CHƯƠNG 2 THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
2.1. TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN HỘI AN HISTORIC
2.1.4. Bộ máy quản lý của khách sạn Hội An Historic
a. Sơ đồ tổ chức
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức khách sạn Hội An Historic
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự khách sạn Hội An)
Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
b. Chức năng, nhiệm vụ của các chức danh:
+ Giám đốc điều hành
Là người vạch ra phương hướng kinh doanh cho khách sạn, trực tiếp tổ chức điều hành và giám sát nhân viên, khai thác các nguồn lực đầu tư cho
khách sạn, lập kế hoạch kinh doanh và chịu trách nhiệm quản lý cơng tác tài chính kế tốn. Ngồi ra Giám đốc khách sạn còn tổ chức các hoạt động khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong cơng việc và kỉ luật những nhân viên vi phạm nội qui của khách sạn. Quản lí chặt chẽ các khoản thu chi nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Trực tiếp ký kết và tổ chức thực
hiện các hợp đồng với các đơn vị khác. Phụ trách đảm bảo các công việc
trong khách sạn đúng nguyên tắc quy định của pháp luật và quy chế.
Ban giám đốc điều hành Khách sạn Hội An Phòng kinh doanh GĐ dịch vụ lưu trú P. Hành chính nhân sự Phòng Kỹ thuật GĐ dịch vụ ăn uống Phòng kế tốn Bp lễ tân Bp buồng bảo Bp trì Bp bảo vệ Bp Zenspa bàn Bp bếp Bp Bar Bp Bp cà phê
+ Phịng hành chính nhân sự
Có nhiệm vụ tuyển dụng và lựa chọn những nhân viên phù hợp với các vị trí cơng việc trong khách sạn, đồng thời chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên mới và quản lý nhân viên trong khách sạn. Giúp Giám đốc nhận xét, đánh giá nhân viên trong khách sạn theo định kì.
Thẩm định trình giám đốc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật,… đối với tất cả nhân viên làm việc
trong khách sạn.
+ Phòng kinh doanh
Là trung tâm điều hành mọi hoạt động của khách sạn trên lĩnh vực sản
xuất kinh doanh, xây dựng chỉ tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm, cùng với ban điều hành quản lý sản xuất kinh doanh hàng ngày
theo lệnh của Giám đốc. Đồng thời thu thập và xử lý các nguồn thông tin, kịp thời điều chỉnh kế hoạch, các phương án, biện pháp sản xuất kinh doanh phù
hợp với diễn biến thị trường và khả năng quy mô kinh doanh của khách sạn.
+ Phịng kỹ thuật
Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống cơ sở vật chất trong toàn khách sạn. Chịu trách nhiệm đảm bảo cho cơ
sở vật chất kỹ thuật luôn hoạt động tốt. Quản lý hệ thống của website của
khách sạn, xử lý các phần mềm trong khách sạn.
+ Phòng kế toán
Chịu trách nhiệm tổng hợp các số liệu liên quan đến hoạt động kinh
doanh của khách sạn, báo cáo cho giám đốc những kết quả đạt được và chưa đạt được về mục tiêu kinh doanh của khách sạn, lập bảng lương và kế hoạch
chi lương, kiểm sốt chi phí và lợi nhuận của các bộ phận trong khách sạn. Quản lý mọi khoản thu theo đúng chế độ, chính sách của nhà nước và
báo cáo thống kê định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh. Trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách nghĩa vụ thuế đối với nhà nước theo luật
định.
+ Giám đốc dịch vụ lưu trú
Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên cấp dưới, thực hiện giám sát đơn đóc nhân viên làm tốt công việc được giao, điều hành công việc ở các phòng bên dưới, tham gia tuyển chọn nhân viên và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới.
Tổ lễ tân: Nhận đặt phòng và làm thủ tục giấy tờ thanh tốn cho khách,
thơng báo cho các bộ phận có liên quan chuẩn bị đón tiếp khách, giới thiệu
các dịch vụ trong khách sạn cho khách đồng thời giải quyết các phàn nàn cho khách một cách nhanh chóng.
Tổ buồng: Làm vệ sinh trong khách sạn và khu vực phòng khách, bảo quản hành lý của khách, báo cáo cho lễ tân những đồ ăn mà khách đã dùng
trong thời gian lưu trú.
Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm cà thẻ cho nhân viên khi nhân viên đi làm,
quản lý khách ra vào khách sạn, đảm bảo an tồn tính mạng và tài sản cho
khách lưu trú tại khách sạn. Giữ trật tự an ninh trong khách sạn.
Tổ bảo trì: Có chức năng thực hiện tốt cơng tác bảo trì sửa chữa các trang thiết bị trong khách sạn, nhà hàng nhằm duy trì hoạt động tối ưu cho hệ thống thiết bị.
Tổ Zen spa: Quản lý tốt các thiết bị trong cơ sở, giới thiệu sản phẩm dịch
vụ cho khách, thực hiện các quy trình nghiệp vụ.
+ Giám đốc dịch vụ ăn uống
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động của nhà hàng gồm có bộ phận bàn, bar, bếp, quản lý đảm bảo các hoạt động xuất nhập cung ứng hàng hóa cho nhà hàng.
Tổ bàn: Chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo nhà hàng, có chức năng đón tiếp khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống tại nhà hàng.
Tổ bếp: Có chức năng chế biến các món ăn theo yêu cầu của khách, chịu
trách nhiệm về chất lượng và thời gian chế biến món ăn. Nắm vững các kế
hoạch thực đơn, yêu cầu chế biến từng ngày, dự trữ đủ nguyên liệu để chế
biến.
Tổ bar, hồ bơi: Phục vụ các loại thức uống cho khách, phục vụ
“welcome drink” khi khách đến check in, thực hiện dọn dẹp và giữ gìn vệ
sinh khu vực hồ bơi.
Tổ cà phê: Phục vụ cà phê cho khách trong ngoài khách sạn.