3. Ghi sổ tổng hợp: Ghi sổ hàng ngày
3.4.1.2. Kiểm sốt q uá trình nhập liệu:
Thơng thường các thủ tục kiểm sốt này được lập trình kiểm sốt và nĩ được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ. Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu là: kiểm sốt tính hợp lệ của dữ liệu nhập, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ của dữ liệu, tính hợp lý của dữ liệu.
Bảng sau trình bày các thủ tục kiểm soat đầu vào trong chu trình bán hàng
Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT ĐẦU VAØO TRONG CHU TRÌNH BÁN HAØNG
Hệ thống Chương trình Thủ tục kiểm sốt
Ghi đặt
phịng Kiểm tra hợp lệ các nghiệp vụ _ “mã số khách hàng”. Kiểm tra hợp lệ. Chương trình kiểm tra vùng _ Kiểm tra tính đầy đủ: chương trình kiểm tra chắc chắn rằng mỗi mẩu tin đầu vào chứa các dữ liệu trong các vùng: ‘Mã nghiệp vụ’, ‘ngày nghiệp vụ’,
‘số đơn đặt phịng’, ‘số phịng’, ‘số tiền’, ‘hình thức thanh tốn’.
_ Kiểm tra tổng cộng: Trong hệ thống xử lý theo lơ, nhĩm kiểm sốt số liệu so sánh tổng số theo nhĩm với tổng của vùng số tiền ‘số tiền’ của tất cả các nghiệp vụ
Thực hiện dịch vụ Lập hĩa đơn
Tạo mẫu tin
Kiểm tra các nghiệp vụ hợp lệ
_ Kiểm tra hợp lệ: Chương trình kiểm tra chắc chắn rằng ngày khố sổ nằm trong phạm vi ngày tháng hợp lý của lịch.
_ Kiểm tra tính hợp lệ: Chương trình kiểm tra số liệu cho vùng ‘ mã số khách hàng’.
_ Kiểm tra tính đầy đủ: Chương trình kiểm tra chắc chắn rằng mỗi mẫu tin đầu vào chứa dữ liệu trong tất cả các vùng: ’Mã nghiệp vụ’, ‘ngày nghiệp vụ’, ‘số phiếu đặt phịng’, ‘số phịng’, ‘số tiền’, ‘hình thức thanh tốn’.
_ Kiểm tra tổng cộng: Trong hệ thống xử lý theo lơ, nhĩm kiểm sốt số liệu so sánh tổng tất cả các vùng “số liệu” với tổng số theo nhĩm.
Nhận tiền Kiểm tra hợp lệ _ Kiểm tra tính hợp lệ: Chương trình kiểm tra số liệu cho vùng “mã số khách hàng”.
_ Kiểm tra tính đầy đủ: Chương trình kiểm tra chắc chắn rằng mỗi mẫu tin đầu vào chứa dữ liệu cho tất cả các vùng dữ liệu.
_ Kiểm tra tổng cộng: Trong hệ thống xử lý theo lơ, nhĩm tổng kiểm sốt số liệu so sánh tổng tất cả các vùng “số tiền” với tổng số theo nhĩm trong báo cáo nhận tiền.