- Kế toán VPHN (2): có nhiệm vụ hạch toán mảng Dược (bao gồm nhập, xuất, tồn và công nợ mảng Dược) Hàng tháng kiểm tra và lên báo cáo thuế GTGT,
c. Kỳ kế toán và báo cáo tài chín h: Kỳ kế toán của Công ty TNHH Phát Triển là năm Công ty thực hiện việc lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành,
3.2.3.1. Nội dung chi phí tài chính
Chi phí tài chính tại Công ty TNHH Phát Triển chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng chi phí, tất cả đều là chi phí lãi vay ngân hàng.
Công ty không hạch toán chênh lệch tỷ giá vào chi phí tài chính mà phần chênh lệch tỷ giá thì được hạch toán riêng vào tài khoản 413 - chênh lệch tỷ giá.
Bảng 3.5. Chi phí tài chính năm 2010 của Công ty TNHH Phát Triển
Đơn vị : đồng
TT Nội dung Số tiền
Chi phí lãi vay 2.174.007.584
Tổng cộng 2.174.007.584
(Nguồn : Số liệu sổ chi tiết chi phí tài chính năm 2010 của Công ty TNHH Phát Triển)
Qua số liệu bảng 3.5 ta thấy, Chi phí tài chính năm 2010 của Công ty tương đối thấp, trong đó chi phí lãi vay chiếm 100% tổng chi phí tài chính. Như vậy, chi phí tài chính năm 2010 chỉ bao gồm chi phí lãi vay.
3.2.3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chi phí này do kế toán ngân hàng theo dõi và kế toán theo từng lần trả gốc + lãi hoặc trả lãi định kỳ cuối tháng trên sổ phụ ngân hàng. Chứng từ được căn cứ để kế toán là sổ phụ ngân hàng.
Theo khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Phát Triển, chi phí tài chính được kế toán vào tài khoản 635.
3.2.3.3. Quy trình kế toán
Căn cứ vào sao kê chi tiết của ngân hàng, kế toán chi tiết vào sổ chi tiết TK 635. Từ đó, máy tính tự cập nhật và chuyển số liệu sang các sổ nhật ký có liên quan khác.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – xác định kết quả kinh doanh.
* Công ty làm đại lý phân phối của hãng ALCON (USA) nên có phát sinh các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, thực tế tại Công ty chỉ có khoản giao dịch thanh thoán công nợ với nước ngoài.
Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Phát Triển, quá trình thanh toán công nợ cho nhà cung cấp được diễn ra như sau :
- Thời hạn phải thanh toán đối với mỗi lô hàng sau khi đã nhập kho là trong vòng 03 tháng. Bộ chứng từ thanh toán công nợ cho nhà cung cấp (ALCON, TOPCON) bắt buộc phải được thông qua ngân hàng. Bộ chứng từ ngày gồm có các giấy tờ sau :
+ Tờ khai hải quan.
+ Hợp đồng mua bán của bên nước ngoài ký với Công ty. + Invoice (hoá đơn), packing list (danh sách chi tiết hàng hoá).
Sau khi đã tập hợp đủ bộ chứng từ thanh toán, kế toán thanh toán mang ra ngân hàng và làm theo các thủ tục ngân hàng yêu cầu để chuyển tiền trả cho nhà cung cấp.
Sau khi ngân hàng đã chấp nhận chuyển tiền trả, cuối tháng sổ phụ ngân hàng báo về có khoản tiền chuyển đi, kế toán căn cứ vào sổ phụ ngân hàng tại thời điểm để kế toán và ghi sổ.
Đối với chênh lệch tỷ giá, tùy từng thời điểm kế toán hạch toán. Nếu lỗ chênh lệch tỷ giá thì tính vào chi phí, nếu lãi thì tính vào doanh thu. Chênh lệch tỷ giá được đánh giá lại vào cuối năm và được phản ánh vào tài khoản 413100 (Phụ lục 14). Cuối năm, kế toán căn cứ vào tỷ giá liên ngân hàng của các đồng EUR, USD, CAD để hạch toán vào tài khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái.