i. Khái niệm công ty chứng khoán
2.2.2.Quy trình hoạt động môi giới tại TLS
Hiện nay, TLS chưa xây dựng được quy trình hoạt động môi giới cụ thể. Mỗi phòng môi giới, mỗi nhân viên môi giới sẽ tùy thế mạnh và trường hợp khách hàng cụ thể mà áp dụng những phương thức khác nhau. Để hoạt động môi giới ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, TLS đang từng bước hoàn thiện để đưa ra một quy trình thống nhất.
Các bước giao dịch tại Công ty cổ phần chứng khoán Thăng Long • Bước 1: Mở tài khoản cho khách hàng
Trước khi mua và bán chứng khoán qua hoạt động môi giới, khách hàng phải mở một tài khoản giao dịch. Thủ tục mở tài khoản tại TLS như sau:
Đối với cá nhân: Khách hàng sẽ khai đầy đủ thông tin cá nhân của mình theo chứng minh thư hoặc hộ chiếu vào Hợp đồng mở tài khoản và nộp lại cho nhân viên TLS kèm theo bản chứng minh thư hoặc hộ chiếu photo. Sau khi kiểm tra kĩ các thông tin của khách hàng, cán bộ TLS sẽ cấp cho khách hàng một mã số giao dịch rồi nhập hồ sơ vào hệ thống máy tính của công ty.
Đối với tổ chức: Tổ chức sẽ có một mẫu Hợp đồng mở tài khoản riêng. Ngoài việc kê khai chính xác đầy đủ các thông tin, tổ chức còn phải nộp kèm theo bản sao có công chứng các giấy tờ như: Giấy phép đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng, giấy uỷ quyển của Công ty cho người uỷ quyền giao dịch, chứng minh thư photo của người được uỷ quyền. Sau khi cán bộ TLS thụ lý hồ sơ thì khách hàng cũng sẽ được cấp một mã số giao dịch như đối với khách hàng là cá nhân.
Đối với đặt lệnh trực tiếp, TLS nhận lệnh cùa khách hàng từ 8h sáng các ngày làm việc trong tuần.
Khi muốn mua bán chứng khoán tại sàn giao dịch, khách hàng phải điền theo các mẫu mua bán có sẵn của TLS. Các thông tin trên mỗi phiếu lệnh phải được khách hàng ghi đầy đủ và chính xác trước khi đưa cho nhân viên TLS bao gồm: Họ và tên, số chứng minh nhân dân, số tài khoản, mã chứng khoán, khối lượng, giá chứng khoán, ngày tháng và kí tên.
Khi nhận phiếu lệnh từ khách hàng, nhân viên TLS sẽ kiểm tra qua hình thức phiếu có hợp lệ về mã chứng khoán, về khối lượng hay không sau đó mới nhập vào hệ thống máy tính để kiểm tra số tiền ký quỹ, giá chứng khoán, thông tin cá nhân… Nếu lệnh không hợp lệ thì khách hàng sẽ được cán bộ TLS gọi tên trên loa để vào sửa lệnh kịp thời để không bỏ lỡ cơ hội đầu tư của mình.
Trường hợp đặt lệnh qua bộ phận Contact center, khách hàng cung cấp cho nhân viên nhận lệnh mã giao dịch và mật khẩu giao dịch. Khách hàng không cần kí phiếu lệnh, mà sẽ có ghi âm cuộc gọi của khách hàng được lưu lại làm chứng từ điện tử trên hệ thống của TLS. Quy trình nhập và kiểm tra lệnh cũng giống như nhận lệnh trực tiếp từ quầy giao dịch.
Ngoài ra, khách hàng có thể chủ động đặt lệnh, theo dõi lệnh đặt qua Internet bằng phần mềm giao dịch Stock24 của TLS.
• Bước 3: Thực hiện lệnh:
Lệnh của NĐT sau khi được nhập vào hệ thống giao dịch của TLS sẽ được đẩy thẳng vào hệ thống giao dịch của HSX và HNX thông qua giao dịch trực tuyến. Do đó, gần như ngay lập tức sau khi đặt lệnh, nhà đầu tư có thể theo dõi kết quả giao dịch của mình dựa trên mức giá hiện tại trên bảng giá. Điều này góp phần đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch trên thị trường chứng khoán.
• Bước 4: Xác nhận kết quả giao dịch
Khách hàng có thể xác nhận kết quả giao dịch qua các hình thức sau:
-Xác nhận tại sàn giao dịch: Khách hàng cung cấp CMND yêu cầu nhân viên giao dịch tại sàn cung cấp kết quả giao dịch trong ngày. Nếu cần thiết có thể in
thành văn bản để khách hàng lưu trữ. Cuối giờ giao dịch, nhân viên giao dịch có trách nhiệm điền toàn bộ thông tin giao dịch lên phiếu giao dịch của khách hàng (lệnh có khớp hay không khớp, giá khớp, thời gian khớp lệnh…)
-Gọi điện tới trung tâm Giao dịch điện tử: Tương tự như đặt lệnh giao dịch, khách hàng cung cấp mật khẩu cho nhân viên của trung tâm Giao dịch điện tử để nhân viên xác nhận kết quả giao dịch. Việc xác nhận giao dịch qua điện thoại cũng được ghi âm làm chứng từ điện tử của công ty.
-Kiểm tra trên hệ thống giao dịch Internet Stock24: Khách hàng có thể kiểm tra trên Stock24 vì hệ thống có hiển thị đầy đủ và cập nhật liên tục kết quả giao dịch trong ngày của khách hàng.
-Ngoài ra, đối với những khách hàng đăng ký dịch vụ SMS24, TLS sẽ gửi thông báo khớp lệnh cuối ngày về số điện thoại di động mà khách hàng đã đăng ký.
Sơ đồ 2.3: Quy trình giao dịch chứng khoán tại TLS
(Nguồn: www.tls.vn)
TLS đã áp dụng phần mềm mới BO thay cho FOX để phục vụ cho hoạt động môi giới từ đầu năm 2008. Hệ thống giao dịch của công ty sử dụng các phần mềm chạy kết nối song song với nhau như: Ifis (dùng để đặt lệnh), SBA và BO (phần mềm back hỗ trợ cho Ifis, quản lý tiền và chứng khoán của khách hàng). Tuy có đáp
Nhà đầu tư
Mở tài khoản
Đặt lệnh
(Tại sàn GD, qua điện thoại hoặc internet)
Ký quỹ (tiền)
Lưu ký (Chứng khoán)
SỞ GIAO DỊCH CK
ứng được nhu cầu sử dụng, quản lý dữ liệu của khách hàng cũng như của công ty, nhưng do kết nối dữ liệu chồng chéo nên đôi khi gây quá tải cho hệ thống máy chủ, nhất là trong điều kiện thị trường sôi động. Dự kiến trong năm 2011, TLS sẽ đưa hệ thống core giao dịch mới vào vận hành. Hệ thống core giao dịch mới có ưu điểm hạn chế tối đa các rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo cho hệ thống giao dịch hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả, tăng khả năng quản lý tài khoản khách hàng, chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó, core giao dịch mới cũng góp phần giảm bớt các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.