- Tránh bị nhân viên kế toán qua mặt:
và quản lý thực thi đạt mục tiêu đúng tiến độ
2.2. Quản lý thực thi mục tiêu đúng tiến độ
Kiểm soát và đánh giá kế hoạch
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
57
trường hợp, xem xét lại các mục tiêu mang tính chiến lược của doanh nghiệp.
Kiểm sốt kết quả khơng có nghĩa là chỉ xem xét các kết quả cuối cùng mà nó địi hỏi phải có một hệ thống đánh giá và điều chỉnh theo nhiều cấp độ dưới nhiều góc độ khác nhau. Hệ thống này sẽ cho phép các nhà quản lý giám sát và đánh giá các hoạt động của các bộ phận, các chức năng cũng như của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đồng thời cho phép doanh nghiệp tự điều chỉnh để đảm bảo thực hiện kế hoạch và nâng cao hệ thống của doanh nghiệp.
Quy trình kiểm sốt và đánh giá:
- Thiết lập các tiêu chuẩn và chỉ tiêu:
Các tiêu chuẩn và chỉ tiêu là cơ sở để các nhà lãnh đạo đánh giá thành quả hoạt động của các doanh nghiệp. Thông thường các tiêu chuẩn và chỉ tiêu này được xây dựng dựa trên kế hoạch được lựa chọn.
Ví dụ, đối với một doanh nghiệp đang theo đuổi kế hoạch thâm nhập thị trường thì cần đặt ra rất nhiều mục tiêu cho các bộ phận như tăng thị phần lên 20%, đạt tỷ lệ khách hàng hài lịng 90%, mở rộng cửa hàng để tăng khơng gian trưng bày và thu hút khách hàng mới... Với các mục tiêu như vậy doanh nghiệp có thể phải thực hiện một số việc như: gia tăng áp lực cạnh tranh lên đối thủ, xây dựng đội ngũ nhân viên có kỹ năng tốt, hay đảm bảo tài chính.
- Xây dựng các thước đo và hệ thống giám sát:
Xây dựng các thước đo và hệ thống giám sát cũng là một cơng việc khó khăn với nhà quản trị. Việc này sẽ giúp doanh
nghiệp giám sát quá trình thực hiện một cách xác đáng hơn nhằm mục đích đánh giá việc thực hiện mục tiêu của các cấp trong doanh nghiệp.
Tuy vậy, trong nhiều trường hợp, đo lường các kết quả là một nhiệm vụ rất khó khăn, nhất là khi doanh nghiệp có nhiều hoạt động khác nhau.
Ví dụ như phịng kinh doanh, hoặc bộ phận sản xuất, ở những phòng này doanh số bán hay số lượng sản phẩm được sản xuất là có thể định lượng. Tuy nhiên, việc xây dựng các thước đo và hệ thống giám sát cho các bộ phận mà kết quả đầu ra là khó định lượng như phịng nhân sự hay phòng nghiên cứu và phát triển. Hoặc trong một trường hợp khác như đánh giá một cách chính xác hiệu quả hoạt động của bộ phận tiếp thị trong việc thâm nhập những thị trường mới và thỏa mãn những khách hàng mới cũng là nhiệm vụ khó khăn. Tất cả những vấn đề này đòi hỏi phải sử dụng các hệ thống kiểm sốt phù hợp với tính đặc thù của từng bộ phận cũng như của từng doanh nghiệp.
- So sánh các kết quả thực tế với các tiêu chuẩn và mục tiêu đã xây dựng:
So sánh sẽ giúp nhà quản trị trong doanh nghiệp có được cái nhìn thực tế, rõ nét hơn. Việc các hoạt động diễn ra một cách sn sẻ chưa chắc đã đảm bảo tính hiệu quả của nó bởi các hoạt
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
59
với năng lực của doanh nghiệp, hoặc là do trong quá trình thực hiện kế hoạch doanh nghiệp đã huy động được những năng lực đặc biệt hoặc đã nắm bắt được những cơ hội khơng được dự tính trước đó. Và như vậy thì doanh nghiệp có thể nâng cao mục tiêu trong thời gian tới. Trong trường hợp các kết quả hệ thống thấp hơn mục tiêu và tiêu chuẩn đề ra, nguyên nhân có thể là hiệu quả hệ thống thực sự quá thấp so với năng lực của doanh nghiệp, hoặc có thể đến từ các ngun nhân mang tính bất thường, các yếu tố khách quan mà doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt. Như vậy, nhà quản trị cần xem xét nguyên nhân để có sự điều chỉnh phù hợp.
- Đánh giá các kết quả và thực hiện các điều chỉnh cần thiết:
Sau khi đã đánh giá được thực trạng, tìm hiểu được nguyên nhân của vấn đề, cơng việc cịn lại của nhà quản trị là điều chỉnh. Việc điều chỉnh này có thể được thực hiện ở quy mô bộ phận đến quy mơ tồn doanh nghiệp, có thể đi từ các biện pháp cụ thể cho từng giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh đến việc thay đổi cơ cấu của toàn doanh nghiệp. Cách thứ nhất là trong trường hợp nguyên nhân là do hiệu quả hoạt động thấp dẫn đến không thực hiện được mục tiêu, các nhà lãnh đạo có thể thay đổi hệ thống kiểm soát hiện tại, thay đổi hệ thống đo lường và đánh giá kết quả của các bộ phận, các cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả của mỗi đối tượng trên. Đây được coi là việc điều chỉnh trực tiếp. Cách thứ hai là điều chỉnh trên hệ thống mục tiêu. Được thực hiện trong trường hợp ngun nhân là do tính khơng xác đáng của mục tiêu so với phương tiện, giải pháp thích hợp sẽ là điều chỉnh lại mục tiêu cho phù hợp với năng lực thực sự của doanh nghiệp và các bộ phận.
3.