- Cho vay từng lần: mỗi lần cho vay, tổ chức tín dụng và khách hàng thực
a) Quy trình cho vay đối với khách hàng trong hệ thống
Trình tự các bước tiến hành từ khi nhận hồ sơ, kiểm tra thẩm định, quyết định cho vay đến khi thanh lý hợp đồng tín dụng thường được chia làm 4 giai đoạn:
Giai đoạn 1. Quy trình thẩm định và xét duyệt cho vay
Bước 1: Lập và phê duyệt kế hoạch vay vốn hàng quý
- Căn cứ vào tình hình hoạt động quý trước và kế hoạch nguồn vốn - sử dụng vốn tại đơn vị của quý tiếp theo (gọi là quý kế hoạch), QTDND lập kế hoạch gửi và vay vốn điều hòa của quý kế hoạch gửi cho NHHT.
- Căn cứ vào kế hoạch xin vay vốn của QTDND và khả năng nguồn vốn, NHHT phê duyệt và thông báo kế hoạch điều hòa vốn cho QTDND.
Kế hoạch giao hạn mức tín dụng là cơ sở để NHHT xem xét cho vay trong quý đối với QTDND.
Bước 2: Nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của QTDND
Đối với QTDND khi thực hiện giao dịch vay vốn lần đầu với NHHT phải gửi đầy đủ các loại hồ sơ, hồ sơ gồm:
- Hồ sơ phản ánh tư cách pháp lý:
+ Giấy phép thành lập và hoạt động (bản sao có cơng chứng); + Đăng ký mã số thuế (bản sao có cơng chứng);
+ Điều lệ hoạt động đã được NHNN chuẩn y (bản sao có cơng chứng); + Danh sách thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát đã được NHNN chuẩn y (bản sao có cơng chứng);
+ Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, kế tốn trưởng hoặc trưởng phịng kế toán (bản gốc);
+ Giấy xin mở tài khoản và bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký (bản gốc). - Hồ sơ vay vốn gồm:
+ Giấy đề nghị vay vốn.
+ Hợp đồng tín dụng (hợp đồng tín dụng có thể do QTDND lập, ký đóng dấu và gửi cho NHHT hoặc cũng có thể do NHHT soạn thảo sau khi quyết định cho vay).
+ Bảng cân đối tài khoản kế tốn; các loại giấy tờ phản ánh tình hình tài chính của QTDND.
+ Bảng kê chi tiết nhu cầu vốn vay cần chi trả (đối với cho vay hỗ trợ khả năng thanh khoản), sao kê danh sách các khoản cần chi trả đến hạn chi trả; các chứng từ, tài liệu liên quan chứng minh mục đích vay vốn.
- Các loại hồ sơ tài sản bảo đảm tiền vay (nếu có).
Bước 3: Thẩm định cho vay
Việc thẩm định cho vay được thực hiện trên cơ sở các nguồn thông tin: hồ sơ tài liệu do QTDND cung cấp; kết quả xếp hạng tín dụng, báo cáo phân tích tình hình hoạt động của QTDND; kết quả khảo sát thực tế (nếu cần thiết) và các nguồn thông tin khác, cụ thể:
Cán bộ tín dụng tiến hành kiểm tra hồ sơ do QTDND cung cấp, đối chiếu nội dung hồ sơ do QTDND cung cấp với các thông tin thu thập được, để tiến hành phân tích thơng tin để đánh giá chính xác mức độ rủi ro, đánh giá chính xác nhu cầu vay của QTDND thông qua:
+ Phỏng vấn khách hàng.
+ Điều tra tình hình hoạt động kinh doanh của QTDND. + Nguồn thơng tin bên ngồi.
Dựa vào những cơ sở thông tin như trên, CBTD sẽ phân tích: + Năng lực pháp lý.
+ Năng lực tài chính của QTDND: các chỉ tiêu an tồn vốn tối thiểu, hệ số tài chính cơ bản,…
Bước 4: Quyết định cho vay
Trong khâu này, ngân hàng sẽ ra quyết định đồng ý hoặc từ chối cho vay đối với một hồ sơ vay vốn dựa vào:
- Các phân tích thơng tin ở Bước 3 để đánh giá mức độ rủi ro đối với khoản vay.
- Chính sách tín dụng của ngân hàng, những quy định họat động tín dụng của Nhà nước.
- Nguồn vốn cho vay của ngân hàng và kế hoạch vay vốn trong quý đã được phê duyệt.
Trường hợp ngân hàng từ chối cho QTDND thì cần trả lời bằng văn bản. Trường hợp cho vay, hai bên ký kết thỏa thuận bằng văn bản với nội dung tối thiểu sau: Tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp của ngân hàng cho vay; tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc mã số doanh nghiệp của khách hàng; Số tiền cho vay; Mục đích sử dụng vốn vay; Đồng tiền cho vay, đồng tiền trả nợ; Phương thức cho vay; Thời hạn cho vay; Lãi suất cho vay; Trách nhiệm của các bên; Xử lý nợ vay; Hiệu lực của thỏa thuận cho vay.
Giai đoạn 2: Giải ngân vốn vay
Bước 1: Xét duyệt và giải ngân vốn vay
- Việc xét duyệt, giải ngân vốn vay chỉ được thực hiện khi NHHT nhận được bản chính hồ sơ vay vốn và các giấy tờ khác (nếu có). QTDND có thể fax
giấy đề nghị vay vốn hoặc trao đổi thông tin qua điện thoại để tạo điều kiện cho NHHT cập nhật tình hình hoạt động và xem xét khả năng có thể cho vay hay không cho vay.
- Trường hợp cần thiết, CBTD (có thể cùng Trưởng phịng nghiệp vụ tín dụng) thực hiện kiểm tra khảo sát thực tế trước khi quyết định giải ngân vốn vay (kiểm tra các đợt giải ngân vốn vay trước QTDND có sử dụng đúng mục đích, có đúng như QTDND đã báo cáo không).
Bước 2: Thực hiện giải ngân vốn vay
Ở bước này, ngân hàng sẽ tiến hành giải ngân cho QTDND theo thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng tín dụng.
- Phương thức giải ngân:
+ Giải ngân bằng tiền mặt: QTDND vay vốn rút tiền mặt tại ngân hàng. + Giải ngân bằng chuyển khoản: chuyển khoản vào tài khoản của QTDND hoặc của bên thụ hưởng thứ 3 theo yêu cầu của QTDND ghi trên đơn xin vay vốn.
Giai đoạn 3: Kiểm tra sử dụng vốn vay
Bước 1: Giám sát từ xa tình hình hoạt động của QTDND
Giám sát từ xa là việc gián tiếp kiểm tra thông qua tổng hợp và phân tích báo cáo để đánh giá một cách toàn diện về các mặt hoạt động của QTDND nhằm tư vấn, hỗ trợ kịp thời cho các QTDND hoạt động an toàn, hiệu quả hoặc giúp cho NHHT có các quyết định đúng đắn, cụ thể và kịp thời: tiếp tục cho vay hay không cho vay, thu hồi nợ vay trước thời hạn; thành lập đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế tại QTDND; đưa ra các biện pháp, giải pháp để khắc phục các tồn tại của QTDND.
Bước 2: Kiểm tra thực tế tại QTDND
Là việc NHHT cử cán bộ hoặc thành lập tổ cơng tác (đồn kiểm tra) thực hiện trực tiếp kiểm tra tại trụ sở QTDND trên cơ sở các hồ sơ, tài liệu, sổ sách,
chứng từ, vật chứng, tài sản bảo đảm... liên quan đến nội dung kiểm tra đã được chuẩn bị trước. Việc kiểm tra sử dụng vốn vay được thực hiện định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất khi Ngân hàng hợp tác phát hiện QTDND sử dụng vốn vay khơng đúng mục đích, có dấu hiệu hoạt động mất an tồn qua kết quả giám sát từ xa hoặc có những thơng tin xấu về tình hình hoạt động của Quỹ... nhưng phải đảm bảo:
+ Sau khi giải ngân, tối thiểu 20 ngày cán bộ tín dụng phải thực hiện đối chiếu việc sử dụng vốn vay của QTDND đối với các khoản đã vay NHHT xem có đúng với mục đích đã cam kết trong hợp đồng tín dụng.
+ Tối thiểu 6 tháng 1 lần chi nhánh phải tiến hành kiểm tra tình hình hoạt động của QTDND đang có dư nợ vay tại Ngân hàng hợp tác.
Giai đọan 4: Thu hồi nợ vay
Bước 1: Đôn đốc, thu hồi nợ gốc và nợ lãi khi đến hạn
- Tối thiểu trước 10 ngày đến hạn trả nợ, CBTD thông báo tới QTDND về thời hạn trả nợ. Thông báo cần nêu rõ về tổng số nợ QTDND phải trả (nợ gốc và nợ lãi), ngày đến hạn trả…
- Đồng thời với việc thông báo về thời hạn trả nợ cho QTDND, CBTD cần trao đổi thêm thông tin với QTDND nhằm nắm bắt cụ thể hơn khả năng trả nợ đến hạn của QTDND.
Bước 2: Thực hiện thu nợ
Đến hạn trả nợ, CBTD phối hợp cùng bộ phận kế toán (gửi phiếu tính lãi, nhắc số Hợp đồng tín dụng cần thu nợ…), bộ phận ngân quỹ (trường hợp QTDND trả nợ bằng tiền mặt) để thực hiện thu nợ.
Bước 3. Chuyển nợ quá hạn:
Đến thời điểm cuối cùng của thời hạn cho vay, nếu QTDND không trả hết số nợ gốc và lãi mà khơng được NHHT chấp thuận gia hạn nợ thì tồn bộ số dư nợ gốc còn lại của hợp đồng tín dụng đó sẽ bị chuyển sang nợ q hạn.