Thơng thường các đặt buồng theo nhóm phức tạp hơn đặt buồng cá nhân, do vậy nên tổ chức đặt buồng theo nhóm riêng biệt với đặt buồng cá nhân. Các hồ sơ về đoàn khách nên được lưu giữ theo trình tự ngày đến. Đối với đồn khách lớn thì tập tài liệu của bộ phận có thể mã hố bằng màu sắc tuỳ theo tính chất đồn đến (Ví dụ: Đặt buồng dự kiến: màu hồng, các nhóm tour: màu xanh lá cây, phi hành đoàn: màu xanh da trời, Hội thảo: Màu cam, Khác: màu vàng).
NỘI DUNG
Lưu hồ sơ đoàn khách
Lưu tài liệu của mỗi đoàn khách vào một hồ sơ riêng.
l Mỗi hồ sơ đoàn cùng bố cục.
l Trang trên cùng cần ghi lại mọi chi tiết của đoàn khách.
l Mỗi đoàn được lưu vào một tập tài liệu riêng.
l Mỗi tập tài liệu chứa đựng tất cả các văn bản cần thiết (phô tô lại nếu cần).
l Mọi thông tin khác được sắp xếp trong tập tài liệu gấp theo thứ tự thời gian với các thông tin về giao dịch gần nhất để trên cùng.
l Tên đoàn và ngày đến phải đạt tiêu chuẩn và được viết ở bên ngoài tập tài liệu gấp.
Để mọi nhân viên đều có thể dễ dàng tìm được thơng tin trong hồ sơ.
Để có thể nhìn được tức thì tổng quan về yêu cầu của đoàn khách như ngày đến và ngày rời khỏi khách sạn, số lượng buồng và các yêu cầu khác.
Những tài liệu mới nhất ln ở phía trên cùng.
Để dễ dàng tra cứu thơng tin về các đồn khách.
Có thể được in ra từ máy tính hoặc theo mẫu chuẩn về đặt buồng cho đồn khách.
Ví dụ tên một đồn khách:
11APR07 JCB1220
(ngày đến, tên đồn + mã đồn theo đơn vị tổ chức).
CƠNG VIỆC SỐ 9: ĐẶT BUỒNG - CÁC NHIỆM VỤ KHÁC
PHẦN VIỆC SỐ 9.6: Các hồ sơ đặt buồng bị từ chối (Kiến thức)
NỘI DUNG
Các hồ sơ đặt buồng bị từ chối
Nếu việc đặt buồng và/ hoặc lựa chọn thay thế khơng được khách chấp thuận thì lưu lại văn bản u cầu đặt buồng.
l Hồ sơ được lưu theo ngày đến của mỗi tháng theo trật tự logic.
l Mẫu yêu cầu của đồn khách (hoặc bản in) ở phía trên cùng của tài liệu.
l Ghi lại lý do từ chối.
Để dễ dàng tìm lại.
Để có thể thống kê lại lý do từ chối, từ đó sử dụng cho mục đích phân tích.
Những ghi chép về đặt buồng bị từ chối được sử dụng để đánh giá nhu cầu trong một thời kỳ nhất định. Nó cũng có thể là một nguồn thơng tin hữu ích cho các quyết định của bộ phận bán hàng.