- Kế toán VPHN (2): có nhiệm vụ hạch toán mảng Dược (bao gồm nhập, xuất, tồn và công nợ mảng Dược) Hàng tháng kiểm tra và lên báo cáo thuế GTGT,
c. Kỳ kế toán và báo cáo tài chín h: Kỳ kế toán của Công ty TNHH Phát Triển là năm Công ty thực hiện việc lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành,
3.2.4. Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Phát Triển
Qua khảo sát tại Công ty TNHH Phát Triển cho thấy : 3.2.4.1. Nội dung chi phí bán hàng
Bao gồm :
- Chi phí lương, thưởng cho nhân viên bán hàng. - Chi phí BHXH, BHYT của nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu, bao bì.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
- Chi phí chiết khấu SP/tư vấn BS. - Chi phí phát triển sản phẩm.
- Chi phí bằng tiền khác.
Bảng 3.6. Chi phí bán hàng năm 2010 của Công ty TNHH Phát Triển
Đơn vị : đồng
TT Nội dung Số tiền
1 Chi phí nhân viên bán hàng 7.357.109.960
2 Chi phí vật liệu, bao bì 10.519.000
3 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 46.518.069
4 Chi phí Chiết khấu SP/tư vấn BS 285.730.000 5 Chi phí phát triển sản phẩm 204.802.773
6 Chi phí bằng tiền khác 51.892.000
Tổng cộng 7.843.320.702
(Nguồn : Số liệu sổ chi tiết chi phí bán hàng năm 2010 của Công ty TNHH Phát Triển)
Qua bảng 3.6 ta thấy, chi phí nhân viên bán hàng là khoản chi phí lớn nhất, chiếm tỷ trọng 93,80% trên tổng chi phí bán hàng của Công ty. Điều này cho thấy nhân viên bán hàng chính là bộ phận rất quan trọng, thúc đẩy việc tăng doanh thu và số lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, do đó Công ty đã dành một khoản chi phí không nhỏ cho khoản mục này. Thấp nhất là chi phí vật liệu bao bì, chỉ chiếm 0,13% trên tổng chi phí bán hàng. Khoản mục này là khoản mục nhỏ, mang tính bổ trợ cho các khoản mục chi phí khác nên việc chi phí nhỏ nhất cũng là điều dễ hiểu. Bên cạnh đó, chi phí chiết khấu sản phẩm/tư vấn bác sỹ và chi phí phát triển sản phẩm cũng chiếm tỷ lệ khá, chỉ sau chi phí nhân viên bán hàng, tương ứng là 3,64% và 2,61% trên tổng chi phí bán hàng của Công ty.
3.2.4.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chi phí bán hàng gồm có các chi phí liên quan đến công tác bán hàng nên chứng từ kế toán cũng khác nhau theo từng loại chi phí như : bảng lương, giấy đề nghị mua vật liệu, bao bì, chủ yếu là mua bình khí cho máy mổ mắt; giấy đề nghị mua dụng cụ, đồ dùng, chủ yếu là phòng kỹ thuật đề nghị và các đồ dùng mua là các phụ kiện lắp đặt máy, phụ kiện ổ cắm, ổ điện, pin, dụng cụ chân máy…; bảng thanh toán tiền chiết khấu cho bác sỹ tại các bệnh viện; giấy đề nghị thanh toán, uỷ nhiệm chi; quyết định mở thầu của các bệnh viện, giấy đề nghị thanh toán để mua hồ sơ thầu; hoá đơn GTGT, chứng từ, giấy đề nghị … Chứng từ gốc được kế toán chi phí bán hàng sử dụng phải có đầy đủ chữ ký của người có liên quan và sự phê
duyệt của giám đốc.
Các chứng từ chi phí được các bộ phận có liên quan lập, qua Trưởng phòng và qua Phó Giám đốc rồi gửi đến Phòng kế toán để Kế toán trưởng xét duyệt ký. Sau khi chứng từ kế toán có đầy đủ sự phê duyệt của Ban lãnh đạo, chứng từ sẽ được chuyển qua cho kế toán hạch toán để làm thủ tục thanh toán. Sau khi được duyệt chi các chứng từ kế toán này đều được tập hợp về phòng kế toán công ty ghi sổ và lưu trữ.
Theo khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Phát Triển, chi phí bán hàng được kế toán theo dõi chi tiết vào tài khoản 641.
TK 641 tại Công ty TNHH Phát Triển được mở chi tiết như sau :
- TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng là các khoản chi cho nhân viên bán hàng như tiền lương, tiền thưởng, thuế TNCN, tiền làm thêm giờ và các khoản phụ cấp khác.
- TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì. - TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng. - TK 6415 : Chi phí bảo hành.
- TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- TK 6418 : Chi phí tư vấn bác sỹ, chi phí hỗ trợ bán hàng (1% doanh thu), chi phí hỗ trợ đào tạo cho bác sỹ, chi phí phát triển sản phẩm, chi phí bằng tiền khác.
3.2.4.3. Quy trình kế toán
Đối với chi phí bán hàng gồm có chi phí lương, thưởng cho nhân viên bán hàng; chi phí BHXH, BHYT của nhân viên bán hàng; chi phí thuế TNCN nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí chiết khấu SP/tư vấn BS; chi phí phát triển sản phẩm; chi phí bằng tiền khác được ghi nhận khi kế toán nhận hoá đơn, chứng từ và hạch toán vào TK 641 và được tổng hợp vào sổ TK 641 (chi tiết theo từng khoản mục) (phụ lục 15).
Sau khi chi phí bán hàng được kế toán theo dõi vào các sổ chi tiết của TK 641 (TK 641110; 641120,...), cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng của các tài
khoản chi tiết sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.