- Tránh bị nhân viên kế toán qua mặt:
Xây dựng kế hoạch
PHẠM VI = LỊCH TRÌNH + NGÂN SÁCH
+ Phạm vi (khối lượng & trách nhiệm công việc), lịch trình và ngân sách là ba biến số có mối tương quan.
+ Muốn thay đổi 01 trong 03 biến, cần điều chỉnh ít nhất 01 biến để cân bằng.
+ Trách nhiệm của người quản lý kế hoạch: Thông báo lại cho các bên liên quan bất kỳ sự thay đổi nào về phạm vi, lịch trình hay ngân sách của kế hoạch, sau đó thương lượng với họ một giải pháp thỏa đáng. Tránh tự quyết, tự làm mà khơng có sự đồng nhất.
Những điều cần tránh để có một kế thành cơng:
- Rất nhiều kế hoạch đã thất bại, khơng đạt được kỳ vọng vì vượt q ngân sách triển khai hoặc quá hạn.
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
45
cần thực hiện hoặc xem nhẹ thời gian và chi phí bỏ ra.
Trong một bản kế hoạch phải xác định cho được tối thiểu một số thành phần như sau:
- Các mục tiêu: Xác định những kết quả tương lai mà doanh nghiệp mong muốn đạt được. Các mục tiêu này có thể được thiết lập trên cơ sở các kết quả đạt được trong quá khứ, có thể là những mong muốn của các nhân viên trong doanh nghiệp; cũng có thể là những sức ép từ phía xã hội hoặc những biến động của môi trường đặt ra những thách thức đối với doanh nghiệp.
- Phương hướng và các biện pháp thực hiện các công việc, các hoạt động dự kiến để đạt những mục tiêu đã đề ra.
- Nguồn lực: Các nguồn lực thực hiện kế hoạch có thể được chia thành nhiều loại gồm: Nguồn lực vật chất, tài chính; nguồn nhân lực, chun mơn và trí tuệ; nguồn lực tổ chức; nguồn lực quan hệ; nguồn lực thông tin, thời gian...
Các nguồn lực bao gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng. Nguồn lực hiện có là những nguồn lực đã có sẵn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng. Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà doanh nghiệp có thể có trong tương lai. Đây là loại nguồn lực chưa sẵn có cho nên nhà quản lý phải có những chính sách và
biện pháp để huy động, trong đó phải tính đến tính khơng chắc chắn của nó.
- Cách thức tổ chức thực hiện: Những sắp xếp, phân công thực hiện công việc; trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận; các hướng dẫn và chỉ đạo, các quy định về hợp tác và phối hợp thực hiện.
- Hiệu quả: Do nguồn lực thường là có hạn, do đó cần sử dụng hiệu quả chi phí và các nguồn lực, tránh lãng phí.
- Cân đối: Cần được tiến hành nhịp nhàng, tránh chồng chéo công việc.
- Linh hoạt: Đảm bảo để có thể điều chỉnh nhằm giảm bớt các rủi ro phát sinh.
- Đảm bảo cam kết: Cần sự đồng lòng cam kết thực hiện đúng của tất cả thành viên tham gia.
- Dự báo khó khăn, hạn chế có thể xảy ra và dự kiến giải pháp cho các nhân tố đó. Ví dụ, tính chính xác của các kết quả dự báo về tương lai; yếu tố tâm lý của người thực hiện; thời gian cho việc thực hiện kế hoạch và thay đổi về môi trường, về lãnh đạo, về nguồn lực... - Khách quan: Phải dựa trên căn cứ thực tế, khách
Sổ tay người quản lý dành cho phụ nữ
47