- Thụ hưởng cấp 4: Tổ chức nơi nhân viên này đang làm việc, những kiến thức và hành động tích cực hay tiêu cực của
của quản trị
CÁC BƯỚC CƠ BẢN CỦA GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
Thông thường, mỗi nhà quản trị đều ưa thích một số phương pháp ra quyết định nào đó, nhưng nhìn chung, có hai nhóm phương pháp ra quyết định phổ biến sau: Phương pháp cá nhân ra quyết định và phương pháp quyết định tập thể. Tuy nhiên, để lựa chọn được phương pháp ra quyết định tốt nhất, nhà quản trị nên thực hiện theo bốn bước cơ bản dựa trên mơ hình của nhà kinh tế học Polya như sau:
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
127
không phải là giải quyết như thế nào. Xác định đúng vấn đề là yếu tố căn bản để có giải pháp giải quyết hợp lý, hữu hiệu. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng điều bạn đang hướng đến là giải quyết triệt để vấn đề, chứ không phải chỉ giải quyết triệu chứng của vấn đề. Muốn vậy, cần tránh nhìn nhận vấn đề một chiều chỉ dựa theo ý muốn chủ quan của cá nhân mà cần xem xét, hình dung vấn đề theo nhiều cách, từ những góc nhìn khác nhau; phân tích những vấn đề phức tạp thành nhiều hợp phần; tìm mối quan hệ giữa những sự việc khác nhau cũng như những điểm giống nhau từ những sự việc khác nhau.
Dưới đây là các bước giúp bạn xác định được vấn đề một cách tồn diện.
Đó có thực sự là vấn đề? Xác định vấn đề là gì?
Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay khơng. Bạn khơng nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết một vấn đề mà nó có khả năng tự biến mất hoặc khơng quan trọng. Nhiều người thường vội vàng tìm cách giải quyết vấn đề mà chưa kịp nhận thức được điều này.
Tiếp theo, bạn cần phải xác định điều bạn đang gặp phải có thật sự là điểm cốt lõi? Hay nó chỉ là “bề nổi của tảng băng trơi”? Hay nó chỉ là “cành lá” của một “gốc rễ” khác chưa được tìm ra? Đa số mọi người thường nhìn vấn đề ở bề nổi chứ khơng tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Nếu vấn đề mà chúng ta nhìn thấy chỉ là phần nổi, cịn phần chìm lớn hơn nhiều mà chúng ta chưa thấy lại có thể mang đến những thảm họa rất lớn.
Hãy tự mình định ra vấn đề và sau đó tìm người mà bạn tin cậy, phù hợp để xem xét và bàn bạc. Ví dụ như vấn đề có liên quan tới cơng việc, hãy trao đổi với các nhân viên hoặc thành viên đơn vị.
Để xác định đúng vấn đề và bản chất của vấn đề cần lặp đi lặp lại hàng loạt câu hỏi liên quan đến vấn đề phát sinh cho đến khi nhận ra gốc rễ của vấn đề:
- Khách hàng muốn gì ở chúng ta? Chúng ta có thể làm gì tốt hơn cho họ?
- Có thể xảy ra điều gì trong q trình làm việc? Điều gì làm chậm cơng việc hoặc khiến nó trở nên khó khăn hơn?
- Điều gì gây ra bực mình và khó chịu cho đội nhóm? Có liên quan tới mình/doanh nghiệp mình khơng? Mình có thể xử lý được không?
- Tầm quan trọng của vấn đề, có đáng đầu tư cơng sức để giải quyết khơng?
- Đó là một vấn đề đơn lẻ hay chỉ là một phần của vấn đề rộng lớn hơn?
- Đó có phải là vấn đề cũ nhưng chưa được giải quyết hợp lý? - Vấn đề này cần xử lý ngay, hay chưa cần xử lý ngay? Để mặc có được khơng? Nếu để mặc vấn đề để tự nó qua đi thì có nguy cơ gì xảy
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
129
Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý, việc xác định vấn đề sai lầm là điều khó tránh khỏi, do đó cần phân tích kỹ lưỡng và tận dụng mọi kinh nghiệm của đồng nghiệp và nhân viên trong tổ chức mình. Chỉ khi nào chúng ta xác định rõ vấn đề bằng con mắt phê phán khách quan, tồn diện thì chúng ta mới có thể tìm ra cách giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, hữu hiệu.
Nhìn nhận đúng về vấn đề:
Giai đoạn tiếp theo của quá trình xác định vấn đề là nghiên cứu và nhìn nhận vấn đề một cách đầy đủ nhất có thể.
Bạn có thể bắt đầu với một số câu hỏi sau:
- Nó đã gây ra ảnh hưởng gì? - Cách người khác nhìn vấn đề này?
- Những giải pháp ban đầu nghĩ tới có thể thử? - Những lợi ích có thể nhận được?
- Hiểu rõ đầy đủ bất kỳ quy trình, thành phần, dịch vụ hoặc cơng nghệ nào bạn muốn sử dụng?
Tìm hiểu thực tế hiệu quả thì bạn sẽ thấy được bức tranh rõ ràng hơn cho vấn đề bạn gặp phải.
Hãy đảm bảo rằng vấn đề đã được nhận diện một cách chính xác nhất, bởi vì nếu bạn nhận diện chúng trong phạm vi q lớn thì bạn khơng có thời gian hay nguồn lực để giải quyết một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, nếu bạn chỉ tìm thấy vấn đề trong phạm vi quá hẹp, bạn chỉ muốn giải quyết một hiện tượng mà không phải nguyên nhân sâu xa. Gợi ý, trong bước này chúng ta nên hỏi câu hỏi: “Tại sao?” để nhìn vấn đề rộng và “Điều gì ngăn cản chúng ta?” để giải quyết vấn đề trong phạm vi hẹp.
Ví dụ: Nếu vấn đề của bạn là tình hình đội ngũ đang giảm đi sức sáng tạo vốn có, hãy hỏi: Điều gì trong cơng ty của tơi đã ảnh hưởng tới sức sáng tạo của đội nhóm? Hoặc: Liệu xã hội và gia đình có ảnh hưởng đến sức sáng tạo đội nhóm khơng? Và tơi có thể làm gì nhỉ?
Câu hỏi ở phạm vi hẹp hơn là: “Tôi không biết làm thế nào để kiểm sốt tình trạng của đội nhóm”?
Vấn đề lớn thường được tạo thành từ nhiều vấn đề nhỏ. Đây là giai đoạn bạn có thể sử dụng các phương pháp chia nhỏ, bóc tách vấn đề để tìm hiểu sâu hơn.
Cần nắm thông tin đầy đủ về vấn đề. Việc nắm rõ được toàn bộ vấn đề so với việc chỉ nhận thức được một góc của điều đó là rất khác nhau. Mọi sự vật có nhiều khía cạnh, chỉ nhận thức được một phương diện sẽ dẫn đến việc “lấp chỗ nọ hổng chỗ kia”. Và hiển nhiên sẽ kéo dài thời gian để phải xử lý vấn đề đó. Ngồi ra, cũng cần ý thức được tầm quan trọng, tính cấp thiết của vấn đề để phục vụ tốt cho việc cân đối thời gian, nguồn lực trong việc tìm và thực hiện giải pháp.
Nguyên nhân dẫn đến vấn đề là gì?
Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngơn ngữ của y khoa, đó là việc “bắt không đúng bệnh” dẫn đến chỉ điều trị triệu chứng, chứ không trị khỏi bệnh.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
131
- Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?
- Nguyên nhân dẫn đến vấn đề này là gì? Có ngun nhân thứ cấp nào ở mỗi ngun nhân này nữa khơng?
Việc tìm hiểu nguyên nhân sẽ giúp ích rất nhiều cho việc giải quyết vấn đề một cách triệt để. Hơn nữa, nó cũng là cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề khi bạn đã xác định được một cách rõ ràng vị trí “lỗ hổng cần vá”.
• Bước 2: Tìm ra các giải pháp
Khi đã có được những thơng tin cụ thể nắm được ở bước 1, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để đưa ra các phương án xử lý. Hãy nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc cạnh; kể cả những điều trước đây anh/ chị chưa từng nghĩ tới. Động não hay ghi ra tất cả các giải pháp có thể, kể cả nếu giải pháp đó có khó khả thi đến đâu đi nữa. Khi đã nêu được các giải pháp rồi, cân nhắc khách quan các khả năng có thể. Ghi lại những giải pháp nào:
- Cần thêm thông tin; - Là các giải pháp mới; - Sẽ bị chống đối;
- Tỏ ra có hứa hẹn, lý thú.
Nhìn chung, chúng ta đều có những cách giải quyết vấn đề của riêng mình. Nếu chỉ có một phương án duy nhất mà bạn đã vội ra quyết định thì dễ mắc sai lầm, vì đây là cách ra quyết định rất là phiêu lưu. Vì vậy, bạn hãy huy động nguồn lực từ nhiều phía, lắng nghe và góp nhặt những ý kiến cá nhân và các ý kiến chung để tránh bỏ lỡ những giải pháp tiềm năng.
Sử dụng bước này như cách để tìm ra giải pháp, khơng phải phân tích hay phản biện. Hãy nhớ rằng những ý tưởng khơng thực tế thường có thể tạo ra những điều tốt đẹp. Là chủ một doanh nghiêp, bạn không được phép thử Đúng/Sai mà phải lựa chọn phương án tối ưu từ nhiều phương án. Do đó, điều quan trọng là bạn phải có được ít nhất tối thiểu hai sự lựa chọn, cố gắng đưa ra càng nhiều phương án càng tốt vì những giải pháp này sẽ là dữ liệu để ra quyết định lựa chọn sau này. Với việc càng có nhiều lựa chọn, vấn đề sẽ càng có khả năng được xử lý theo cách tốt nhất.
• Bước 3: Đánh giá các giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu (ra quyết định)
Ngày nay, trong công tác quản trị, hiệu quả không chỉ đến từ việc vấn đề đã được giải quyết hay chưa mà còn phải bảo đảm được hiệu suất cao nhất. Tức là tối thiểu hóa nguồn lực. Như đã nói ở trên, có những cấp độ vấn đề khác nhau: không quan trọng và không cấp thiết, không quan trọng nhưng cấp thiết, quan trọng nhưng không cấp thiết hay vừa quan trọng vừa cấp thiết. Từ đó, địi hỏi việc phân bổ hợp lý các nguồn lực với từng loại vấn đề. Nếu bạn sửa bậc cửa trong khi dùng hết số gạch đủ để xây một căn nhà thì dù bậc cửa có đẹp đến mấy, bạn sẽ khó có thể có được sự thừa nhận. Vì vậy, nhận thức được nguồn lực thích hợp là cần thiết để đạt được hiệu quả cao.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
133
giải pháp đó có phù hợp về nguồn lực, có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, và có tính hiệu quả, đúng mục tiêu, tính khả thi, lợi ích có tương xứng với chi phí bỏ ra, mọi người có chấp nhận khơng, hay có gây ra các vấn đề khác khơng.
- Tính phù hợp: Liên quan tới chính giải pháp đó, liệu nó có liên quan gì tới vấn đề đạo đức hay thái độ trong hoạt động cơng vụ hay kinh doanh khơng. Nó có phù hợp với tầm quan trọng khơng? Có đáp ứng đủ với u cầu khơng? Có thái q khơng?
- Tính khả thi: Liên quan tới việc cần bao nhiêu nguồn lực (nhân, tài, vật lực v.v.) để giải quyết vấn đề này (Tức là có làm nổi khơng?). Giải pháp này sẽ giúp xử lý vấn đề như thế nào?
- Tính linh hoạt: Liên quan tới khả năng Anh/Chị ứng phó với những hệ quả chưa tính tới được, hay sự chấp thuận các khả năng khác, liệu Anh/Chị có thể kiểm sốt được các kết quả khi bắt đầu không.
Một số lưu ý:
- Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đơi khi hơn cả mong đợi.
- Đừng coi bất kỳ giải pháp nào là “hồn chỉnh”, vì nếu đã có giải pháp hồn chỉnh thì có lẽ khơng có vấn đề phát sinh từ đầu.
- Chú ý tới linh cảm/trực giác của Anh/Chị khi lựa chọn cách thức hành động.
- Hãy tham khảo ý kiến của người mà Anh/Chị tin cậy đã từng trao đổi về vấn đề này xem liệu Anh/Chị
cịn qn gì khơng, cịn vấn đề gì với giải pháp của Anh/Chị khơng?
- Có thể phải thỏa hiệp nếu vấn đề và giải pháp của Anh/Chị chằng chịt với nhau. Các giải pháp trái ngược nhau có thể lại gợi nên một giải pháp mới.
• Bước 4: Thực hiện và đánh giá
Xây dựng kế hoạch thực hiện:
- Các hành động và quy trình dần dần nhằm giải quyết vấn đề, thời gian để thực hiện là bao lâu.
- Có chiến lược để thơng tin cho các bên liên quan. Cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện giải pháp. Khi cần, thông báo cho những người quan tâm, những người sẽ chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi này.
- Xác định và phân bổ các nguồn lực cần thiết. Những nguồn lực nào sẵn có có thể hỗ trợ trong việc giải quyết vấn đề đó.
- Lập tiến độ thời gian thực hiện.
Dù việc hồn thành 3 bước đầu có thể giúp gia tăng tỷ lệ đưa ra quyết định xử lý vấn đề đúng của bạn tăng lên cao, nhưng cũng không thể đảm bảo chắc chắn 100% là bạn đã lựa chọn
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
135
Sau khi thực hiện xong, đánh giá để rút kinh nghiệm, những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.