Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG NGÀNH ĐIỆN LỰC
2.2. Thực trạng công tác quản lý vật tư tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi
2.2.5. Quản lý vật tư trong quá trình sử dụng vật tư
2.2.5.1. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư
Do đặc điểm vật tư của ngành điện lực mang tính đặc thù nên tất cả các chủng loại vật tư thiết bị khơng áp dụng tính theo cơng thức được mà chỉ có một số vật tư, còn một số vật tư khác được xây dựng dựa trên tài liệu thiết kế của nhà chế
tạo thiết bị và căn cứ vào thực trạng tính chất hoạt động vật tư ở mơi trường thực tế xác định mức và mức tiêu hao vật tư của cơng ty.
Nhìn chung, trong thời gian qua, Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi sử dụng vật tư hợp lý so với định mức tiêu hao vật tư đưa ra. Nhờ phương pháp tính tốn chính xác và sự quản lý chặt chẽ mà Công ty đã tiết kiệm được vật tư để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Từ giai đoạn nhập vật tư vào kho đã có sự kiểm tra cẩn thận, nhằm đảm bảo về kích cỡ, chủng loại, chất lượng của vật tư trước khi đưa vào sản xuất.
2.2.5.2. Quản lý trong khâu cấp phát thi công
Trong thời gian qua, Công ty Điện lực Quảng Ngãi đã thực hiện nghiêm chỉnh quy trình tổ chức cấp phát vật tư do EVNCPC quy định.
Đối với các vật tư thiết bị dùng cho sản xuất khi xuất dùng đều phải có các chứng từ cấp phát. Khi có chứng từ cấp phát đơn vị cần dùng sẽ mang chứng từ lên kho vật tư trình thủ kho và thủ kho sẽ xuất vật tư thiết bị cho đơn vị cần dùng. Quá trình cấp phát vật tư trong Công ty Điện lực Quảng Ngãi như sau:
- Hàng tháng hoặc hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao, dự toán được duyệt và khả năng thực hiện các bộ phận của đơn vị lập kế hoạch sử dụng vật tư thiết bị rồi phân bổ cho các đơn vị sử dụng.
- Khi các đơn vị sử dụng vật tư muốn lấy vật tư họ sẽ lên phòng Vật tư trình báo cơng việc rồi lấy chứng từ cấp phát vật tư thiết bị để lên kho nhận vật tư thiết bị trên cơ sở chứng từ cấp phát thủ kho sẽ xuất vật tư thiết bị cho đơn vị đó.
- Nếu do tiến độ của cơng trình vật tư mua về cần chuyển thẳng tới cơng trình thì phải làm đầy đủ và đúng các thủ tục xuất nhập kho.
Nhìn chung q trình cấp phát vật tư thiết bị ở Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi là tốt do đã lập kế hoạch công việc nên bộ phận vật tư đều nắm bắt được thời điểm sử dụng và khối lượng cần sử dụng để chuẩn bị. Đồng thời do được xắp xếp một cách khoa học nên quá trình vận chuyển cấp phát được nhanh chóng và đúng tiến độ.
2.2.5.3. Quản lý trong quá trình sử dụng vật tư
trình sử dụng vật tư thiết bị đều bắt buộc phải theo định mức của Bộ Công Thương và Tổng công ty ban hành. Để xây dựng được định mức sử dụng vật tư thiết bị thì Bộ Cơng Thương và Tổng công ty phải thống kê số lượng vật tư thiết bị đã tiêu hao trong từng cơng trình hạng mục đồng thời phải thống kê lượng vật tư sử dụng qua các lần thí nghiệm hiệu chỉnh.
Việc sử dụng vật tư thiết bị sản xuất phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Hàng tháng, hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao, dự toán được duyệt và khả năng thực hiện, các bộ phận của Công ty lập kế hoạch sử dụng vật tư. Kế hoạch phải lập sát với thực tế và trừ số vật tư còn lại của cuối tháng trước để trình Giám đốc Công ty xét duyệt. Căn cứ vào kế hoạch sử dụng vật tư thiết bị của các bộ phận đã được duyệt, bộ phận Vật Tư làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng.
- Tất cả các loại vật tư mang ra khỏi kho đều phải có phiếu xuất kho hợp lệ. Nghiêm cấm hiện tượng đã ký nhận vật tư, phiếu xuất kho đã giao cho thủ kho nhưng không nhận vật tư mà gửi kho.
- Vật tư nhập kho tính bằng đơn vị nào thì khi xuất kho phải tính bằng đơn vị đó. - Các bộ phận của đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư phải làm giấy đề nghị được lãnh đạo bộ phận ký nhận và gửi cho phòng Vật tư. Nếu vật tư không nằm trong kế hoạch đã được duyệt, phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt.
- Trường hợp vật tư xuất kho phục vụ cho đầu tư xây dựng và sửa chữa lớn, ngoài các quy định trên phải căn cứ vào tiên lượng dự toán, tiến độ thực hiện đã được duyệt để lập phiếu xuất kho vật tư.
- Trường hợp xuất vật tư theo quyết định thanh xử lý, thực hiện theo đúng quy chế của Tổng cơng ty.
Nhìn chung, với tất cả các quy tắc do Nhà nước và Tổng công ty đã đề ra Công ty Điện lực Quảng Ngãi đã thực hiện tốt. Tuy nhiên, tình hình sử dụng vật tư của Cơng ty vẫn khơng tránh khỏi hư hỏng, thất lạc.
Bảng 2.4. Tình hình sử dụng vật tƣ cho sửa chữa lớn T T ĐVT Vật tƣ Tình hình sử dụng năm 2015 Tình hình sử dụng năm 2016 Tình hình sử dụng năm 2017 KH TT KH TT KH TT I km Dây dẫn điện 5.000 5.200 5.500 5.600 5.600 5.750 1 Cáp trung thế C/ XLPE- 50mm2 - 12,7/24KV 1.570 1.660 1.850 1.950 1.830 1.965 2 Cáp myller 2x6 mm2 -600V 3.000 3.100 3.200 3.200 3.300 3.300 3 Cáp điện kế 3 x 14 + 1 x 7 mm2 200 200 200 200 210 220 4 Cáp đồng bọc PVC (3x22+1x1)mm2 230 240 250 250 260 265 II Bộ Cầu dao hạ áp (400V) 200 210 220 220 230 225 III Cái Ap tô mát
1 Ap tô mát 50A -600 V 3pha
(tép) 60 60 65 67 67 70 2 Ap tô mát 63 A - 600 V 3pha
(tép) 150 155 155 157 160 160 3 Ap tô mát 80A - 600 V 3pha
(tép) 20 20 25 30 30 25 4 Ap tô mát 100A - 600V 3pha
30 25 25 35 35 35
(Nguồn: Phịng Vật tư Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi)
Nhìn vào bảng tình hình sử dụng vật tư cho sửa chữa lớn qua các năm, cho thấy lượng vật tư đã sử dụng đều tăng thêm so với kế hoạch của doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ rằng lượng vật tư được dự trữ và kế hoạch dự trữ của doanh nghiệp chưa đáp ứng được tình sử dụng của doanh nghiệp. Mà nguyên nhân gây ra sự thiếu hụt chủ yếu là do công ty Điện lực Quảng Ngãi áp dụng phương pháp Điểm Đặt Hàng là chưa hợp lý vì các cơng trình sửa chữa lớn có giá trị lớn.
b. Vật tư cho sửa chữa thường xuyên (Bao gồm cả xử lý sự cố)
Công ty Điện lực Quảng Ngãi nắm bắt được lượng vật tư thiết bị phải thay thế, sửa chữa như thế nào, từ đó xác định được nhu cầu vật tư cần dùng và lượng vật tư phải dự trữ.
- Theo quy trình quản lý của thiết bị đo (Cơng tơ điện của ngành điện) thì cứ 2 năm kiểm tra chất lượng một lần từ đó xem thiết bị có cịn đảm bảo tiêu chuẩn cấp chính xác hay khơng để có phương án sửa chữa thay thế và từ đó xác định được nhu cầu vật tư thiết bị đo cần dùng và lượng dự trữ.
- Bằng phương pháp thống kê các sự cố xảy ra hàng năm, thống kê từng loại vật tư thiết bị do các vụ sự cố gây ra đồng thời thống kê các vùng hay bị sự cố từ đó xác định lượng vật tư thiết bị dự phòng cho sự cố. Nội dung này được thể hiện qua bảng 2.5.
Bảng 2.5. Tình hình sử dụng vật tƣ cho sửa chữa thƣờng xuyên
ĐVT Vật tƣ Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
KH Thực tế KH Thực tế KH Thực tế
Bộ Sứ đứng trên
lưới 35kV 225 239 450 486 500 520
Bát Sứ chuỗi trên
lưới 22kV 47 52 85 96 100 100
Cái Công tơ 1 pha 338 355 735 756 800 810
Kg Sắt tròn CT3 đk 12 2.000 1.800 2.600 2.500 2.600 2.500 Kg Sắt dẹt 40x4 4.000 3.800 4.000 3.500 3.800 4.000 Kg Sắt L đều 70x70x7 5.000 4.000 4.000 3.900 4.000 4.200 Mét Cáp trung thế C/ XLPE 50 - 12,7/24kV 5.000 4.000 4.000 4.200 4.200 4.000 Mét Cáp myller 2x6 mm2 -600V 2.300 2.000 2.000 2.100 2.100 2.000
ĐVT Vật tƣ Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 KH Thực tế KH Thực tế KH Thực tế Cái Kẹp cáp nhôm AC 25- 0/150/25150 mm2 (2 bulon) 4.000 3.500 3.500 3.500 3.500 3.200 Cái Kẹp cáp thép (03 bu lon) 3.000 3.200 3.200 3.200 3.200 3.000 Cái Kẹp răng 25- 95/6-35mm2 (1bl lớn)TTD151F 6.000 5.500 5.500 5.400 5.400 5.400 Cái
Ống nối cho dây bọc hạ thế
95mm2
10.000 9.800 9.800 9.500 9.500 9.300
cái
Ống nối cho dây bọc hạ thế
120mm2
4.000 4.300 4.300 4.000 4.000 4.300
(Nguồn: Phịng Vật tư Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi)
Qua q trình phân tích tình hình sử dụng vật tư cho sửa chữa thường xuyên của Công ty Điện lực Quảng Ngãi hiện nay cho thấy lượng vật tư sử dụng sử dụng thực tế lớn hơn lượng vật tư theo kế hoạch. Mà nguyên nhân gây ra sự thiếu hụt chủ yếu là do yếu tố khách quan (Sự cố do thiên nhiên gây nên, các cơng trình phát sinh đột biến.). Ngồi ra yếu tố chủ quan cũng chiếm một phần là do Công ty áp dụng phương pháp Định kỳ. Theo phương pháp này thì số lần đặt hàng nhiều, chi phí cho vận chuyển bốc dỡ tốn nên thật sự chưa hợp lý.
c. Vật tư cho thí nghiệm cơng trình, phát triển khách hàng
Theo quy định của EVNCPC thì khi mua điện thì Cơng ty Điện lực Quảng Ngãi phải cấp công tơ, hộp bảo vệ cơng tơ, khố hộp và tiếp địa (Nếu là hộp bằng sắt). Những vật tư cơng cụ này hạch tốn váo giá thành kinh doanh điện của Công
ty Điện lực Quảng Ngãi. Cịn các vật tư như cáp trước sau cơng tơ, vật liệu phụ và các vật liệu phụ khác ghếp - đầu cốt, băng cách điện... khách hàng phải có chi trả cho Công ty Điện lực Quảng Ngãi theo hợp đồng. Vì vậy khi có kế hoạch mở rộng lưới điện và kế hoạch phát triển khách hàng thì điện lực phải chuẩn bị các loại vật tư thiết bị cần thiết để lắp đặt cho khách hàng (Xem phục lục 2)
Qua q trình phân tích tình hình sử dụng vật tư cho cho thí nghiệm cơng trình, phát triển khách hàng hợp lý và tiết kiệm. Tuy nhiên, thời gian qua, Cơng ty cịn bộ lộ những hạn chế trong việc sử dụng vật tư cho thí nghiệm các cơng trình xây dựng như hư hỏng, mất vật tư,…
2.2.5.4. Cơ chế khuyến khích tiết kiệm vật tư
Trong thời gian qua, Cơng ty đã có những biện pháp khen thưởng và xử phạt hợp lý đối với các xưởng, xí nghiệp sản xuất trong công tác sử dụng và bảo quản vật tư. Bằng việc khen thưởng đối với các xí nghiệp sử dụng tiết kiệm vật tư và phạt các xí nghiệp nếu họ gây lãng phí vật tư. Cơng ty đã làm cho người lao động trong các xí nghiệp, phân xưởng làm việc với tinh thần và thái độ nghiêm túc và tự giác hơn. Đây là cơng tác nhằm khích lệ những nhân viên làm tốt cũng như kìm hãm những việc làm kém hiệu quả của nhân viên trong Công ty từ khâu lập kế hoạch, mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng vật tư. Cụ thể như sau:
Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong cơng tác quản lý vật tư thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật, quy chế và các quy định của EVN, EVNCPC hoặc Điều lệ/Quy chế tổ chức hoạt động của Đơn vị.
Các đơn vị, cá nhân vi phạm quy định này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý hành chính hoặc các hình thức kỷ luật khác theo quy định của pháp luật, quy chế và các quy định của EVN, EVNCPC.
Bên cạnh, chế độ thưởng phạt thì cơng ty thường xun đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực tay nghề của cán bộ quản lý phân xưởng, tăng cường thanh tra, kiểm tra
2.2.5.5. Quản lý hạch toán vật tư
bất kỳ một loại nào có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, hạch tốn vật tư phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư.
a. Quản lý giá vật tư đầu vào * Giá vật tư mua ngoài: - Giá vật tư mua ngồi bao gồm:
+ Giá mua ghi trên hố đơn nhưng khơng bao gồm thuế GTGT (trường hợp hóa đơn tính th GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của vật tư mua ngoài được xác định là giá thanh tốn).
+ Chi phí thu mua, vận chuyển bốc xếp vật tư, thuê kho bãi,... + Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có).
+ Hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
- Chi phí thu mua, vận chuyển bốc xếp vật tư, thuê kho bãi,...: căn cứ vào các chứng từ thực tế đã chi được cấp thẩm quyền phê duyệt để tính giá và làm phiếu nhập vật tư.
- Trường họp chi phí này chi chung cho nhiều thứ vật tư thì Đơn vị lập bảng phân bổ chi phí mua vận chuyển vật tư (theo biểu EVN CPC- VT/QĐ.02*B.07) cho từng loại vật tư, tiêu thức phân bổ do Đơn vị lựa chọn cho phù hợp.
Các chi phí thu mua, vận chuyển bốc xép vật tư, thuê kho bãi,... nêu trên của từng loại vật tư phải được tính đồng bộ vào giá vật tư đó khi làm phiêu nhập. Các bộ phận thu mua, tiếp nhận vật tư phải chịu trách nhiệm vê chi phí này nếu khơng cập nhật chứng từ kịp thời khi lập phiếu nhập kho
* Giá vật tư gia công.
- Giá vật tư tự gia công bao gồm giá thực tế vật tư xuất gia cơng và chi phí gia cơng.
- Giá vật tư th ngồi gia cơng bao gồm giá thực tế vật tư xuất gia cơng, chi phí vận chuyển, chi phí th gia cơng
b. Quản lý chi phí giá vật tư tại các cơng trình
trong các Đơn vị được thực hiện thống nhất theo phương pháp “lấy giá thực tế bình quân gia quyền tức thời” của vật tư cùng chủng loại, quy cách.
Cơng thức tính đơn giá thực tế bình qn gia quyền tức thời của vật tư khi xuất kho là:
Đơn giá thực tế bình quân gia quyền = Giá trị vật tu tồn kho tại thời điếm xuất kho/ Số lượng vật tư tồn kho tại thời điểm xuất kho.
Trường hợp nhập xuất thẳng Đơn vị cũng phải làm thủ tục nhập xuất kho và tính giá theo phương pháp thực tế đích danh.
Trường hợp đặc biệt phải xuất vật tư cho các nhu cầu đột xuất, các chi phí (gọi là phụ phí) liên quan đến vật tư cịn lại khi nhập chưa kịp phân bổ được xử lý như sau:
- Nếu trong kho còn đúng loại vật tư đã xuất thì cho phép phân bổ vào số vật tư còn tồn kho. Căn cứ vào "bảng phân bổ chi phí thu mua vận chuyển vật tư" đã lập, kế toán vật tư của Đơn vị lập phiếu nhập điều chỉnh để bổ sung vào giá vật tư tồn kho cịn lại để tính giá xuất vật tư cho các phiếu xuất tiếp theo.
- Trường hợp vật tư đã xuất hết cũng căn cứ vào "bảng phân bổ chi phí thu mua vận chuyển vật tư", kế toán lập phiếu điều chỉnh giá trị (biểu EVN CPC- VT/QĐ.02*B.14) theo đúng khối lượng vật tư ở các phiếu đã xuất để bổ sung thêm giá xuất vật tư đã xuất làm cơ sở cho quyết tốn.
Nhìn chung, trong những năm gần đây, Cơng ty đã làm tốt cơng tác hạch tốn vật tư từ việc hạch toán ban đầu, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp. Hệ thống chứng từ sử dụng để hạch toán vật tư đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy