- Kiểm soát vật chất
F Thứ ba: kiểm soát nội bộ
3.2.2 THIẾT LẬP MỘT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY
TẠI CÔNG TY
* Nguyên tắc
Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như:
FXây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp.
FNhững quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
FCác quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và
được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức.
FXác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản.
FMọi thành viên của tổ chức phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. FQuy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát.
FTiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
* Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
C Biện pháp 1: Phát huy tác dụng của hòm thư góp ý. * Thực trạng công ty
Hiện nay hòm thư góp ý tại công ty có tồn tại nhưng chưa phát huy được chức năng và mục đích chính của nó.
Đây là một kênh thông tin rất hữu hiệu cho nhà quản lý trong việc kiểm soát nhân viên của mình. Động viên khuyến khích nhân viên có thái độ thẳng thắng trong việc tố giác các hành vi gây tổn hại cho công ty. Đồng thời cần yêu cầu người tố
giác phải nêu rõ họ tên, phòng ban nơi mình làm việc để ban kiểm soát tiện khai thác và kiểm tra thông tin. Bên cạnh đó cần giữ bí mật về thông tin người tố giác và có mức thưởng xứng đáng đối với người tố giác.
Cán bộ trong ban kiểm soát phải là những người đứng đầu công ty và một số thành viên khác chỉ chuyên về việc kiểm soát hoạt động tại công ty, đảm bảo khách quan và thẳng thắng, liêm khiết trong việc kiểm soát. Tránh sự thông đồng nhau trong công ty.
F Biện pháp 2: Áp dụng nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.
Ý nghĩa: Nguyên tắc trả lời được câu hỏi: “Khi có vấn đề, tôi phải hỏi ai?”, “Tôi chịu trách nhiệm trước ai?”.
Đây là phương thức truyền lệnh ưu việt nhất: Tức mỗi người chỉ phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước một người phụ trách và chỉ một người mà thôi.
Nếu tuyến lệnh quá dài, cấp bậc cơ cấu phức tạp, làm cho nhân viên phải chịu nhiều tầng lãnh đạo, giảm thấp tính tích cực của nhân viên, làm hao phí thời gian và kinh phí gây ra mâu thuẫn trong các nhân viên.
Mặt khác nếu tính thống nhất của truyền mệnh lệnh bị phá vỡ thì một nhân viên phải vất vả đối phó với những mệnh lệnh mâu thuẫn nhau của nhiều người phụ
trách hoặc phải lựa chọn thực hiện mệnh lệnh theo thứ tựưu tiên.
Muốn thực hiện tốt buộc nhân viên phải được trao những quyền cụ thể, tránh sự truyền mệnh lệnh vượt cấp. Quy định này cũng phải được ban hành thành văn bản cụ thể để làm căn cứ thực hiện tránh sự chồng chéo trong chức năng và nhiệm vụ
của các nhân viên trong công ty. Và mội nhân viên phải tự chịu trách nhiệm về hành vi của mình trước Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị.
F Biện pháp 3: Áp dụng nguyên tắc chia để trị.
Nguyên tắc này giúp đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quá trình phân định quyền hạn và trách nhiệm. Tức một người không được đảm nhiệm một giao dịch từđầu đến cuối.
Thực hiện tốt nguyên tắc này giúp công ty tránh được những rủi ro làm tổn hại đến tài chính và ngân sách của công ty.
Nguyên tắc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cũng như mối liên hệ của họ với nhau phải được quy định cụ thể trong các văn bản giấy tờ, làm căn cứđể nhân viên biết rõ mình là ai? Và mình phải làm gì?
KẾT LUẬN
Hiện nay trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới, Việt Nam được coi là một trong những nước có tiềm năng về phát triển kinh tế. Tuy nhiên chúng ta vẫn phải thừa nhận một sự thật đó là: hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước của ta vẫn còn mang nhiều tư tưởng bao cấp, ỉ lại, năng lực quản lý vẫn theo lối tùy tiện, chưa đi vào quản lý khoa học; Các doanh nghiệp tư nhân thì hoạt động nhỏ lẻ với phương thức quản trị “Gia
đình trị”.
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
Quá trình thực tập tại công ty TNHH 1 thành viên xây dựng cấp nước Đồng Nai chính là khoản thời gian quý báu để em có thế tiếp cận với công việc kế toán thực tế cũng như quan sát tìm hiểu hoạt động quản lý, công tác kiểm soát của công ty. Hệ
thống kiểm soát nội bộ tại công ty thực sựđã có nhưng nó chỉ ngấm ngầm diễn ra chứ
chưa có một tổ chức rõ ràng đứng ra chịu trách nhiệm quản lý chúng. Hy vọng qua đề
tài, với những biện pháp tự bản thân đề xuất sẽ giúp ích cho công ty trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo đúng tinh thần mà đề tài đã đề ra.
Bên cạnh đó việc chọn và nghiên cứu đề tài là một cơ hội cho em được tìm hiểu sâu hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ, qua đề tài em càng thấy rõ tầm quan trọng của hệ thống, có thểđây sẽ là hành trang rất tốt cho công việc tương lai của bản thân.
Đặc biệt với xu thế cổ phần hóa hiện của các doanh nghiệp Nhà nước cũng như tư
nhân và những lợi ích của cổ phần hóa đem lại thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc và hiệu quả sẽ là một nước cờđúng cho doanh nghiệp trong việc quản lý cũng như kinh doanh.