- Kiểm soát vật chất
F Thứ hai: Kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân sách hàng năm
ngân sách hàng năm
* Thực trạng tại công ty:
Hiện nay, hầu hết việc đề ra kế hoạch sản xuất tại công ty chỉ chú trọng vào những con số về sản lượng sản xuất, doanh thu, sản lượng tiêu thụ, mức lợi nhuận cần đạt
được và tổng số thuế và các khoản phát sinh phải nộp Ngân sách. Công ty chưa có những bảng kế hoạch thu chi cụ thể trong dài hạn và ngắn hạn, chính vì vậy việc kiểm soát lượng tiền dự trữ cần thiết cho hoạt động của công ty luôn ở thể bịđộng và khó kiểm soát.
* Giải pháp:
Ngân sách bao gồm thu lẫn chi và nó là kế hoạch lời lãi của công ty. Có vai trò như kế hoạch của công ty, nhưng ngân sách có hai vế chứ không chỉ có thuần sản lượng hay doanh thu như của bảng kế hoạch.
Cách lập ngân sách có thể tóm tắt như sau: Các bộ phận trong công ty tự
mình lên kế hoạch công việc cho năm tới trong phạm vi chức năng và theo một số
hướng dẫn căn bản của công ty. Làm xong họ chuyển đổi các hoạt động thành tiền và do đó thành số thu của họ. Mặt khác, khi thực hiện kế hoạch họ cũng cần mua vật liệu, trả lương cho nhân viên, điện nước... những thứ ấy cũng được tính thành tiền và trở
thành số chi của họ. Ngân sách thu chi của từng đơn vịđược ban lãnh đạo công ty xem xét và chấp thuận. Vì hoạt động của các đơn vịđã được chuyển hóa thành tiền, nên khi mua nguyên liệu hay lúc trả lương thì chúng sẽđược tựđộng ghi trong sổ sách kế toán, như là một thủ tục hàng ngày. Nhìn số thu và chi của từng đơn vị hay của toàn công ty, lãnh đạo biết kế hoạch đề ra đã được thực hiện tới đâu. Ngân sách là một công cụ tựđộng kiểm soát việc đạt kế hoạch.
* Lợi ích của giải pháp:
Tạo sự chủ động cho nhà quản lý cũng như người thực hiện trong việc kiểm soát việc chi tiêu của bộ phận và công ty mình.
Dễ phát hiện những thay đổi bất thường trong việc thu chi (nhất là các khoảng chi vượt trội) từ đó nhà quản lý hay nhân viên chịu trách nhiệm xử lý nghiệp vụ sẽ lưu tâm và tìm hiểu ngay nguyên nhân của sự bất thường từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.