- Thụ hưởng cấp 4: Tổ chức nơi nhân viên này đang làm việc, những kiến thức và hành động tích cực hay tiêu cực của
Phương pháp quản trị hiệu quả
01 LẬP KẾ HOẠCH
LẬP KẾ HOẠCH • • CON NGƯỜI • • QUY TRÌNH • • CƠNG CỤ 02 HÀNH ĐỘNG 04 CẢI TIẾN 01 02
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
95
Bước 1: Khởi đầu là việc lập kế hoạch, mọi việc đều
phải được suy xét và tính tốn kỹ trước khi quyết định hành động trên cơ sở con người, quy trình và cơng cụ cần thiết. Những câu hỏi sẽ được đặt ra để xác định tính khả thi của kế hoạch:
Con người:
+ Để thực hiện được kế hoạch này chúng ta sẽ cần những người có kỹ năng và kiến thức như thế nào?
+ Với những người hiện tại trong tổ chức thì có đáp ứng đủ điều kiện để thực hiện kế hoạch này không?
+ Nếu những người hiện tại chưa đáp ứng đủ điều kiện thì chúng ta sẽ cần làm gì? Có khả năng nâng cấp những người hiện tại lên khơng? Có khả năng thu hút những người mới có đủ năng lực theo yêu cầu về tổ chức hay khơng? Bao lâu thì sẽ đáp ứng được điều kiện này?
Quy trình:
+ Để thực thi được kế hoạch này thì những quy trình chính yếu nào cần có?
+ Những quy trình này đã sẵn có chưa hay cần phải phát triển mới?
+ Tất cả mọi người đã thấu hiểu để có thể ứng dụng & phối hợp nhuần nhuyễn với nhau trên những quy trình này hay chưa?
Cơng cụ:
+ Với những cơng cụ hiện tại thì đã đủ để mọi người cùng chung tay thực hiện kế hoạch này chưa?
+ Có nhất thiết cần phải đầu tư thêm những công cụ mới hay khơng? Nếu khơng đầu tư thì cơng việc này có được tiến triển hay khơng?
+ Thời điểm nào sẽ là phù hợp nhất để đầu tư thêm những công cụ mới nhằm tối ưu hiệu suất vận hành?
Bước 2: Hành động
Khi đã có được thống nhất về bản kế hoạch trong tay cần tiến hành đưa vào thực tiễn sớm.
Và chúng ta cần hiểu rằng đối với những kế hoạch mới, có làm thì sẽ có sai, có sai thì sẽ có sửa, có sửa thì mới hồn thiện và thành cơng được. Vậy nên đừng bao giờ ngại sai mà ngưng lại, nếu không kế hoạch chỉ nằm trên bảng giấy và không bao giờ thành hiện thực trong cuộc sống.
Để giảm thiểu rủi ro khi tiếp xúc và hành động trên kế hoạch hồn tồn mới, hãy nhìn vào sơ đồ trên. Chúng ta có thể hiểu rằng việc lập kế hoạch và hành động là một vịng trịn tiến triển khơng ngừng. Vậy nên, chúng ta có thể hãy cho triển khai hành động ở quy mơ nhỏ nhất, ít rủi ro nhất để từ đó có thể học hỏi hồn thiện rồi hãy nhân rộng, làm lớn và hồn thành kế hoạch đặt ra.
Có bắt đầu thì mới có kết thúc. Có đặt những bước chân đầu tiên thì mới đi về đến đích, nên thúc đẩy hành động là rất quan trọng trong việc quản lý.
Tránh việc mọi người chỉ trao đổi và thống nhất cùng nhau trên lý thuyết nhưng khơng có bất kỳ hành động nào dẫn đến sự trì trệ và là nguy hiểm trong tương lai của doanh nghiệp.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
97
Tại Việt Nam, chúng ta có thể chứng kiến những suy thối của một số doanh nghiệp từng là một biểu tượng lớn một thời như các thương hiệu: Thái Tuấn trong ngành thời trang, xá xị Chương Dương trong ngành nước giải khát, Dạ Lan trong ngành chăm sóc răng miệng, Thorakao trong ngành mỹ phẩm,...
Bước 3: Giám sát & kiểm tra
Khi kế hoạch được lập ra và đưa vào thực thi thì những chỉ tiêu về chất lượng và tiến độ cho từng hạng mục cần phải được nêu ra và thống nhất trước.
Khi đó, sẽ có một bộ phận độc lập hoặc là người trực tiếp nắm vai trò dẫn dắt kế hoạch như trưởng bộ phận hoặc giám đốc sẽ giám sát việc thực thi thơng qua các hình thức khác nhau. Phải rõ ràng và chắc chắn rằng có phân bổ ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc giám sát và kiểm tra để chắc chắn rằng kế hoạch sẽ được diễn ra đúng tiến độ và đạt được mục tiêu chất lượng đề ra.
Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra trong quá trình giám sát thì người này sẽ cần trao đổi trực tiếp với người chịu trách nhiệm cuối cùng của tổ chức để có những phương án hành động sớm ngay lập tức. Từ đó đó giúp cho guồng máy được tinh chỉnh và cải thiện liên tục, tránh việc báo cáo không kịp thời dẫn đến không kịp xử lý và kế hoạch không thành công.
Để thực hiện tốt kế hoạch cần theo sát các bước sau: - Theo dõi qua các chỉ số được cập nhật liên tục.
- Theo dõi thông qua việc khảo sát trực tiếp cơ sở và thị trường để có sự đối chiếu so sánh về thành quả giữa mình và những tổ chức khác đang làm tốt.
- Khảo sát sự hài lịng của nhóm người được thụ hưởng. - Phương pháp Khách hàng bí mật: Trực tiếp đóng vai người được thụ hưởng để xem cách thức và kết quả của việc triển khai như thế nào. Để thực hiện được phương pháp này, người đóng vai khách hàng bí mật sẽ phải là người hồn tồn khơng được biết đến ở những nơi họ đi để có thể trọn vẹn q trình trải nghiệm như người bình thường.
Cơng tác giám sát và kiểm tra nên diễn ra định kỳ hàng tuần để có thể thúc đẩy mọi việc vào guồng một cách tốt nhất. Tránh việc hô hào lúc đầu rồi bỏ qua khơng quan tâm thì sau đó mọi thứ sẽ lại quay về như cũ do không được kèm cặp, giám sát và chỉ đạo thực thi. Nếu việc này liên tục diễn ra mà không được cải thiện thì sẽ hình thành nên nét văn hóa ù lỳ, thiếu cam kết của tổ chức.
Bước 4: Cải tiến
Đây là việc sẽ diễn ra liên tục và là mắt xích quan trọng giúp cho kế hoạch cũng như quá trình thực thi kế hoạch ngày càng hồn thiện, dẫn đến sự thành cơng của tổ chức.
Cải tiến chỉ có được khi và chỉ khi chúng ta đã bắt đầu hành động, ghi nhận lại những điểm tốt và chưa tốt thông qua q trình giám sát. Từ đó đúc kết thành bài học rồi cải tiến liên tục. Lưu ý rằng vòng tròn 4 bước này sẽ được hoạt động liên tục xuyên suốt quá trình định hình của một kế hoạch.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
99
Bốn việc trên được xem như “Tứ trụ” của phương pháp quản lý dựa trên hiệu quả lâu dài làm trọng tâm. Một tổ chức sẽ vươn xa khơng ngừng vì ln cải tiến để hồn thiện chính mình, ln thu hút và giữ chân người tài, từ đó tạo nên vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Một ví dụ trong ngành kim hồn của Việt Nam là PNJ, ra đời từ năm 1988 với cửa hàng Kinh doanh Vàng bạc Phú Nhuận có nguồn nhân lực khiêm tốn 20 nhân sự. Nhưng, PNJ đã cải tiến không ngừng cho một giấc mơ vươn xa “Trở thành nhà chế tác và bán lẻ trang sức hàng đầu Châu Á”:
- Chuẩn hóa vận hành để mở rộng quy mô: Từ 1 cửa hàng ở quận Phú Nhuận, TP. HCM năm 1988, đến năm 2020 đã mở rộng lên 340 cửa hàng.
- Phát triển Ngành: Khơng chỉ kinh doanh vàng, PNJ cịn thiết kế ra những bộ trang sức để tham dự sàn catwalk.
- Cá nhân hóa: Khách hàng của PNJ có thể chọn bất kỳ hình ảnh nào do bản thân họ hoặc bất kỳ ai vẽ ra, PNJ có thể làm ra 1 sản phẩm tương tự để vừa lòng khách hàng.
Nhờ đó, PNJ đã ghi điểm một cách ngoạn mục với màn thắng lớn tại JNA Awards, trở thành Doanh Nghiệp Xuất Sắc Nhất Châu Á - Thái Bình Dương năm 2020. Đồng thời, giải thưởng Thành tựu trọn đời cho ngành kim hoàn Châu Á cũng được trao cho Chủ tịch PNJ - bà Cao Thị Ngọc Dung.
Với danh hiệu danh giá này, bà hoàng trang sức PNJ vừa tự phá vỡ kỷ lục của chính mình, đánh dấu con số 6 năm liên tiếp được vinh danh tại JNA Awards. Được biết, giải “JNA Awards” được ví như giải Oscar của ngành kim hoàn châu Á do
tạp chí chun ngành trang sức số 1 châu Á có tầm ảnh hưởng lớn, uy tín trong ngành kim hồn thế giới Jewellery News Asia tổ chức.
Với Biti’s, bà Vưu Lệ Quyên là nữ doanh nhân trẻ đã khẳng định tầm nhìn của một cơng ty lớn mạnh và ngày càng phát triển khơng chỉ trong nước mà cịn rộng khắp trên tồn thế giới, giữ vững vị trí hàng đầu tại Việt Nam và hội nhập tích cực với quốc tế - “Trở thành cơng ty sản xuất hàng tiêu dùng lớn mạnh tại khu vực Châu Á”.
Câu chuyện của Vietjet Air cũng có thể được xem là câu chuyện thần kỳ của một thương hiệu “Hàng không thế hệ mới” trên trường quốc tế. Là đàn em trong ngành hàng không thế giới và ngay tại Việt Nam, vậy mà với sự lãnh đạo của bà Nguyễn Thị Phương Thảo, bất chấp dịch Covid-19 tác động tiêu cực lên ngành hàng khơng tồn cầu, năm 2020 VietJet Air đạt chỉ số ấn tượng với doanh số 4.429 tỷ đồng mà còn là doanh nghiệp hàng không hiếm hoi ghi nhận lãi 70 tỷ đồng.
Vậy đó, trong việc quản trị doanh nghiệp, dù bạn chọn phong cách làm việc quyết đoán hay phong cách làm việc dân chủ thì bạn ln ln phải ghi nhớ là tùy thời, hợp thế và biết vận dụng các phương pháp Nhân trị, Pháp trị hay Kỹ trị một cách hài hịa, khơn khéo. Một nhà quản lý giỏi phải là người được sự tín nhiệm cao của toàn bộ nhân viên. Việc đào tạo, huấn luyện nhân sự cũng như việc tuyển dụng và giữ chân người giỏi
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
101
Trong thời kỳ hội nhập của kỷ nguyên 4.0, một nữ doanh nhân thành đạt không chỉ hội đủ những yếu tố tri thức, năng lực chuyên môn vững vàng, mà chính họ phải là linh hồn tạo được bản sắc văn hóa doanh nghiệp chắc hẳn sẽ quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp dù là lớn hay nhỏ. Nó là điều kiện cần và đủ của sự thành công, thể hiện được cái tâm, cái tầm của một nữ doanh nhân thời hiện đại.
Lời khuyên của CEO hàng không Vietjet Air Nguyễn Thị Phương Thảo:
Hãy coi nhân viên như người thân, bởi hai phần ba thời gian cuộc sống là bạn chia sẻ cùng họ. Hãy mang đến cho họ sự công bằng, khả năng thăng tiến và hạnh phúc với công việc.
Nhiều nhà quản lý nữ được đánh giá cao không chỉ do khả năng thúc đẩy đội, nhóm hồn thành cơng việc với hiệu suất cao, mà còn ở khả năng lãnh đạo với một phong thái chuyên nghiệp, vừa quyết liệt, mạnh mẽ mà linh hoạt, mềm dẻo, vừa “máu lửa” hết mình nhưng cũng nhân hậu, bao dung. Đó chính là kỹ năng mềm mà một nhà quản lý hiện đại cần được trang bị và sử dụng một cách khôn khéo, hiệu quả.