- Tránh bị nhân viên kế toán qua mặt:
Xây dựng kế hoạch
1.1. Quy trình lập kế hoạch triển khai cơng việc Để việc lập kế hoạch triển khai công việc không chỉ tồn
Để việc lập kế hoạch triển khai công việc không chỉ tồn tại trên giấy mà có thể thực thi được trong đơn vị, yêu cầu khi xây dựng kế hoạch cần phải trải qua các bước sau đây:
Bước 1: Phân tích mơi trường
Chúng ta có thể sử dụng mơ hình SWOT để phân tích về những yếu tố thuộc mơi trường bên trong đó là: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), và những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài là Cơ hội (Opportunities) và Thách thức (Threats).Thơng qua sự phân tích này, người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về lợi thế cũng như khó khăn để hoạch định chiến lược đúng đắn.
Dựa vào mơ hình SWOT, chúng ta có thể triển khai 4 chiến lược căn bản sau:
- Chiến lược SO: Sử dụng các điểm mạnh để tận dụng cơ hội. - Chiến lược WO: Vượt qua những điểm yếu bằng cách tận dụng cơ hội và khắc phục điểm yếu nhằm tận dụng tốt cơ hội.
- Chiến lược ST: Sử dụng lợi thế, điểm mạnh để tránh hoặc giảm thiểu mối đe dọa / rủi ro từ mơi trường bên ngồi gây ra.
- Chiến lược WT: Thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn bởi mơi trường bên ngồi. Hai là tối thiểu hóa những điểm yếu nhằm tránh khỏi các mối đe dọa.
Ngoài ra, chúng ta cũng có thể sử dụng kinh nghiệm, phân tích logic hay phương pháp chun gia để phân tích mơi trường.
Bước 2: Xác định mục tiêu kế hoạch
Khi xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt được sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Để xác định được mục tiêu kế hoạch, chúng ta cần xác định được:
- Các mục tiêu cụ thể trong giai đoạn kế hoạch.
- Thứ tự ưu tiên của các mục tiêu.
- Các chỉ tiêu để đạt mục tiêu.
- Xác định hệ thống các chỉ số giám sát đánh giá việc đạt
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
43
Phương thức đặt mục tiêu SMART - Thơng minh. (Nguồn ảnh: internet)
a) Tính cụ thể (Specific): Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn so với mục tiêu chung chung.
b) Tính đo lường được (Measurable): Thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường những tiến triển của công việc hướng tới đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định.
c) Tính có thể đạt được (Achievable): Sau khi xác định mục tiêu, công việc tiếp theo là tính tốn cách thức có để đạt được mục tiêu. Để đạt mục tiêu, chúng ta cần phát triển các thái độ, kỹ năng, khả năng tài chính và cần nhận ra trước những cơ hội bị bỏ qua.
d) Tính thực tế (Realistic): Để có tính thực tế, một mục tiêu phải thể hiện được tính khách quan hướng đến cái mà chúng ta sẽ và có khả năng thực hiện.
đ) Khung thời gian (Time-Limited): Mỗi một mục tiêu được xác định trong một giai đoạn thời gian cụ thể (một tuần, một tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm).
Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để chúng ta xác định các hoạt động kiểm điểm hay đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiếu những sai lệch.
Bước 3: Xác định phạm vi, thành phần của kế hoạch