người gọi đến
Thay đổi chi tiết yêu cầu đặt buồng theo yêu cầu của người gọi.
Nói với người gọi đến: “Rất tiếc
chúng tơi khơng có buồng vào ngày đó, do đó chúng tơi khơng thể thay đổi buồng đặt nhưng chúng tơi có thể đưa ơng vào danh sách chờ, thế có được khơng thưa ơng…”.
Ghi lại vào hồ sơ khách hàng.
Hỏi : “Tơi có thể biết tên của
ông được không ?”.
l Nhập thông tin vào PMS.
l Từ chối yêu cầu thay đổi và đưa ra lý do từ chối.
l Đưa ra giải pháp khác.
l Nhập thông tin vào PMS.
l Nhập thông tin của người gọi vào hệ thống PMS.
Như vậy yêu cầu đặt buồng lưu trong hệ thống PMS phản ánh những chi tiết thay đổi gần đây nhất.
Để giải thích cẩn thận cho người gọi đến rằng không thể thay đổi do đã hết buồng, nhưng vẫn có thể đưa ra một giải pháp khác.
Để cả nhân viên đặt giữ buồng và nhân viên lễ tân tham khảo nếu có phát sinh thắc mắc.
Để sau này tham khảo nếu có thắc mắc về những thay đổi, có thể liên hệ đúng người cần thiết.
Một số loại giá buồng không cho phép thay đổi đặt buồng, do đó các đặt buồng này khơng thể thay đổi được mà khơng có phí phát sinh.
9. Kết thúc cuộcgọi đặt buồng gọi đặt buồng
10. Quản lý
Nói: “Tơi cịn có thể giúp gì được ngài nữa khơng?” và “Cảm ơn q khách đã gọi điện đến TÊN KHÁCH SẠN, thưa TÊN KHÁCH”.
Thay đổi lại hồ sơ đặt buồng một cách chính xác.
l Cảm ơn người gọi vì đã gọi điện đến khách sạn.
l Gọi tên người gọi.
l Chỉ cúp máy khi người gọi tắt tín hiệu liên lạc.
l Trường hợp có thay đổi về ngày hoặc tên khách thì phải thay đổi trong các tài liệu với số liệu mới nhất.
l Viết tên của bạn vào mẫu thay đổi đặt buồng.
Để bày tỏ sự cảm kích vì khách đã gọi điện tới khách sạn của bạn.
Để giúp cuộc gọi được thân mật hơn.
Vì đó là phép lịch sự.
Để hồ sơ đặt buồng đúng với số liệu đã nhập vào hệ thống PMS.
Trong trường hợp cần thiết có thể dễ dàng biết được ai là người thực hiện thay đổi.
Một số khách sạn sử dụng mẫu phiếu thay đổi đặt buồng, mẫu này được đính kèm theo mẫu đặt buồng tương ứng.
CÔNG VIỆC SỐ 7: ĐẶT BUỒNG CHO KHÁCH LẺ
PHẦN VIỆC SỐ 7.9: Xử lý việc huỷ đặt buồng
BƯỚC1. Trả lời điện 1. Trả lời điện thoại 2. Lắng nghe 3. Nhắc lại các chi tiết về đặt buồng