Viễn Thông TP.HCM
2.2.1 Khảo sát thực trạng thông tin kế toán cho việc ra quyết định của quản trị tại Viễn Thơng TP.HCM
2.2.1.1Mục đích, nội dung và phạm vi khảo sát Mục đích khảo sát:
Q trình khảo sát được tiến hành với mục đích tìm hiểu tình hình tổ chức, thực trạng công tác kế toán quản trị và thực trạng thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định của nhà quản trị và những quan tâm đối với thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
Nội dung khảo sát:
Nhằm thu thập được những thông tin hữu ích để giải quyết những mục tiêu chủ yếu của đề tài, tác giả tiến hành khảo sát gồm những nội dung sau:
• Tổ chức cơng tác kế tốn, trọng tâm là kế toán quản trị
• Những thơng tin kế tốn cung cấp cho việc ra quyết định của nhà quản trị • Mức độ cần thiết về thiết lập thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định của nhà
quản trị
Phạm vi khảo sát
Do hạn chế về điều kiện tiến hành cũng như về thời gian, tác giả tiến hành khảo sát các cá nhân có liên quan trong phạm vi Viễn Thơng TP.Hồ Chí Minh
Số lượng cá nhân khảo sát được là 30.
Thời gian khảo sát, kết thúc và thu hồi các bảng khảo sát với đầy đủ các thông tin được thực hiện trong quý II năm 2013.
2.2.1.2 Thiết kế bảng câu hỏi và quá trình khảo sát Dạng câu hỏi
Bảng câu hỏi được thiết kế dưới 2 dạng:
- Câu hỏi chỉ có một sự lựa chọn: câu hỏi đưa ra nhiều đáp án, người được phỏng vấn chỉ chọn một đáp án khi trả lời. Mục đích câu hỏi dạng này nhằm thu thập thơng tin một cách chính xác.
- Câu hỏi mức độ: câu hỏi đưa ra nhiều mức độ và người được phỏng vấn chọn một đáp án có mức độ phù hợp. Mục đích của câu hỏi dạng này nhằm thu thập thông tin về mức độ cao thấp của vấn đề.
(Xem phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát) Đối tượng phỏng vấn
Nhằm đảm bảo thông tin được thu thập liên quan đến nội dung khảo sát nên các cá nhân được phỏng vấn, gửi email có liên quan đến thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định của nhà quản trị theo 3 cấp quản lý bao gồm: cấp cao (phó giám đốc), cấp trung (kế tốn trưởng, các trưởng phó phịng) và cấp cơ sở (các tổ trưởng và chuyên viên kế tốn liên quan đến q trình này).
(Xem phụ lục 2: Danh sách khảo sát)
Thu thập và xử lý dữ liệu
Tác giả nhận các bảng khảo sát và kết hợp thông tin thu thập trực tiếp để tiến hành phân tích, tổng hợp theo những chỉ tiêu được thiết kế theo mục đích khảo sát, sau đó tính tỷ lệ phần trăm từng chỉ tiêu.
2.2.1.3Kết quả khảo sát
Trên cơ sở nội dung khảo sát và phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu, kết quả khảo sát được thể hiện ở phụ lục 3: Tổng hợp kết quả khảo sát việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản trị tại Viễn Thơng TP.Hồ Chí Minh
2.2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn quản trị tại Viễn Thơng TP.Hồ Chí Minh
Phịng kế tốn tài chính thống kê chịu sự quản lý trực tiếp của kế toán trưởng với sự hỗ trợ của 2 phó phịng. Cụ thể, sơ đồ tổ chức phịng Kế tốn thống kê tài chính như sau:
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức phòng Kế tốn thống kê tài chính
Nhiệm vụ cụ thể của các tổ:
▪ Tổ chuyên quản: quản lý số liệu các đơn vị trực thuộc về kinh doanh.
▪ Tổ BCC : kiểm tra đối soát cước kết nối, doanh thu phân chia với các đối tác; theo dõi tình hình hợp tác kinh doanh với các đối tác nước ngoài (FCRV).
▪ Tổ xây dựng cơ bản: thẩm tra quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, cấp phát vốn đầu tư, đối soát số liệu với các đơn vị trực thuộc.
▪ Tổ tổng hợp: quản lý công nợ, tài sản cố định, lên các báo cáo định kỳ hàng tháng.
▪ Tổ quản trị: cung cấp thơng tin kế tốn trực tiếp cho lãnh đạo phòng và ban giám đốc, phân tích các số liệu về doanh thu, chi phí và tìm hiểu ngun nhân (nếu có).
Cơng tác kế tốn quản trị mới được đưa vào triển khai tại Viễn Thơng TP. Hồ Chí Minh từ cuối năm 2011 và trực thuộc phòng kế tốn thống kê tài chính. Nhân sự của tổ cịn rất ít và chỉ lập một số báo cáo định kỳ và một số báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của nhà quản trị. Tại các đơn vị trực thuộc, kế tốn quản trị cịn chưa được thành lập thành một tổ riêng và thơng tin kế tốn quản trị chưa được chú trọng nhiều, chủ yếu là thống kê. Do đó, khi tiến hành khảo sát, tác giả chọn mẫu chủ yếu ở các phòng ban chức năng (chiếm 87%) và các nhà quản trị cấp trung trở lên (chiếm 87%).
Bảng 2.1 Đối tượng khảo sát
CHỈ TIÊU KHẢO SÁT SỐ LƯỢNG TỶ LỆ (%)
Đơn vị công tác 30 100% Khối quản lý VT TP. HCM 26 87% Các đơn vị trực thuộc VT TP. HCM 4 13% Cấp quản trị 30 100% Cấp cao 2 7% Cấp trung 24 80% Cấp cơ sở 4 13%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo quản trị:
Tổ kế toán quản trị chủ yếu quản lý chi phí lãi vay và các tài khoản liên quan đến chi phí sử dụng vốn. Ngồi ra, hệ thống báo cáo định kỳ về doanh thu, chi phí thường được tổng hợp số liệu từ các tổ khác và các đơn vị trực thuộc.
Lập dự tốn
Việc lập kế hoạch khơng do tổ kế toán quản trị đảm nhiệm. Các kế hoạch về doanh thu, chi phí được cấp trên giao trực tiếp cho đơn vị cấp dưới. Các đơn vị cấp dưới chỉ cố gắng hồn thành chỉ tiêu mà khơng có quyền quyết định về các chỉ tiêu mình sẽ thực hiện.
Quản trị chi phí và doanh thu
Tổ kế tốn quản trị căn cứ vào kế hoạch chi phí, doanh thu và so sánh với chi phí, doanh thu thực tế thực hiện để xác định mức biến động, từ đó mới tìm hiểu ngun nhân.
Quản trị cơng nợ
Quản trị cơng nợ phải thu khó địi là một trong những vấn đề trọng tâm thuộc trách nhiệm của tổ kế toán chuyên quản. Nợ phải thu khó địi ở Viễn Thông TP. HCM chủ yếu là nợ cước của các khách hàng.
Phân tích các báo cáo tài chính
Hiện tại, việc lập các báo cáo tài chính tại phịng do tổ tổng hợp đảm nhiệm, việc phân tích các báo cáo này chưa được tổ kế tốn quản trị chú trọng.
Hầu hết các mẫu báo cáo cịn mang nặng tính thống kê, chưa phản ánh được trách nhiệm của nhà quản lý trong việc hướng đến mục tiêu chung.
Ứng dụng tin học vào kế toán quản trị
Các báo cáo theo yêu cầu quản trị được lập hiện nay chủ yếu do tổ quản trị truy xuất từ nguồn dữ liệu từ các các tổ khác hoặc qua phỏng vấn với các tổ khác.
2.2.3 Thực trạng thông tin kế toán cho việc ra quyết định của nhà quản trị tại Viễn Thơng TP. Hồ Chí Minh
2.2.3.1 Thực trạng thơng kế tốn chung cho việc ra quyết định của nhà quản trị tại
Viễn Thông TP. Hồ Chí Minh
Kết quả khảo sát cho thấy mức độ cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định khá nhiều. Có tới 15 trong tổng số 30 đối tượng được khảo sát xác định phải cung cấp thông tin ở mức độ nhiều (chiếm tỷ lệ 50%), 8 đối tượng thỉnh thoảng cung cấp (chiếm tỷ lệ 27%) và đặc biệt 5 đối tượng phải cung cấp thông tin giúp nhà quản trị ra quyết định ở mức độ rất nhiều (chiếm tỷ lệ 17%).
Thêm vào đó, mức độ sử dụng những thơng tin kế tốn để ra các quyết định tại Viễn Thông TP.HCM cũng tương đối nhiều. Một nửa các đối tượng cho biết họ sử dụng các thông tin kế toán để ra các quyết định ở mức độ nhiều (37%) đến rất nhiều (13%).
Những kết quả này cũng chỉ ra rằng mức độ cung cấp thông tin chưa đáp ứng được hết nhu cầu sử dụng thông tin để ra các quyết định của nhà quản trị.
Bảng 2.2 Tình hình cung cấp và sử dụng thơng tin kế tốn cho việc ra quyết
định của nhà quản trị
CHỈ TIÊU KHẢO SÁT SỐ LƯỢNG TỶ LỆ
(%) Mức độ cung cấp những thông tin kế toán giúp nhà
quản trị ra quyết định 30 100% Khơng 0 0% Ít khi 2 7% Thỉnh thoảng 8 27% Nhiều 15 50% Rất nhiều 5 17%
Mức độ sử dụng những thông tin kế tốn để ra các quyết định 30 100% Khơng 0 0% Ít khi 5 17% Thỉnh thoảng 10 33% Nhiều 11 37% Rất nhiều 4 13%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Thực tế tại Viễn Thông TP.HCM việc cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị ra quyết định thường khơng có mẫu sẵn. Ngồi những báo cáo định kỳ có mẫu sẵn, những báo cáo này thường rất ít, đa phần các báo cáo thường là đột xuất, do vậy các kế toán quản trị phải tự thiết kế theo nhu cầu của nhà quản trị. Điều này tốn rất nhiều thời gian, đôi khi lại không hiệu quả. Kết quả khảo sát cũng chỉ ra điều tương tự, có đến 19 cá nhân (chiếm tỷ lệ 63%) cho rằng thông tin kế tốn được cung cấp rất ít trường hợp có mẫu sẵn, số cịn lại xác định chỉ một nửa lượng thơng tin kế tốn được cung cấp theo mẫu (chiếm tỷ lệ 37%).
Bảng 2.3 Mẫu của thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định của nhà quản trị
CHỈ TIÊU KHẢO SÁT SỐ
LƯỢNG
TỶ LỆ(%)
Mẫu của thơng tin được cung cấp 30 100%
Khơng có 0 0%
Rất ít trường hợp có mẫu sẵn 19 63%
50% có, 50% khơng 11 37%
Hầu như có 0 0%
Tồn bộ có 0 0%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Bên cạnh đó, chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn hỗ trợ cho việc ra quyết định của nhà quản trị cần phải xem xét lại. Có đến 90% các ý kiến cho rằng chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn chỉ ở mức trung bình trở xuống. Tỷ lệ này cũng tương tự đối với chất lượng thơng tin kế tốn cung cấp cho việc ra quyết định của nhà quản trị, trong đó, có tới 53% số người được khảo sát xác định chất lượng này ở mức hơi kém. Điều này dẫn đến nhà quản trị rất khó có thể sử dụng những thơng tin
này để ra quyết định, khơng có ai cho rằng họ có thể sử dụng dễ dàng các thơng tin kế tốn này, thậm chí có đến 57% cho rằng rất khó để sử dụng chúng. Từ đó có thể thấy mức độ thỏa mãn đối với các thơng tin kế tốn cho việc quyết định của nhà quả trị cũng có tỷ lệ tương tự.
Ngồi ra, kết quả khảo sát cũng chỉ ra những ảnh hưởng của yếu tố cá nhân và yếu tố tổ chức đối với thơng tin kế tốn cung cấp giúp nhà quản trị ra quyết định tại Viễn Thông TP.HCM. Đáng chú ý là cả hai yếu tố này có tới 97% cá nhân được khảo sát cho rằng mỗi yếu tố ảnh hưởng từ 50% trở lên trong việc cung cấp thông tin.
Bảng 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định của nhà quản trị
CHỈ TIÊU KHẢO SÁT SỐ LƯỢNG TỶ LỆ
(%) Chất lượng hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho
việc ra quyết định của nhà quản trị 30 100%
Kém 2 7%
Hơi kém 11 37%
Trung bình 14 47%
Khá 3 10%
Tốt 0 0%
Chất lượng thơng tin kế toán cung cấp cho việc ra
quyết định của nhà quản trị 30 100%
Kém 1 3%
Hơi kém 16 53%
Trung bình 10 33%
Khá 3 10%
Tốt 0 0%
Sử dụng các thơng tin kế toán để ra quyết định của
nhà quản trị 30 100% Rất khó 17 57% Hơi khó 9 30% Bình thường 4 13% Dễ dàng 0 0% Rất dễ dàng 0 0%
Mức độ mãn đối với các thơng tin kế tốn cho việc
ra quyết định của nhà quản trị 30 100%
Hồn tồn khơng 0 0%
Chút ít 18 60%
Bình thường 8 27%
Thỏa mãn 4 13%
Rất thỏa mãn 0 0%
Ảnh hưởng của yếu tố cá nhân đối với các thơng tin
kế tốn cho việc ra quyết định 30 100%
Hồn tồn khơng 0 0%
Chút ít 1 3%
Khoảng 50% 8 27%
Có nhiều 8 27%
Hồn tồn có 13 43%
Ảnh hưởng của yếu tố tổ chức đối với các thơng tin
kế tốn cho việc ra quyết định 30 100%
Hồn tồn khơng 0 0%
Chút ít 1 3%
Khoảng 50% 6 20%
Có nhiều 9 30%
Hồn tồn có 14 47%
(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát tác giả)
Nhìn chung thơng tin cho việc ra quyết định của nhà quản trị còn nằm rải rác ở các phòng ban khác cũng như các tổ kế toán khác nhau. Mỗi lần truy xuất thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quan trị cấp cao phải thông qua nhiều bước và không thể được báo cáo kịp thời.
Cụ thể thơng tin kế tốn được cung cấp cho từng loại quyết định của nhà quản trị còn một số tồn tại như sau:
2.2.3.2 Các quyết định kinh doanh
Hiện tại, thơng tin kế tốn cung cấp cho nhà quản trị về mặt kinh doanh chỉ dưới dạng các báo cáo về chi phí và phân tích biến động dựa trên số liệu kế hoạch. Các số liệu này, kế toán quản trị phải truy xuất nguồn từ phòng kế hoạch và số liệu chi phí được tập hợp từ các đơn vị. Từ đó, kế tốn quản trị tính tốn chênh lệch và tìm hiểu nguyên nhân theo bảng báo cáo sau:
Bảng 2.5 Báo cáo các khoản mục chi phí
STT Chỉ tiêu KH 2012 Thực hiện Chênh
lệch So với KH I Chi phí VT-CNTT 6,372,984 6,890,711 517,727 108.12% 1 Chi phí trực tiếp 2,840,504 2,827,984 (12,520) 99.56% 1.1 Khấu hao TSCĐ 558,241 539,233 (19,008) 96.60% 1.2 Sửa chữa TSCĐ 111,458 111,458 - 100.00% 1.3 Chi phí lao động 814,449 792,881 (21,568) 97.35%
1.4 Phân bổ thiết bị đầu cuối 105,179 104,525 (654) 99.38%
1.5 Thuê thu cước 125,129 110,525 (14,604) 88.33%
1.6 Hoa hồng phát triển thuê bao 36,208 24,134 (12,073) 66.66%
1.7 Phát triển, chăm sóc bán lẻ điểm 18,518 13,821 (4,696) 74.64%
1.8 Thuê hạ tầng 291,712 291,385 (327) 99.89%
1.9 Điện, nước, nhiên liệu 158,633 144,878 (13,755) 91.33%
1.10 Nguyên liệu, vật liệu 96,661 82,913 (13,749) 85.78%
1.11 Bảo hiểm tài sản 8,024 4,894 (3,131) 60.98%
1.12 Trích dự phịng nợ khó địi 73,700 186,127 112,427 252.55%
1.13 Chi phí thường xuyên khác 242,209 239,304 (2,905) 98.80%
1.14 Tiếp tân khánh tiết… 18,518 18,538 20 100.11%
1.15 Quảng cáo truyền thông 20,522 19,135 (1,388) 93.24%
1.16 Khuyến mại, chăm sóc khách hàng… 151,467 134,357 (17,110) 88.70%
1.17 Trả đối tác hợp tác kinh doanh (ngoài khối HTPT) 9,876 9,876 - 100.00%
2 Chi phí nội bộ 3,532,480 4,062,727 530,247 115.01%
II Chi phí kinh doanh thương mại 776,068 812,642 36,573 104.71%
III Chi phí hoạt động tài chính 91,353 91,334 19 99.98%
IV Chi khác 6,173 6,173 - 100.00%
TỔNG CỘNG 7,246,578 7,800,860 554,282 107.65%
Đối với các khoản mục doanh thu, việc cung cấp thông tin để nhà quản trị ra quyết định chủ yếu được giao cho phịng kinh doanh. Các thơng tin được cung cấp chủ yếu là doanh thu theo từng loại sản phẩm dịch vụ. Các số liệu được cung cấp bởi kế toán chủ yếu là số liệu tổng hợp từ doanh thu thực tế và kế hoạch tại các đơn vị, ngoài ra khi được yêu cầu, kế toán quản trị mới cung cấp thêm thông tin kỳ trước, trên cơ sở đó mới tiến hành tính tốn chênh lệch và tìm ngun nhân.
Bảng 2.6 Báo cáo khoản mục doanh thu
STT Chỉ tiêu KH 2012 Thực hiện Chênh lệch So vớiKH
I Doanh thu 8,010,967 8,700,365 689,398 108.61%
1 Doanh thu VT-CNTT 7,191,876 7,848,963 657,087 109.14%
1.1 - Doanh thu từ khách hàng 6,079,542 6,601,099 521,556 108.58%
1.2 - Doanh thu nội bộ 1,112,334 1,247,865 135,531 112.18% 2 Kinh doanh thương mại 783,908 817,206 33,298 104.25% 3 Doanh thu hoạt động
tài chính 13,086 10,864 (2,222) 83.02%
4 Thu nhập khác 22,098 23,332 1,235 105.59%
II Doanh thu phân chia BCC 206,532 206,582 50 100.02%
Như vậy thơng tin kế tốn được cung cấp cho nhà quản trị ra quyết định chỉ dừng lại ở thông tin kết quả về doanh thu và chi phí, phân tích kết quả thực hiện so với kế hoạch hoặc so với kỳ trước. Mức độ thông tin này vẫn chưa đáp ứng được sự kỳ vọng của nhà quản trị trong việc quyết định chiến lược cũng như chiến thuật kinh doanh cụ thể đối với từng loại hình sản phẩm dịch vụ nhất định.