- Cho vay từng lần: mỗi lần cho vay, tổ chức tín dụng và khách hàng thực
c) Trường hợp vượt quyền phán quyết
2.1.2. Cơ cấu, bộ máy tổ chức quản lý của NHHT Chi nhánh Hưng Yên
2.1.2.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
Thực hiện Quy chế hoạt động của Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam, NHHT Chi nhánh Hưng Yên có địa bàn hoạt động trong tỉnh Hưng Yên với 4 phòng nghiệp vụ tại Chi nhánh và 05 Phòng giao dịch trực thuộc Chi nhánh thực hiện nhiệm vụ tư vấn, hỗ trợ, điều hòa vốn cho 65 QTDND thành viên trong tỉnh, được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy
Nguồn: Quyết định số 97/2019/QC-NHHT ngày 30/8/2019 của Chủ tịch Hội đồng quản trị NHHTXVN.
2.1.2.2. Các mối quan hệ hoạt động
a) Quan hệ với Trụ sở chính Ngân hàng Hợp tác:
Chi nhánh đặt dưới sự điều hành trực tiếp của Tổng Giám đốc. Quan hệ cơng tác giữa chi nhánh với các Phịng, Ban, Trung tâm, đơn vị chức năng thuộc Trụ sở chính là mối quan hệ chịu sự chỉ đạo, phối hợp thực hiện nghiệp vụ chuyên môn.
b) Quan hệ với Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố và Chính quyền địa phương:
Chi nhánh chịu sự quản lý nhà nước trực tiếp của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trên địa bàn về hoạt động tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng và chấp hành các quy định quản lý nhà nước của chính quyền địa phương và các cơ quan chức năng trên địa bàn theo quy định của pháp luật. Trường hợp nội dung yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước vượt quá thâm quyền của chi nhánh, Giám đốc chi nhánh phải báo cáo Tổng Giám đốc quyết định. GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG TÍN DỤNG VÀ CHĂM SĨC THÀNH VIÊN PHỊNG KẾ TỐN NGÂN QUỸ PHỊNG KIỂM TRA NỘI BỘ PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 05 PHỊNG GIAO DỊCH
c) Quan hệ với các QTDND thành viên:
Mối quan hệ giữa chi nhánh với các QTDND thuộc địa bàn hoạt động được phân công phụ trách của chi nhánh là mối quan hệ điều hòa vốn và thực hiện chức năng liên kết, phối hợp, hỗ trợ trong hoạt động của hệ thống QTDND
2.1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
a) Giám đốc:
- Giám đốc chi nhánh là người đại diện và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và trước pháp luật trong việc điều hành hoạt động của chi nhánh.
- Tổ chức chỉ đạo, điều hành và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của chi nhánh được quy định tại Quy chế này và các quy định, văn bản hướng dẫn khác của NHHT.
- Chịu trách nhiệm phổ biến và triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật; Các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị và văn bản của Tổng Giám đốc ban hành đến cán bộ, nhân viên thuộc quyền quản lý của chi nhánh; Chấp hành các quy định về ché độ làm việc, quản lý điều hành của Tổng Giám đốc.
- Quản lý và sử dụng cán bộ thuộc bộ máy của chi nhánh theo uỷ quyền và phân cấp của Tổng Giám đốc. Việc tuyển dụng cán bộ do Tổng Giám đốc quyết định theo đề nghị của Giám đốc chi nhánh.
- Kiểm tra cán bộ làm việc tại chi nhánh trong việc thực hiện nhiệm vụ, chấp hành các chính sách, chế độ của Nhà nước và các quy định của NHHT.
- Đề nghị Tổng Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Giám đốc; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động Trưởng phịng, Phó phịng tại Chi nhánh.
- Đại diện theo uỷ quyền của Chủ tịch Hội đồng quản trị tham gia các quá trình tố tụng tại Tồ án các cấp và tiến hành các thủ tục thi hành án để giải quyết các vụ kiện phát sinh tại chi nhánh.
- Phân công các Phó Giám đốc, Trưởng phịng, Phó phịng, cán bộ tham gia tố tụng tại Toà án các cấp để giải quyết các vụ kiện phát sinh tại chi nhánh theo ủy quyền của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Khen thưởng và kỷ luật cán bộ. b) Phó Giám đốc :
- Giúp Giám đốc chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do Giám đốc phân công, ký thay Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nghiệp vụ được giao.
- Được sử dụng quyền hạn của Giám đốc và nhân danh Giám đốc chi nhánh chỉ đạo, giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực được phân công.
- Bàn bạc và tham gia ý kiến với Giám đốc trong việc thực hiện các mặt công tác của chi nhánh.
- Được Giám đốc phân công nhiệm vụ và uỷ quyền ký kết một số loại hợp đồng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc giao.
c) Nhiệm vụ của các Phòng, ban thuộc Chi nhánh: * Phịng Tín dụng và chăm sóc thành viên:
- Giúp Giám đốc xây dựng kể hoạch kinh doanh của Chi nhánh.
- Thực hiện nhiệm vụ điều hòa vốn đối với các QTDND; triển khai các cơ chế, chính sách, sản phẩm, dịch vụ đối với các QTDND, khách hàng doanh nghiệp và cá nhân.
- Thực hiện cho vay đối với khách hàng doanh nghiệp và cá nhân.
- Kiểm tra, giám sát hoạt động nghiệp vụ, việc thực hiện các quy định về an toàn của QTDND. Theo dõi việc phát triển QTDND trên địa bàn; tư vấn hỗ trợ, giúp phát triển QTDND mới thuộc địa bàn Chi nhánh phụ trách.
- Làm đầu mối giúp Giám đốc chi nhánh giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến QTDND thành viên.
- Thực hiện chế độ thông tin báo cáo hoạt động tín dụng tồn hệ thống, hoạt động của các QTDND theo quy định của NHHT và Ngân hàng nhà nước.
- Phối hợp với các các Phòng, Ban, Trung tâm tại Trụ sở chính và chi nhánh để triển khai nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao. * Phịng Kế tốn Ngân quỹ:
- Bộ phận kế tốn:
+ Lập kế hoạch tài chính theo định kỳ trình Giám đốc duyệt trước khi gửi Ngân hàng Họp tác; Tham mưu cho Giám đốc về quản lý thu chi nghiệp vụ và các loại tài sản theo chế độ của Nhà nước và phân cấp của NHHT.
+ Tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, mở sổ sách nội bảng, ngoại bảng để theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và theo dõi quản lý an toàn tài sản của Chi nhánh.
+ Trực tiếp giao dịch, cung ứng dịch vụ thanh toán cho các QTDND thành viên và khách hàng; Thực hiện cơng tác kế tốn giao dịch về tiền gửi, tiền vay, thẻ, thanh toán chuyển tiền, chi tiêu nội bộ theo quy định của NHHT.
+ Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu nghiệp vụ theo quy định. + Mở và thực hiện các giao dịch trên tài khoản tiền gửi thanh toán tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và các Ngân hàng Thương mại.
+ Xây dựng và gửi các báo cáo kế toán theo định kỳ cho NHHT, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước; tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán theo định kỳ.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. - Bộ phận ngân quỹ:
+ Trực tiếp thu chi tiền mặt, nhập, xuất, quản lý giấy tờ có giá với QTDND thành viên và khách hàng; Tổ chức giao nhận, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá với Phịng giao dịch, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng.
+ Thực hiện dịch vụ giữ hộ tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định của Ngân hàng Họp tác.
+ Thực hiện kiểm quỹ cuối ngày, kiểm kê cuốc tháng hoặc đột xuất theo chỉ đạo của Giám đốc; Thực hiện quản lý Quỹ nghiệp vụ, kho quỹ theo quy định; việc thu chi, giao nhận, vận chuyển, kiểm kê, quản lý kho quỹ phải chấp hành theo chế độ của Ngân hàng Nhà nước và hướng dẫn của NHHT.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. * Phịng Hành chính Nhân sự:
- Bộ phận hành chính:
+ Thực hiện cơng tác văn thư, đánh máy, quản lý công văn đi, đến và lưu trữ tài liệu theo quy định.
+ Phối hợp thực hiện việc mua sắm tài sản, phương tiện làm việc, vật liệu văn phịng theo dự tốn được duyệt.
+ Tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ tân tiếp khách của Chi nhánh. + Quản lý, sử dụng và sửa chữa tài sản theo quy định của Chi nhánh. + Tổ chức công tác bảo vệ, chấp hành nội quy làm việc và vệ sinh mơi trường, phịng cháy chữa cháy của chi nhánh; thực hiện nhiệm vụ bảo vệ vận chuyển tiền mặt, tài sản theo quy định.
+ Quản lý, bảo quản con dấu của chi nhánh. + Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. - Bộ phận nhân sự:
+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc bố trí, điều động, quản lý, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ nhân viên chi nhánh.
+ Đề xuất việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm cán bộ theo quy định của Nhà nước và phân cấp của Tổng giám đốc.
+ Tổ chức theo dõi, lưu trữ hồ sơ cán bộ. + Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. * Phòng Kiểm tra nội bộ:
- Kiểm tra, kiểm soát việc quản lý, điều hành, thực hiện quy trình nghiệp vụ tại Chi nhánh và các Phòng giao dịch trực thuộc theo quy định nội bộ của NHHT và các quy định của Pháp luật.
- Giám sát mức độ bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh và đưa ra các kiến nghị, biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
- Tổ chức thực hiện các cuộc kiểm tra theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt. Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại chi nhánh theo quy định.
- Thực hiện một số hoạt động nghiệp vụ nhằm nâng cao vai trị kiểm tra, kiểm sốt theo chỉ đạo của Tổng giám đốc.
- Thực hiện nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo tại chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật; Thực hiện cơng tác phịng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí và các quy định của Nhà nước và NHHT.
- Đề xuất, kiến nghị Tổng giám đốc có hình thức xử lý phù hợp đối với cá nhân, tổ chức có vi phạm chế độ, các quy định của pháp luật, các quy định của NHHT.
- Làm đầu mối phối hợp với bộ phận có liên quan trong chi nhánh và Ngân hàng Họp tác làm việc với các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền trong việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán các hoạt động của chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao. d) Phòng giao dịch
- Nhận tiền gửi, cho vay điều hòa vốn đối với các QTDND thành viên theo quy chế điều hòa vốn và phân cấp ủy quyền của Giám đốc chi nhánh; Nhận tiền gửi tiết kiệm của dân cư, tiền gửi khơng kỳ hạn, có kỳ hạn của các tổ chức và cá nhân theo quy định;
- Cho vay ngắn, trung và dài hạn đối với tổ chức và cá nhân;
- Cung ứng các phương tiện, dịch vụ thanh toán và ngân quỹ, sản phẩm thẻ cho các khách hàng; Thực hiện dịch vụ giữ hộ tài sản quý, giất tờ có giá;
- Tư vấn, hỗ trợ nghiệp vụ cho các QTDND thành viên;
- Thực hiện các giao dịch nội bộ và thanh toán hàng ngày với Chi nhánh NHHT trực tiếp quản lý;
- Tổ chức công tác thu – chi, bảo quản an tồn, bí mật tồn bộ tiền mặt, tài sản, giấy tờ có giá;
- Thực hiện nhiệm vụ, dịch vụ ngân hàng khác khi được Tổng giám đốc NHHT cho phép và Giám đốc Chi nhánh giao.
đ) Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phịng, Phó phịng * Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phòng:
- Trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động của Phòng và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực, chuyên môn nghiệp vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh về các hoạt động hàng ngày và kết quả thực hiện các nhiệm vụ của Phòng.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của Phòng. Chủ động tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Phịng theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn, quy trình giải quyết cơng việc.
- Phân công công việc cho các cán bộ, nhân viên; quản lý, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên thuộc Phòng.
- Phối hợp với các Phịng khác để giải quyết các cơng việc có liên quan; báo cáo Giám đốc chi nhánh về các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề cịn có ý kiến khác nhau giữa các Phịng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao. * Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó phịng:
- Giúp Trưởng phịng điều hành hoạt động của Phòng theo từng phần nghiệp vụ và thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc khi Trưởng phòng đi vắng.
- Trực tiếp thực hiện một số cơng việc do Trưởng phịng hoặc Giám đốc chi nhánh phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc chi nhánh về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao.