- Thụ hưởng cấp 4: Tổ chức nơi nhân viên này đang làm việc, những kiến thức và hành động tích cực hay tiêu cực của
Sức mạnh ngôn từ trong quản trị
trong quản trị
1.1. Xây dựng phong cách giao tiếp tự tin và chuyên nghiệp và chuyên nghiệp
Tình huống:
Là một nhà quản lý, bạn sẽ thường xuyên phải đối mặt với các cuộc tiếp xúc với đám đơng, có khi phải làm việc, thương thuyết với các đối tác cấp cao hoặc các khách hàng khó tính. Làm thế nào để bạn có văn hóa ứng xử với phong thái tự tin và chuyên nghiệp nhằm chinh phục khách hàng và đối tác, đem lại hiệu quả và cơ hội trong kinh doanh cho doanh nghiệp?
Là một nữ doanh nhân, nếu bạn có một ngoại hình xinh đẹp thì quá tốt nhưng nếu không được như thế, bạn vẫn có nhiều lợi thế để chinh phục đối tác, khách hàng cũng như các cộng sự. Đó là bạn phải biết cách làm đẹp, ăn mặc thanh lịch, sang trọng phù hợp với tính chất của từng buổi giao tiếp. Đặc biệt là, bạn phải biết cách cuốn hút người khác bằng tài ăn nói khơn khéo và giàu tính thuyết phục. Vì thế, để đạt được phong cách giao tiếp tự tin, chuyên nghiệp, bạn phải nắm rõ sức mạnh của ngôn từ trong giao tiếp cũng như việc quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên như các bạn đã biết, lời nói đơi khi là con dao hai lưỡi. Có sử dụng được nó để tạo nên lợi thế hay khơng phụ Phong cách giao tiếp tự tin tạo lợi thế khi thương thuyết với đối tác. (Nguồn ảnh: internet)
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
107
năng giao tiếp tại các cơng ty và tập đồn ở Mỹ và trên thế giới cho rằng: “Phong cách giao tiếp - hay cách bạn nói chuyện và gây ảnh
hưởng với người khác - có thể mang đến cho bạn những lợi ích lớn từ một ngơn từ nhỏ nhưng tinh tế. Cũng như các chính trị gia luôn chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất trong bài thuyết trình hay kiến nghị của mình, việc mài giũa kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn chọn và sử dụng đúng từ ngữ để nói chuyện với người khác một cách hiệu quả nhất”.
Khả năng diễn đạt một cách rõ ràng, mạch lạc các ý tưởng, quan điểm và làm chủ cảm xúc của bản thân sẽ giúp bạn tạo ra sự khác biệt và đạt hiệu quả giao tiếp tốt hơn rất nhiều so với việc nói lan man mà khơng có trọng tâm, trọng điểm. Muốn thế, vốn từ của bạn phải phong phú, đa dạng, bao trùm khá nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội. Khi bạn sở hữu một vốn từ phong phú sẽ giúp bạn ứng biến nhanh trong mọi tình huống, đơi khi giúp bạn thốt hiểm trong gang tấc. Điều quan trọng là bạn phải biết sử dụng đúng ngôn từ vào đúng thời điểm và đúng đối tượng để đạt được kết quả như mong muốn.
Việc chọn đúng từ và sử dụng vào đúng ngữ cảnh để chuyển tải thông điệp của bạn sẽ thuyết phục người nghe nhiều hơn so với việc bạn dùng từ hoa mỹ mà không phù hợp với bối cảnh giao tiếp, với đối tượng mà bạn hướng đến.
Một số lưu ý giúp bạn chọn lọc từ ngữ để làm chủ tình huống giao tiếp:
Tập trung lắng nghe trong các cuộc thảo luận: Việc lắng nghe chăm chú và ghi chép lại những ý chính, chú ý những từ ngữ quan trọng sẽ giúp bạn nắm rõ nội dung người nói đang trình bày. Thay vì bỏ qua những câu, từ không hiểu rõ, bạn hãy thử đốn nghĩa
của nó dựa vào ngữ cảnh mà người nói đang đề cập. Nếu vẫn khơng chắc chắn, bạn nên mạnh dạn hỏi lại để giải đáp thắc mắc cho họ hoặc để giải thích cho các nhân viên trong đội, nhóm nắm rõ vấn đề đang thảo luận.
Mở rộng vốn từ của bạn bằng cách dành thời gian đọc sách,
báo, tạp chí và tập trung vào những chủ đề bạn cũng như nhân viên đang quan tâm. Ngoài ra, bạn nên học thêm từ ngữ chuyên ngành nếu bạn còn khá xa lạ với một ngành nghề hoặc một lĩnh vực nào đó. Càng đọc nhiều, vốn từ của bạn càng phong phú và đó chính là lợi thế của bạn khi đàm luận với người khác.
Sử dụng một cuốn sổ tay để ghi lại các từ mới, các từ mà bạn
cảm thấy thật sự hữu dụng, cần phải lưu ý, nhất là các thuật ngữ chuyên ngành.
Hãy áp dụng ngay những từ mà bạn mới học được mỗi khi bạn nói và viết.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
109
Biết làm chủ và phát huy sức mạnh của ngơn từ bằng cách áp dụng khéo léo những bí quyết và kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp sẽ giúp bạn trở nên tự tin, cuốn hút và gặt hái nhiều thành cơng hơn nữa. Khi thuyết trình hoặc thương thuyết với các đối tác, khách hàng cũng như nhân viên, bạn nên trình bày vấn đề theo các gợi ý sau đây:
Ngắn gọn, súc tích: Những từ ngữ ngắn gọn, chính xác có sức tác động rất lớn nếu được sử dụng có chọn lọc và chuyển tải được nội dung bạn muốn nói. Thay vì sử dụng những từ ngữ thật “kêu”, thật bóng bẩy nhưng xa lạ với người nghe, bạn hãy dùng những từ đơn giản mà chính xác để giúp người nghe dễ dàng tiếp nhận, hiểu và nhớ rõ những gì bạn nói. Mặt khác, khi thuyết trình, bạn cũng nên trình bày vấn đề ngắn gọn, súc tích. Nên biến bài thuyết trình của mình thành một cuộc trị chuyện, hoặc sử dụng hình ảnh để giảm bớt số lượng từ bạn cần nói, cắt bỏ những phần khơng cần thiết sẽ giúp người nghe dễ dàng tập trung vào thông điệp cốt lõi của bạn.