- Thụ hưởng cấp 4: Tổ chức nơi nhân viên này đang làm việc, những kiến thức và hành động tích cực hay tiêu cực của
Làm nổi bật nội dung chính bằng những câu khái quát ngắn
1.2. Nghệ thuật xử lý xung đột tại nơi làm việc
Tình huống:
Trong một doanh nghiệp, giữa các bộ phận hoặc đội, nhóm có khi xuất hiện mâu thuẫn do sự khác nhau về mục tiêu, về quyền lợi; hoặc mâu thuẫn có thể nảy sinh do sự phân cơng cơng việc chưa hợp lí, do thiếu tơn trọng hoặc khơng hiểu nhau... Để dàn xếp và
hóa giải những mâu thuẫn nêu trên, nhà quản trị phải xử lý thế nào?
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
115
Xung đột trong công việc là vấn đề luôn luôn và chắc chắn sẽ xảy ra trong bất cứ một tổ chức nào. Sự bất đồng giữa các nhân viên sẽ tạo ra một môi trường làm việc căng thẳng, khó chịu đối với tất cả mọi người. Nhiệm vụ của một nhà quản lý là bạn phải đặt dấu chấm hết cho sự xung đột đó. Việc xử lý hiệu quả những mâu thuẫn giữa các nhân viên sẽ giúp bạn tăng thêm uy tín, ngược lại nếu bạn làm ngơ trước những xung đột đó, các thành viên khác trong nhóm của bạn sẽ phải gánh chịu hậu quả nặng nề.
Như vậy, việc giải quyết xung đột và mâu thuẫn sao cho hợp lý, ổn thỏa là điều mà các nhà quản lý cần nghiêm túc thực hiện để doanh nghiệp hoạt động được tốt nhất. Tuy nhiên, việc
xử lý những xung đột tại nơi làm việc trong doanh nghiệp của bạn, phải làm sao để được “thấu tình, đạt lý”, và sự bao dung, dịu dàng của nhà quản lý nữ khi đó có giúp bạn thành cơng hơn trong việc xử lý những tình huống như thế hay khơng?
Để dàn xếp và hóa giải các xung đột, chúng ta cần thực hiện theo những bước sau đây:
Trước tiên, khi bắt tay giải quyết việc bất đồng quan điểm
trong tổ chức của mình, bạn cần xác định rõ điều cần nhất trong việc hóa giải này là nhằm kết nối lại các thành viên trong đội nhóm hoặc trong doanh nghiệp với nhau.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
117
chân”, bạn phải can thiệp và hòa giải ngay. Truy ra vấn
đề trọng điểm và trấn tĩnh cả hai bên xung đột.
Sau khi cả hai bên đều bình tĩnh, có đủ khả năng kiềm chế để ngồi lại giải quyết xung đột, bạn cần phải đưa ra những quy tắc cơ bản nhưng đủ mạnh để khiến xung đột chỉ nằm trong phạm vi thảo luận hoặc tranh cãi mà không đi vượt quá giới hạn. Lúc này, bạn đưa ra những câu hỏi đi vào trọng tâm để cả hai bên trình bày quan điểm và ý kiến cá nhân.
Đối với những trường hợp xung đột kiểu “bằng mặt khơng bằng lịng”. Bạn có thể sử dụng các trị chơi đội nhóm, tổ chức đi du lịch, dã ngoại, giao lưu văn hóa văn nghệ là vơ cùng phù hợp. Dạng xung đột này xuất phát từ việc kiềm nén cảm xúc lâu ngày, vì thế chúng ta nên tạo một hoạt động giao lưu trong đội nhóm nhỏ giúp kết nối các thành viên lại với nhau.
Để ngăn chặn xung đột và đi vào hòa giải, lúc này, bạn phải sử dụng “cái đầu lạnh” của một “bà đầm thép”: Phải nghiêm khắc, cứng rắn và không được tỏ ra thiên vị đối với bất cứ bên nào. Trong tình huống này, chuyên gia Don Gabor đưa ra lời
khuyên cho bạn như sau:
• Một: Thể hiện uy quyền của nhà lãnh đạo nhưng không thiên vị một ai.
• Hai: Cứng rắn và nghiêm khắc bảo họ ngừng ngay cuộc cãi vã.
• Ba: Hãy cho họ biết hành vi của họ ảnh hưởng đến người khác như thế nào.
• Bốn: Đưa ra một hành vi cụ thể mà bạn muốn họ phải chấm dứt.
• Năm: Nêu rõ quan điểm của mình về xử lý vụ xung đột này.
• Sáu: Nhấn mạnh rằng bạn đang rất nghiêm túc và có được sự đồng tình của những nhân viên khác cũng như của cấp trên.
• Bảy: Yêu cầu cả hai đi đến một sự thỏa hiệp và đưa ra thỏa thuận nhằm chấm dứt đối đầu.
• Tám: Tổ chức cuộc họp ba bên để xử lý dứt điểm vụ việc. Một trường hợp nữa có thể xảy ra: Với những người khơng có thiện chí tháo gỡ những khúc mắc, tiếp tục đẩy mâu thuẫn lên cao và không chịu nhân nhượng, lúc này bạn hãy tham khảo ý kiến của bộ phận nhân sự, đối chiếu nội quy công ty hoặc tham vấn cấp quản lý cao hơn trước khi đề xuất biện pháp xử lý thích hợp. Sau khi sự việc đã được dàn xếp tương đối ổn thỏa, bạn sẽ đi sâu tìm hiểu các khía cạnh liên quan để làm sáng tỏ vấn đề và nắm chắc được bản chất của xung đột đó. Lúc này, những yếu tố mềm mại, nữ tính cùng sự nhân hậu, bao dung của nhà quản lý nữ sẽ phát huy hiệu quả nếu bạn biết cách động viên, trấn an nhân viên nhằm đem lại cho họ niềm tin và sự phục thiện cũng
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
119
mặt với mâu thuẫn lớn hơn về sau. Bạn phải làm gì để xua tan bầu khơng khí nặng nề sau xung đột?
Dưới đây là một vài cách giúp nhen lại ngọn lửa nhiệt tình, truyền cảm hứng làm việc cho các thành viên trong nhóm để họ trở nên năng động và sáng tạo trở lại.
- Thứ 1: Nhận trách nhiệm. Với vị trí là người đứng đầu, một khi bạn dám đứng ra nhận trách nhiệm cho những sai lầm của bản thân (nếu có) hoặc của nhân viên và tha thứ cho nhân viên đó về lỗi của họ, vừa thể hiện bản lĩnh cũng như sự bao dung của bạn. Đó là cách vun đắp cho mối quan hệ lâu dài trong một công ty.
- Thứ 2: Gỡ rối. Những xung đột nơi làm việc khơng ít thì nhiều đều có thể làm tổn thương lịng tự trọng của những người trong cuộc. Nếu muốn nhân viên lấy lại năng suất làm việc, hãy tạo ra vài cú hích bằng cách khẳng định với họ rằng bạn vẫn đánh giá cao nỗ lực làm việc của họ.
- Thứ 3: Giao thêm công việc thuộc sở trường cũng như được họ yêu thích và rút bớt cơng việc họ khơng thích. Bằng cách đó mỗi người trong nhóm đều hứng khởi hơn và tập trung để hồn thành tốt công việc của họ.
- Thứ 4: Tạo khơng khí vui vẻ. Hãy mỉm cười và trị chuyện thân thiện. Xung đột đều làm các thành viên trong nhóm căng thẳng nếu bạn vẫn tiếp tục tức giận hoặc im lặng thì nhân viên của bạn sẽ cảm thấy ngột ngạt, rất có thể những xung đột khác lại tiếp tục xảy ra dù chỉ là từ những mâu thuẫn rất nhỏ.
Để tổ chức của bạn tiếp tục hoàn thành những mục tiêu kỳ vọng, sau khi giải quyết xung đột, bạn cần nhanh chóng
gầy dựng trở lại một bầu khơng khí dễ chịu và thoải mái trong cơng ty hoặc đội, nhóm của mình. Hãy cố gắng trở nên thân thiện và thậm chí là vui nhộn hơn, mỉm cười với mọi người và nói với họ những câu nói nhẹ nhàng, vui vẻ. Chuyên gia giao tiếp Don Gabor chia sẻ với chúng ta rằng: “Hãy quản lý
nhân viên như một nhà ngoại giao có tài là tránh những xung đột chung và nhanh chóng gỡ rối khúc mắc khi nó vừa phát sinh. Việc nhận biết những gì nên và khơng nên nói để nhân viên cảm thấy an tâm, phấn khởi khi làm việc. Nếu biết xử lý một cách khéo léo chắn chắn bạn sẽ làm cho tinh thần làm việc trong nhóm được nâng cao mạnh mẽ”.
Dù cho bạn đang quản lý một doanh nghiệp vừa và nhỏ hay một cơ sở kinh doanh thì việc giải quyết mâu thuẫn tại nơi làm việc sẽ giúp xây dựng cầu nối giữa bạn và tập thể, tạo dựng niềm tin vững chắc giữa các đồng nghiệp với nhau. Thông qua đó, những giải pháp mới, những quan điểm cũng như góc nhìn mới cũng được đề ra, từ đó giúp các thành viên thấu hiểu nhau hơn, hiểu rõ những mục tiêu lâu dài mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới để phấn đấu đạt được tốt hơn.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
1212. 2.