- Tránh bị nhân viên kế toán qua mặt:
và quản lý thực thi đạt mục tiêu đúng tiến độ
2.1. Triển khai thực hiện kế hoạch
Bước 1: Tập hợp đội ngũ
Khi đã phân chia công việc để ước lượng các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết, sẽ bắt đầu đề cử hoặc tuyển mới nhân sự cần cho kế hoạch:
+ Kiến thức nghề: Đủ tiêu chuẩn về khả năng thực thi công việc được phân chia.
+ Kỹ năng mềm: Có kỹ năng phối hợp và làm việc nhóm tốt. + Tư duy: Cởi mở, góp ý xây dựng, sẵn sàng thách thức và cải tiến.
+ Đồng thuận: Mục tiêu chung.
Để đội ngũ có thể phối hợp nhịp nhàng thì cần thống nhất tư duy cùng nhau trước khi hành động:
+ LẮNG NGHE những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng đặc biệt từ họ;
+ CÙNG THẮNG là tư duy cần có, thay vì “làm theo cách của tơi hoặc tránh ra” thì bạn sẽ tự cơ lập mình khỏi những nguồn tri thức quan trọng;
+ CHIA SẺ THƠNG TIN tồn diện về kế hoạch: Khi các thành viên cùng thấu hiểu mục đích và tiến triển của kế hoạch, họ sẽ đóng góp tốt hơn, bằng cách cả đội theo dõi kết quả, họ sẽ biết mình đang thực hiện đúng hướng hay khơng để tìm cách điều chỉnh cho phù hợp.
+ PHÂN RÕ TRÁCH NHIỆM & ỦY THÁC: Hãy giải thích và đồng thuận hạng mục và kỳ vọng từng công việc rõ ràng và cung cấp nguồn lực mà mọi người cần để thực hiện nhiệm vụ.
Bước 2: Lập kế hoạch phân chia công việc (R.A.C.I)
Giai đoạn này cần phân rõ trách nhiệm ai phụ trách việc gì và ai được quyết việc gì trên từng nhiệm vụ chính, từ đó từng nhóm nhỏ sẽ chủ động thực thi công việc dẫn đến kế hoạch chung sẽ được hồn tất.
Bảng phân chia kế hoạch có bốn vị trí cho từng cơng việc mà chúng ta cần phải làm rõ và điền tên cụ thể vào. Có điền tên rõ ràng thì mới có trách nhiệm, có trách nhiệm thì mới thực thi. R - Responsibility: Những người sẽ làm cùng theo sự phân
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
53
Người được trao quyền nên nắm mọi quyết định liên quan đến nhiệm vụ này, chịu trách nhiệm cuối cùng với lãnh đạo về việc hoàn tất nhiệm vụ.
Người này sẽ làm tất cả các công việc liên quan đến định hướng, điều phối, chọn lựa nhân sự phù hợp để thực thi thông qua việc đồng thuận cùng với người chịu trách nhiệm cao nhất cho toàn bộ kế hoạch này.
C - Consultant: Một hoặc nhiều người có vai trị cố vấn chun môn trong lĩnh vực ở từng nhiệm vụ, người này sẽ được mời vào khi người nắm chữ A thấy cần thiết và thương lượng được.
I - Inform: Người này thường là sếp, họ chỉ cần biết thông tin mà không cần can thiệp về vận hành cho nên chỉ cần luôn đặt họ trong email hoặc các cơng cụ truyền thơng khác để họ có thể nắm được tình hình tổng thể.
Bước 3: Lập lịch trình
Bắt đầu bằng cách xem xét những thời gian cố định khơng thể thay đổi. Chẳng hạn đó có thể là ngày khai mạc Hội chợ sản phẩm hoặc hạn chót để lập các tài liệu nhất định cho cơ quan nhà nước,... Từ đó, bạn sẽ đi ngược lại để đặt các cột mốc thời gian khác tương ứng.
Lưu ý rằng: Bạn cần xác nhận hạn chót hoặc cột mốc cuối
cùng có thể khó nhưng vẫn mang tính thực tế với lý do hoặc định hướng rõ vì khơng một nhóm kế hoạch nào có tinh thần để thực hiện nếu ngay từ đầu họ khơng tin vào điều đó.
Đặt thời hạn 4 đến 6 tuần cho mỗi nhiệm vụ lớn (Nhiệm vụ cấp 1) và không quá 01 tuần cho nhiệm vụ con (Nhiệm vụ
cấp 2). Không lên lịch quá chi tiết đến mức bạn khơng có thể giám sát được.
Sắp xếp lịch trình dựa trên điều kiện khả thi về mặt logic, việc nào trước, việc nào sau và mối tương quan.
Ví dụ: Nhóm của bạn khơng thể thực hiện ngay nhiệm vụ C nếu nhiệm vụ A và B chưa hoàn thành.
Xác định từng phân đoạn kế hoạch/ hạng mục công việc theo cùng đơn vị ngày hoặc tuần.
Đừng bắt đầu kế hoạch bằng việc đặt lịch trình mà nhóm của bạn phải làm thêm giờ để hoàn thành đúng thời hạn đặt ra. Điều này sẽ làm đi mất sự linh hoạt để xử lý các vấn đề phát sinh sau này.
Điểm tắc: Đánh dấu các “điểm tắc” tiềm ẩn - đó là các nhiệm vụ trong luồng cơng việc phải được hồn thành trước để những nhiệm vụ khác có thể bắt đầu. Hãy bổ sung thời gian thêm vào lịch trình nơi có những điểm tắc để đảm bảo những điểm tắc này khơng làm trì hỗn tất cả các cơng việc cịn lại.
Có nhiều phương thức để lập lịch trình, phương thức sau đây là kết hợp giữa Gantt chart, R.A.C.I và WBS để tạo nên một lịch trình tổng thể của kế hoạch. Thơng tin từng nhiệm vụ, thời lượng ước tính của mỗi nhiệm vụ và chuỗi thứ tự các hoạt động.
55ST ST T Nhiệm vụ Ngà y bắt đầu Ngà y kết thúc Tổng số ngà y R A C I 31/5 - 4/6 7/6 - 11/6 14/6 - 18/6 21/6 - 25/6 28/6 - 2/7 1 Trưng bà y bắt mắt, dễ tìm. 1/6 10/6 10 Tú, V i Lam Huy Start 1.1
Thiết lập chuẩn trưng bà
y hàng hóa. 1/6 4/6 5 Tú Lam Huy 1.2
Đào tạo nhân viên & quản lý tại của hàng.
7/6 10/6 5 Tú Lam Huy 2
Tiếp đón khách vui vẻ, nhiệt tình.
8/6 20/6 13 Ngọc Hữu Huy Tuấn Cần hồn thành NV1. 3
Vận hành hàng hóa nhẹ nhàng, khơng phiền khách.
21/6 30/6 10 Trí, Tiến Kiều Huy 4
Thanh tốn nhanh, thêm nhiều phương thức phổ biến không tiền mặt.
1/7
15/7
15
Giang
Bước 4: Họp khởi động kế hoạch (kick-off meeting)
Mọi người cần nắm cùng thông tin, thấu hiểu, quyết tâm trước khi triển khai vì vậy cuộc họp triển khai là rất quan trọng và cần chuẩn bị kỹ.
Tổng hợp thông tin trước cuộc họp: - Kế hoạch phân chia công việc. - Lịch trình.
- Ngân sách.
- Phương án quản trị rủi ro.
Tập hợp toàn bộ những thành viên tham gia vào kế hoạch, trao đổi và thống nhất các nội dung để bắt tay hành động.
Viết biên bản cuộc họp và gửi email cho tất cả thành viên tham dự những nội dung chính đã thống nhất (hạng mục yêu cầu, thời gian, ai cho việc gì).
Thơng báo ngắn gọn về mục tiêu và thời gian với tất cả các bên liên quan biết không trực tiếp tham dự nhưng cần biết để phối hợp khi cần.