thầu từ 10 tỷ đồng trở lên đến dưới 20 tỉ đồng.
Thực hiện theo đúng thủ tục, trình tự của luật đấu thầu; các nghị định, thông tư hướng dẫn của chính phủ. Các quy định hiện hành của EVN và EVNCPCvề quản lý vật tư.
- Chỉ định thầu:
Giá trị gói thầu dưới 2 tỉ đồng
Thực hiện theo đúng thủ tục, trình tự của luật đấu thầu; các nghị định, thơng tư hướng dẫn của chính phủ. Các quy định hiện hành của EVN và EVNNPC về quản lý vật tư.
- Đấu thầu:
Thực hiện theo đúng thủ tục, trình tự của luật đấu thầu; các nghị định, thơng tư hướng dẫn của chính phủ. Các quy định hiện hành của EVN và EVNNPC về quản lý vật tư.
- Mua VTTB theo chỉ định của EVNCPC.
Thực hiện mua VTTB phải đúng địa chỉ do EVNCPC yêu cầu. Hợp đồng ký kết không được trái với nội dung cơ bản của hợp đồng nguyên tắc giữa EVNCPC với nhà cung ứng về giá cả, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, bảo hành đối với hàng hóa.
Tóm lại, cơng tác mua sắm vật tư, thiết bị của Công ty Điện lực Quảng Ngãi
đã thực hiện theo đúng Luật đấu thầu, các văn bản hướng dẫn của Chính phủ, các quy định của EVN và EVNCPC về quản lý vật tư. Đồng thời quy trình mua sắm vật tư của Công ty Điện lực Quảng Ngãi khá chi tiết và rõ ràng, các bước và người thực hiện đều được thể hiện trên quy trình. Tuy nhiên có điểm lưu ý là việc phân cấp phê duyệt đơn hàng qua nhiều cấp, dẫn đến nếu thiếu vắng người phê duyệt đôi khi làm chậm việc đặt đơn hàng tới nhà cung cấp, và thực hiện việc mua hàng muộn.
Công ty Điện lực Quảng Ngãi đã áp dụng nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu trong mua sắm vật tư thiết bị: Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt. Căn cứ quy mô, chủng loại, giá trị, tính chất, các yêu cầu kỹ thuật,... của từng gói thầu cụ thể, Giám đốc Công ty Điện lực Quảng Ngãi quyết định hình thức lựa chọn nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị phù hợp, đã tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước và ngành Điện về quản lý vật tư. Việc mua sắm vật tư được thực hiện đúng kế hoạch, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, giá cả, tiến độ...và đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Tất cả các loại vật tư thiết bị phục vụ cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, dự phòng chiến lược, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu tư xây dựng phải được Tổng công ty hoặc công ty duyệt kế hoạch đấu thầu và hồ sơ chào thầu hoặc chào hàng cạnh tranh trước khi đơn vị tổ chức mua sắm kèm theo đầy đủ các danh mục vật tư thiết bị cần mua của từng gói thầu theo kết quả đấu thầu.
+ Việc cung ứng vật tư phải kịp thời và đảm bảo cho vận hành, đại tu sửa chữa, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu tư xây dựng theo kế hoạch đã được duyệt.
+ Phải lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải, kho tàng để nhập vật tư thiết bị vào kho. Làm thủ tục nhập kho đúng theo quy tắc. Thẩm tra kế hoạch vật tư hàng năm theo đơn hàng đã được duyệt ...
+ Tất cả các hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị phải được chuyển cho bộ phận vật tư để làm cơ sở thực hiện các công việc như lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải, kho tàng để nhập vật tư thiết bị vào kho, đối chiếu vật tư thiết bị nhập kho với vật tư thiết bị trong hợp đồng đã ký, làm thủ tục nhập suất kho.
+ Đối với các hợp đồng mua vật tư nhập khẩu thì phải làm đầy đủ các thủ tục với cơ quan chức năng Nhà nước theo quy định hiện hành, theo dõi kiểm tra số lượng chất lượng hàng hoá, thực hiện thanh toán và trả tiền cho bên bán...
Nhìn chung, Cơng tác mua sắm vật tư của Công ty Điện lực tương đối chặt chẽ và hoàn thiện. Giá cả, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, số lượng và quy cách của vật tư đạt yêu cầu, theo quy định của EVNCPC. Tuy nhiên, trong những năm gần
đây, việc thực hiện mua sắm vật tư nhiều hơn so với kế hoạch đề ra (thể hiện qua các bảng tình hình sử dụng vật tư). Nguyên nhân là do nhu cầu về điện ở tỉnh Quảng Ngãi tăng lên.