7. Kết quả: Đạt ở mức nào (hoặc không đạt)
2.4.3. Quá trình thu mua
a) Nhiệm vụ
Là các quá trình liên quan tới việc thu mua nguyên liệu, hàng hóa theo kế hoạch để cung cấp cho nhu cầu sản xuất hoặc bán hàng.
b) Phân tích thu mua theo mô hình SCOR
Quá trình này được thực hiện tại giao diện của mỗi lớp trong chuỗi với lớp phía sau, nó được định hướng bằng kế hoạch chung của chuỗi và được thực hiện bởi bộ phận thu mua (Purchasing). Các chức năng khác có thể kể đến là:
Tổ chức xây dựng, điều phối hoạt động mạng lưới cung cấp và các hoạt động vận chuyển bên trong (từ nhà cung cấp đến nhà máy và ngược lại).
Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp mới cũng như sàng lọc các nhà cung cấp không đạt yêu cầu. Cấp chứng nhận cho những nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn.
Kiểm soát nguồn nguyên liệu (thông qua kho và sản xuất). Bảo đảm chất lượng nguồn hàng. Cung cấp thông tin kỹ thuật cần thiết cho các nhà cung cấp.
32
Thực hiện ký kết các hợp đồng với các nhà cung cấp. Đảm bảo thủ tục để bộ phận kế toán có thể thực hiện việc chi trả cho các nhà cung cấp một cách thuận lợi.
Như vậy có thể thấy đây là bộ phận rất quan trọng, là mắc xích liên kết giữa công ty và thị trường cung cấp. Một bộ phận thu mua được đánh giá mạnh khi nó có thể tìm được nguồn nguyên liệu hàng hóa rẻ, đạt chất lượng; đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình tiếp theo và xây dựng được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Để thực tốt chức năng hoạt động của mình, bộ phận này phải phối hợp hoạt động chặt chẽ với các bộ phận như kế hoạch, sản xuất, kho, kỹ thuật, QC và kế toán.
Trong mô hình SCOR mức 2, chức năng tìm nguồn cung cấp được phân tích thành 3 quá trình:
Tìm nguồn cung cấp cho dạng sản xuất tồn kho: Nhu cầu sản phẩm chưa biết trước nên mức lưu kho bị dao động rất lớn, các nhà máy buộc phải tăng dự trữ để đối phó với những đơn hàng đột xuất. Bộ phận thu mua thường vất vả trong việc thiết lập các mối quan hệ dài hạn với các nhà cung cấp và phải xây dựng mạng lưới cung cấp dự phòng để phòng tránh rủi ro. Để giảm gánh nặng tồn kho do hiệu ứng sợi dây thừng, yêu cầu thông tin thị trường phải được chia sẻ trung thực tới nhà cung cấp.
Tìm nguồn cung cấp cho dạng sản xuất theo đơn hàng: Nhu cầu được báo trước, bộ phận thu mua dễ xây dựng các mối quan hệ dài hạn với nhà cung cấp, giúp họ thiết lập quy trình theo những tiêu chuẩn yêu cầu. Bộ phận thu mua lựa chọn và phân bổ các đơn hàng cho các nhà cung cấp khác nhau theo năng lực và giá cả của họ. Hàng hóa được đặt theo đơn hàng, tỷ lệ thay đổi nhà cung cấp tương đối thường thấp.
Tìm nguồn cung cấp cho dạng thiết kế theo đơn hàng: yêu cầu nguồn nguyên liệu phong phú và các nhà cung cấp/ thầu phụ phải có năng lực thiết kế thực sự. Giá trị sản phẩm thể hiện qua ý tưởng, thiết kế và cách thức thực hiện của họ. Bộ phận thu mua xây dựng mối quan hệ rộng với các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng của sản phẩm. Cơ hội cải tiến trong dạng sản xuất này rất lớn, nó tạo cho họ cơ hội phát huy khả năng của mình. Quá trình hợp tác phát triển sản phẩm mới giúp các công ty thu ngắn khoảng cách giữa chúng và giúp phát hiện ra những nhà cung cấp có tiềm năng.
Ngày nay, có hai xu hướng lớn trong trong quản lý mạng lưới cung cấp:
Sàng lọc lại mạng lưới cung cấp hiện tại theo hướng tinh gọn, hiệu quả. Tập trung đầu tư vào các nhà cung cấp trực tiếp. Các nhà cung cấp không đạt yêu cầu đều bị loại. Sự tinh giảm hàng loạt các nhà cung ứng của Next Retail trong những năm gần đây là một minh chứng. Các nhà cung cấp sau khi chọn lọc đều được tập trung xây dựng các mối quan hệ dài hạn và tích hợp sâu để phản ứng nhanh hơn với những biến động của thị trường.
Xu hướng thuê ngoài tăng: GM đã giảm số xưởng sản xuất từ 761,000 (1990) xuống 388,000 (1999) để thuê ngoài. Kết quả là trong khoảng thời gian đó sản lượng đã tăng từ 7.45 lên 8.78 triệu đơn vị sản phẩm. Fiat Auto cũng giảm số
33
xưởng sản xuất của mình từ 133,431 xuống 82,450 trong khi mức sản lượng không giảm [7].
Theo Brian Fynes [2] mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp phải được thiết lập dựa trên các yếu tố:
Hình 2.8: Các yếu tố tạo nên mối quan hệ bền vững
Nguồn: Nguyễn Thị Hồng Đăng, 2006
Sự thật: Nhất là trong thông tin, muốn có quan hệ lâu dài và bền chặt thì các bên phải có thể tin cậy lẫn nhau.
Sự thích nghi: Mỗi công ty phải có cấu trúc tương đối linh hoạt để có thể tương thích với hoạt động của các công ty khác nhau.
Thông tin: Là yếu tố không thể thiếu được trong bất kỳ mối quan hệ nào. Mức độ hợp tác giữa các công ty thể hiện ở mức độ chia sẻ thông tin.
Sự phụ thuộc lẫn nhau: Các thành viên phải có sự ràng buộc lẫn nhau về lợi nhuận hay mục tiêu. Họ phải dựa vào các nguồn lực của nhau để bù vào các điểm yếu của mình.
Sự tận tụy: Để đạt được mục tiêu chung, mỗi bên phải nổ lực để đạt được nó, đôi khi họ phải đánh đổi những lợi ích nội tại trước mắt với những cơ hội tiềm tàng mà các doanh nghiệp kỳ vọng có được khi liên kết với những đối tác khác.
Sự liên kết: Cách thức liên kết rất khác nhau tùy theo thế mạnh của mỗi thành viên. Phần lợi thu được từ các mối quan hệ này tùy thuộc vào tỷ trọng đóng góp và vị thế của các bên.
Sự thỏa mãn: Các doanh nghiệp liên kết nhau không ngoài mục tiêu tăng lợi ích của chính bản thân họ (hai bên cùng có lợi). Sự thay đổi quan hệ từ đối tác này sang đối tác khác cũng vì lợi ích thu được từ các mối quan hệ này khác nhau.
Để các nhà cung cấp có thể đạt các tiêu chuẩn yêu cầu, các nhà cung cấp nên có chương trình huấn luyện, đào tạo bằng nhiều phương pháp như:
Tổ chức huấn luyện định kỳ. Đối với các nhà cung cấp mới, các chi phí đào tạo của Honda là miễn phí, nhưng đối với các nhà cung cấp cũ, họ phải chịu trả phí này.
34
Cung cấp các tiêu chuẩn kỹ thuật, sẵn sàng hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh.
Cùng chia sẻ thông tin thông qua hệ thống máy tính hoặc trong những buổi họp kỹ thuật.
Xây dựng hệ thống phản hồi thông tin tốt để giúp các nhà cung cấp giải quyết kịp thời các vấn đề. Nó giúp tăng cường hiệu suất của hai bên. Ở một số chuỗi cung ứng, giám đốc sẽ đi gặp các nhà cung cấp của mình theo định kỳ để lắng nghe, giải quyết các vấn đề của họ đồng thời thu nhập, chia sẻ kinh nghiệm quản lý.
Có thể thấy những nhà cung cấp là chìa khóa để các công ty giảm chi phí nguyên liệu và đảm bảo các quá trình hoạt động của mình. Thế nên việc chọn lựa các nhà cung cấp chính là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất dẫn đến thành công. SHI, công ty đóng tàu nổi tiếng của Nhật Bản cho rằng việc chọn nhà cung cấp là dựa vào 4 tiêu chí: chất lượng, thiết kế, kết quả kinh doanh trước kia và giá. Nếu nhiều nhà cung cấp có năng lực ngang nhau thì các tiêu chí tiếp theo được chọn là thời gian vận chuyển, hậu mãi…
Mahmut Sommez [12] đã tiến hành khảo sát và xây dựng mô hình chọn lựa nhà cung cấp. Nó là quá trình ra quyết định đa mục tiêu, các yếu tố ảnh hưởng bao gồm:
Hình 2.9 : Mô hình lựa chọn nhà cung cấp
Nguồn: Nguyễn Thị Hồng Đăng, 2006
Mô hình này không phải là chuẩn mực cho tất cảcác nhà quản lý nhưng nó cung cấp cho họ một số ý tưởng khi chọn lựa nhà cung cấp. Tuỳ từng loại hình sản xuất, từng hoàn cản, thời điểm mà trọng số của các tiêu chí này có thể sẽ rất khác nhau.
Sự khan hiếm nguồn nguyên liệu trong tình hình cạnh tranh gay gắt hiện nay đã buộc các nhà quản lý phải lựa chọn việc tự sản xuất hay thuê ngoài. Các quyết định này căn cứ đầu tiên là chi phí [11].
Tổng chi phí tự sản xuất TCsx và TCtn: tổng chi phí thuê ngoài TCsx = FCsx + Q. Psx
TCtn = FCtn + Q. Ptn
35
Psx và Ptn: giá đơn vị khi tự sản xuất và thuê ngoài. Q: sản lượng
Các cân nhắc sản xuất hay thuê ngoài xảy ra khi hai mức tổng chi phí này bằng nhau. Khi đó sản lượng làm hay thuê sẽ được tính:
TCsx = TCtn
FCsx + Q. Psx = FCtn + Q.Ptn
Theo [20], các quyết định này còn căn cứ vào:
Năng lực: xem xét năng lực thực tế của công ty còn có thể tiếp nhận những đơn hàng khác hay không.
Thời gian đáp ứng: tự sản xuất hay thuê ngoài nhanh hơn.
Độ tin cậy: thời gian giao hàng của nhà cung cấp có đáng tin cậy hay không? Việc kiểm soát các quá trình sản xuất bên trong luôn dễ thực hiện hơn thuê ngoài.
Kiến thức chuyên gia: bí quyết sản xuất có nên chia sẻ ra bên ngoài hay không? Những phần nào tạo nên ưu thế sản phẩm thường được nhà máy giữ lại. Đó là một trong những lý do khiến Mỹ không cho phép Boeing đầu tư xây dựng nhà máy tại Trung Quốc.