Chỉ tiêu 31/12/2008 31/12/2009 31/12/2010
Vòng quay các khoản phải thu 7,0 5,5 4,7
Số ngày các khoản phải thu 52 66 78
Vòng quay hàng tồn kho 1,5 2,0 1,4
Số ngày dự trữ hàng tồn kho 237 179 254
Chu kỳ sản xuất kinh doanh 1,3 1,5 1,1
Số ngày chu kỳ sản xuất kinh doanh 290 245 332
Số ngày đòi được các khoản phải thu của Công ty ngày càng gia tăng, từ 52 ngày năm 2008 tăng lên 66 ngày năm 2009, và 78 ngày năm 2010. Số ngày dự trữ hàng tồn kho cũng đang tăng lên tương ứng, hiện là 254 ngày. Chính do đó, nên trong năm vòng quay chu kỳ sản xuất kinh doanh năm 2010 của Công ty tương đối thấp đạt 1,1 vòng.
3.1.3. Đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Hình thức tổ chức quản lý của Công ty là theo hình thức tập trung.
* Đứng đầu Công ty là Tổng Giám đốc, là người có công sáng lập ra Công ty TNHH Phát Triển, lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
* Phó Tổng Giám đốc là người có nhiệm vụ thay mặt Tổng giám đốc lãnh đạo bộ máy quản lý và kinh doanh của Công ty khi Tổng Giám đốc vắng mặt hoặc không có mặt kịp thời để giải quyết công việc. Chịu trách nhiệm về tình hình hoạt
động của Công ty với Tổng Giám đốc.
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Phát Triển
* Phòng tổ chức hành chính : tham mưu cho Giám đốc và ban lãnh đạo Công ty về tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo và công tác văn phòng. Đó chính là công tác tổ chức, sắp xếp, bố trí CBCNV hợp lý trong toàn Công ty nhằm tăng hiệu quả kinh doanh, thực hiện đúng các chế độ chính sách của nhà nước với người lao động. Nghiên cứu, đề xuất các phương án về tiền lương, lao động, đào tạo phù hợp
Tổng Giám đốc P. Tổng GĐ Phòng Tổ Chức Hành Chính Trưởng bộ phận miền Bắc Phòng Kế hoạch Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng Kho Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng Kho Trưởng bộ phận miền Nam Phòng kinh doanh
với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở thực tế của kế hoạch sản xuất.
* Trưởng bộ phận 2 miền Nam, Bắc là người đứng đầu mỗi miền, có nhiệm vụ đôn đốc, giám sát tình hình hoạt động kinh doanh của mỗi miền. Chịu trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Ban Giám đốc.
* Phòng Kế hoạch: Có nhiệm vụ đặt hàng từ nước ngoài và theo dõi tình hình bán hàng của Công ty để lên kế hoạch đặt hàng cho 2 miền Nam, Bắc. Theo dõi tình hình hàng nhập và xuất trong kỳ để lên kế hoạch đặt hàng sao cho phù hợp với tình hình tiêu thụ hàng hoá trên thị trường. Chịu trách nhiệm trước tình hình bán hàng, nhập hàng, tồn kho với Ban Giám đốc.
* Phòng kế toán: Quản lý toàn bộ tài sản, vốn của Công ty. Có nhiệm vụ thông tin, kiểm tra tài sản của Công ty với hai mặt của nó là vốn và nguồn hình thành tài sản đó và phân tích các hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin kip thời cho Ban lãnh đạo. Phòng kế toán có trách nhiệm phải nắm vững thực trạng tài chính của Công ty, khả năng thanh toán cũng như khả năng chi trả của Công ty với bạn hàng.
* Phòng kỹ thuật: Quản lý, lắp đặt các máy móc, thiết bị của hàng nhập. Sửa chữa máy móc, thiết bị theo yêu cầu của khách hàng. Chịu trách nhiệm trước khách hàng và Ban Giám đốc về tình hình sửa chữa và luân chuyển máy móc, thiết bị.
* Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ chính là bán hàng và tạo dựng quan hệ với khách hàng. Chuẩn bị hồ sơ thầu với các bệnh viện, có trách nhiệm phát triển khách hàng và chịu trách nhiệm trước tình hình bán hàng của Công ty trước Ban Giám đốc.
* Phòng kho: Nhập, xuất và bảo quản hàng hoá theo đúng lệnh, tuyệt đối không được xuất hàng khi chưa có lệnh xuất hàng. Có nhiệm vụ giao hàng đến khách hàng theo 2 phương pháp: giao hàng trực tiếp và giao hàng qua chuyển phát
nhanh. Chịu trách nhiệm về tình hình giao hàng và tồn kho trước Phòng kế toán và Ban Giám đốc Công ty.
3.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty
3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Do quy mô của Công ty là tương đối lớn và địa bàn phục vụ khách hàng trải dài từ Bắc vào Nam, nên Công ty đã mở chi nhánh tại Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh. Song công tác kế toán tại Công ty vẫn tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Tức là chứng từ gốc hay hoá đơn mua bán phát sinh tại các chi nhánh đến cuối năm đều được tập hợp về phòng kế toán Công ty để kiểm tra. Còn hạch toán thì tại các VP ở HN hay VP HCM đều có kế toán hạch toán và chịu sự theo dõi, kiểm tra của kế toán trưởng Công ty. Hàng tháng, phòng kế toán Công ty kiểm tra nghiệp vụ, tổng hợp báo cáo từ các chi nhánh để gửi báo cáo cho Ban giám đốc.
Nhìn chung, công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có sự phân công rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên kế toán.
Phòng kế toán của công ty có 6 người, bao gồm 4 người tại VP HN và 2 người tại VP HCM. Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên như sau: