- Tránh bị nhân viên kế toán qua mặt:
Yếu tố quyết định thành công K hi giải quyết một vấn đề nhà quản lý có để cho nó bị
“cuốn theo chiều gió” hay có sự định hướng tập trung vào những việc quan trọng nhất sẽ nói lên phẩm chất và khả năng của một nhà quản trị.
Làm thế nào để thực thi những ưu tiên chiến lược quan trọng nhất ngay giữa vịng xốy của “cơn lốc” cơng việc, của đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế, khủng hoảng,…? Trong điều hành một doanh nghiệp, phải vận dụng những nguyên tắc nào giúp mọi nhà lãnh đạo có khả năng vượt ra khỏi tầm nhìn của mình để thực thi chiến lược một cách hồn hảo? Có phải “cơn lốc” của những việc khẩn cấp cần thiết để giữ cho mọi thứ vận hành đều đặn hàng ngày của một tổ chức bất kỳ nào đã hút hết toàn bộ thời gian và năng lượng mà bạn cần để đầu tư cho việc
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
613. 3.
Sự tập trung -
Yếu tố quyết định thành côngKhi giải quyết một vấn đề nhà quản lý có để cho nó bị Khi giải quyết một vấn đề nhà quản lý có để cho nó bị
“cuốn theo chiều gió” hay có sự định hướng tập trung vào những việc quan trọng nhất sẽ nói lên phẩm chất và khả năng của một nhà quản trị.
Làm thế nào để thực thi những ưu tiên chiến lược quan trọng nhất ngay giữa vịng xốy của “cơn lốc” cơng việc, của đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế, khủng hoảng,…? Trong điều hành một doanh nghiệp, phải vận dụng những nguyên tắc nào giúp mọi nhà lãnh đạo có khả năng vượt ra khỏi tầm nhìn của mình để thực thi chiến lược một cách hồn hảo? Có phải “cơn lốc” của những việc khẩn cấp cần thiết để giữ cho mọi thứ vận hành đều đặn hàng ngày của một tổ chức bất kỳ nào đã hút hết toàn bộ thời gian và năng lượng mà bạn cần để đầu tư cho việc thực thi những chiến lược của tương lai?
(Nguồn: Franklin Covey)
Một trong những nguyên tắc tối quan trọng để có thể giúp bạn giải quyết được một cách tốt đẹp các câu hỏi nêu trên chính là nguyên tắc: Tập trung vào những điều tối quan trọng.
Sự tập trung và khả năng xử lý một việc duy nhất là những yếu tố thiết yếu để đạt được mọi thành tựu lớn. Tập trung nghĩa là khi bạn đã bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất, quyết tâm kiên trì với nó mà khơng đi lạc hướng hay xao nhãng. Khả năng tập trung tâm trí vào cách sử dụng thời gian quan trọng nhất của bạn chính là u cầu số một để thành cơng.
Bạn có thể đáp ứng mọi u cầu khác bằng trí tuệ, khả năng và sự sáng tạo của mình, nhưng nếu khơng thể tập trung vào từng việc cụ thể, bạn sẽ không thể thành công. Hãy luôn luôn dành đủ thời gian cho những ưu tiên hàng đầu của bạn. Hãy xác định thời gian cần thiết để làm một việc và thêm 30% thời gian dự phòng cho những sự gián đoạn đột xuất, các tình
huống cấp bách và trách nhiệm mới phát sinh. Với một khoản dự phịng 30% thời gian, chắc rằng bạn sẽ dự tính được khá chính xác thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc. Đây là một trong những bí quyết để đạt được hiệu suất cao trong cơng việc. Earl Nightingale đã nói: “Tất cả những thành tựu vĩ đại trong cuộc sống đều đến từ sự tập trung được duy trì trong thời gian dài.”
Dưới đây là một vài gợi ý hay giúp bạn thiết lập thói quen làm việc tập trung, đem lại hiệu quả cao trong quản trị doanh nghiệp.
Xử lý từng việc, tránh đa nhiệm
Làm nhiều việc một lúc khơng phải là điều gì đó q xa lạ với chúng ta ngày nay. Các chuyên gia phát hiện ra rằng đa nhiệm thực chất là việc “chuyển đổi giữa các nhiệm vụ”. Thực tế, bạn chỉ có thể làm một việc một lúc. Nếu bạn ngừng làm một việc để chuyển sang việc khác, bạn phải chuyển toàn bộ sự chú ý và năng lượng của mình sang nhiệm vụ mới. Vì thế mà lợi bất cập hại. Tình trạng nhớ nhớ, quên quên sẽ khiến bạn luôn trong trạng thái quá tải và chẳng thể làm tốt được cơng việc của mình.
Vậy nên nếu có thể thì bạn hãy làm cho cơng việc của mình càng đơn giản càng tốt theo vài mẹo sau đây:
- Có thời gian biểu cụ thể và đặt thời gian làm việc cụ thể cho từng nhiệm vụ: Lên danh sách những việc “cần làm” sẽ giúp bạn
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
63
- Xử lý từng việc một: Khi xử lý công việc, bạn phải chấm
dứt việc nâng lên và đặt xuống nhiều lần một nhiệm vụ, chuyển sang làm việc khác rồi quay lại. Khi bạn đã tiếp nhận và bắt đầu một việc, hãy buộc mình phải hồn thành nó trước khi chuyển sang làm việc tiếp theo. Hãy áp dụng cách xử lý từng việc một. Hãy bỏ qua những thứ không quan trọng ngay lập tức và xử lý các vấn đề quan trọng một lần duy nhất bằng cách phân loại hoặc phản hồi ngay.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho cơng việc
Bạn nên hình thành thói quen lập kế hoạch cho cơng việc một cách cẩn thận, thiết lập các ưu tiên và bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Khi bạn bắt đầu làm nhiệm vụ chủ chốt của mình, hãy quyết tâm dành tồn bộ sự tập trung cho nó mà khơng đi lạc hướng hay xao nhãng cho đến khi hồn thành.
• Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc:
Việc cấp bách và quan trọng nhất > Việc quan trọng nhất phải được hoàn thành tốt nhất > Việc quan trọng tốn ít thời gian > Việc quan trọng ngắn hạn > Việc quan trọng dài hạn.
Tối ưu hóa các bộ phận
Có q nhiều cơng việc ở trong cơng ty nhưng dường như chỉ mình bạn cáng đáng và đang làm hết tất cả. Như vậy điều đầu tiên mà tôi muốn chia sẻ với bạn là bạn hãy chia nhỏ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
Khi đã chia nhỏ các bộ phận ra, nhiều nhà quản lý vẫn hay băn khoăn và thiếu tin tưởng vào người mà họ đã giao nhiệm
vụ và “trao quyền” cho. Bạn phải vượt qua được sự trở ngại về mặt tâm lý này và phải tin tưởng và trao quyền cho những người cộng sự trong đơn vị của bạn, họ sẽ làm cơng việc đó thay bạn; đồng nghĩa với việc bạn đã rút ra được khỏi cơng việc đó. Bạn áp dụng điều này với nhiều người thì bạn càng có thêm nhiều thời gian. Hãy sử dụng tối đa nguồn lực và thời gian của mọi nhân viên để tạo thành một môi trường chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.
Đối phó với “kẻ cắp” thời gian
Trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra trước đó, sẽ liên tục xuất hiện những người hay những yếu tố làm bạn xao nhãng. Những “kẻ cắp” thời gian này có thể là bất cứ thứ gì như khách hàng ghé qua hỏi chuyện, trả lời những cuộc gọi vô bổ, phải làm những việc cá nhân trong giờ làm việc,… Vậy làm thế nào để xử lý những rắc rối tuy có vẻ nhỏ nhưng cực kỳ mất thời gian này?
+ Đầu tiên phải xác định được những “kẻ cắp” thời gian của bạn hiện tại là ai, là cái gì.
+ Lên chiến lược đối phó với từng vấn đề.
+ Cuối cùng và quan trọng nhất: Bạn phải cam kết giải quyết những “kẻ cắp” thời gian này bằng được. Lời cam kết này chính là chìa khóa để bạn có thể thực sự lấy lại và kiểm sốt được thời gian của mình.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
65
Xác định “kẻ cắp” thời gian:
- Lựa chọn sai;
- Khơng có kế hoạch, mục tiêu; - Đặt quá nhiều mục tiêu;
- Không biết cách sắp xếp thứ tự; - Trì hỗn, khơng chun tâm; - Giám sát quá chặt chẽ và cầu toàn; - Làm việc theo cảm tính;
Để xây dựng đội nhóm kinh doanh hiệu quả, có 04 khâu quan trọng mà nhà quản lý phải tập trung chỉ đạo thực hiện:
1) Tuyển nhân sự phù hợp;
2) Thực hiện tốt phương thức khích lệ tạo động lực; 3) Huấn luyện nhân sự;
4) Có phương pháp quản trị hiệu quả.
Tuy nhiên, để tạo dựng được một mơi trường văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp, đem lại sự phát triển bền vững của công ty, nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của nhà quản trị là gắn kết các thành viên trước khi nghĩ về cách tối đa hóa hiệu suất và cách
tạo động lực thúc đẩy họ trong công việc. Mục tiêu cuối cùng
là để cả nhóm cùng phát triển, song song với sự phát triển của doanh nghiệp.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
67
CÂU CHUYỆN THỨ 3
Có bao giờ bạn tự đặt câu hỏi rằng vì sao các doanh nghiệp và tổ chức ở các nước phương Tây đã và đang phát triển hơn doanh nghiệp Việt Nam khơng? Vì sao trong khối Châu Á thì doanh nghiệp Nhật tuy được thành lập ở một đất nước hầu như khơng có lợi thế gì về điều kiện tự nhiên, nhỏ về diện tích, lại cịn bị tác động của thiên tai nhưng vẫn phát triển vượt bậc, tạo nên sự thần kỳ Nhật Bản, trở thành những cái tên không thể không nhắc đến trên bản đồ kinh
tế toàn cầu.
Câu trả lời nằm ở triết lý và văn hóa tổ chức, doanh nghiệp. Các nước phương Tây bắt đầu phát triển vượt bậc dựa trên nền tảng triết lý của Kỷ nguyên
Khai sáng khởi đầu tại Anh Quốc vào cuối thế kỷ
17, và tiếp sau tại Pháp, Đức, Mỹ vào các thế kỷ 18, 19; còn Nhật Bản khởi điểm phát triển được bắt đầu với cơng cuộc Duy Tân của Thiên hồng Minh Trị vào cuối thế kỷ 19.
Một trong những luận điểm được các nước phát triển đang áp dụng đó là sự minh bạch và rõ ràng, khơng áp đặt mà cần lắng nghe và thấu hiểu:
“Lý trí chính là khả năng trung tâm của con người, nó khơng những giúp cho con người có khả năng suy nghĩ sáng suốt mà còn hành động một cách đúng đắn.
Niềm tin phải được đón nhận bằng lý trí, khơng dựa trên quyền uy và chức sắc, tôn giáo, kinh nghiệm hay truyền thống”.1
Đây chính là triết lý của sự phát triển ở các nước phương Tây và Nhật Bản.
Tại Việt Nam, mơ hình kinh doanh của người Nhật và các nước phương Tây từ lâu đã trở thành bài học cho những tổ chức và doanh nghiệp, không chỉ trong
cách vận hành, quản lý con người, mà còn trong triết lý kinh doanh hướng đến con người nói chung và người tiêu dùng nói riêng. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam sớm nhận diện và ứng dụng thành công mơ hình quản lý hiện đại của phương Tây và triết lý kinh doanh của Nhật, đã và đang chiếm lĩnh những vị trí quan trọng trong nền kinh tế nước nhà.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
691. 1.