- Kế toán VPHN (2): có nhiệm vụ hạch toán mảng Dược (bao gồm nhập, xuất, tồn và công nợ mảng Dược) Hàng tháng kiểm tra và lên báo cáo thuế GTGT,
c. Kỳ kế toán và báo cáo tài chín h: Kỳ kế toán của Công ty TNHH Phát Triển là năm Công ty thực hiện việc lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành,
3.2.1.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ gốc được sử dụng trong kế toán giá vốn hàng bán là phiếu xuất kho
(Phụ lục 10). Phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
Các chứng từ thường được sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán gồm có : Hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu chi, giấy báo nợ…
Phiếu xuất kho tại Công ty TNHH Phát Triển do kế toán kho lập, trên đó bao gồm cả số lượng, đơn giá, thành tiền (giá vốn hàng bán) theo từng chủng loại hàng xuất.
Theo khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Phát Triển, hệ thống tài khoản được áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, giá vốn hàng bán đều được hạch toán vào tài khoản 632, việc mở chi tiết các tài khoản theo từng loại hình kinh doanh của Công ty TNHH Phát Triển.
Công ty TNHH Phát Triển theo dõi giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết TK 632. TK 632 được chi tiết theo từng loại hình hoạt động của Công ty :
- TK 63211 : Giá vốn hàng bán - Surgical - TK 63221 : Giá vốn hàng bán - Dược phẩm - TK 63232 : Giá vốn hàng bán công cụ dụng cụ - TK 632902 : Giá vốn hàng bán – Amevita 3.2.1.3. Quy trình kế toán
Tại Công ty TNHH Phát Triển, từ phiếu xuất kho do kế toán kho lập, trên đó đã theo dõi cả số lượng và giá trị hàng hóa, được dùng để ghi sổ chi tiết TK 632.
Tại Công ty TNHH Phát Triển, kế toán lập phiếu xuất kho làm 03 liên, theo dõi hàng xuất về mặt số lượng theo từng chủng loại hàng hoá. 01 liên chuyển cho khách hàng, 01 liên chuyển cho thủ kho. 01 liên chuyển cho kế toán chi tiết theo dõi cả về số lượng và giá trị hàng xuất. Kế toán chi tiết định khoản vào sổ nhật ký chung đồng thời ghi sổ chi tiết tài khoản 632. Do Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Exact software vào công tác kế toán nên đã giảm được khối lượng đáng kể công việc. Từ dữ liệu kế toán chi tiết nhập vào máy, máy tính tự động vào sổ chi tiết từng sản phẩm hàng hoá, tự cập nhật giá vốn và lên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hoá (Phụ lục 11). Do việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán nên việc đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho trở nên đơn giản, tiết kiệm nhiều thời gian và có tính cập nhật cao.
Công ty ghi nhận giá vốn hàng bán là giá thực tế mua vào tại nhà cung cấp và theo phương pháp thực tế đích danh (do giá mua vào hầu như không biến động) nên giá vốn được ghi nhận đồng thời với thời điểm ghi nhận doanh thu vào cuối ngày. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 – xác định kết quả kinh doanh.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, hàng ngày kế toán hạch toán doanh thu, giá vốn vào phần mềm. Chỉ những phiếu xuất kho hàng ký gửi thì cuối tháng kế toán tập hợp báo cáo bán hàng để xuất hóa đơn GTGT và hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ vào phần mềm. Qua đó, ta thấy công việc của bộ phận kế toán trong công ty là trải đều tất cả các ngày trong tháng.
Đối với những hoạt động kinh doanh Surgical, dược phẩm…, sau khi kế toán lập phiếu xuất kho, chuyển đến cho bộ phận kho xuất hàng. Đối với những trường hợp khách hàng có lấy hoá đơn, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn để hạch toán giá vốn.
Ngoài ra, đối với trường hợp xuất hàng nhưng khách hàng không cần lấy hoá đơn, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để hạch toán, trong phần mềm ghi rõ khách hàng không lấy hoá đơn. Số lượng hàng hoá trong tháng không được viết hoá đơn sẽ được tổng hợp lên một bảng kê vào cuối tháng và chuyển sang cho kế toán viết hoá đơn (Phụ lục 12).
Do Công ty TNHH Phát Triển đã áp dụng phần mềm kế toán nên giá vốn hàng bán được tự động cập nhật và in ra trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hoá hàng tháng và được theo dõi trên sổ chi tiết TK 632.