massage, beauty salon…
ú Sơ đồ luân chuyển:
ú Giải thích sơ đồ:
- Khách hàng sử dụng dịch vụ tại bộ phận Spa
- Nếu khách hàng trả tiền ngay thì in HĐ GTGT( đã bao gồm 30% thuế tiêu thụ đặc biệt đối với dịch vụ Massage và 10% thuế GTGT) giao cho khách liên đỏ, liên trắng lưu lại cùi hố đơn, liên xanh nộp kèm theo báo cáo bán hàng.
- Nếu khách nhận nợ chuyển về phịng và thanh tốn lúc check-out thì cashier in phiếu tính tiền (gồm 3 liên) đưa cho khách ký xác nhận rồi sau đĩ nhập vào phịng của khác số tiền mà khách đã đồng ý trả cho dịch vụ. Sau đĩ cashier
Khách hàng Mua hàng tại GS Cashier nhập vào máy in guest bill, HĐ GTGT Báo cáo bán hàng Khách hàng Dịch vụ tại Spa Cashier nhập vào máy in guest bill, HĐ GTGT Báo cáo bán hàng
tập hợp các bill nợ (liên đỏ) chuyển cho lễ tân để làm chứng từ cho khách, liên trắng lưu lại cùi, liên xanh làm cơ sở để lên báo cáo bán hàng.
- Cuối ngày cashier lên báo cáo bán hàng nộp cho kiểm tốn ban đêm.
¯Sơ đồ luân chuyển tiếp theo của doanh thu:
¯ Giải thích sơ đồ:
Bước 1: Cuối ngày nhân viên cashier sẽ in các báo cáo bán hàng bao gồm: báo cáo tiền mặt (cash sales) và báo cáo nhận nợ về phịng (room charge).
- Cashier phải kiểm tra đối chiếu báo cáo tiền mặt với các HĐ GTGT, đồng thời kiểm tra đối chiếu báo cáo nhận nợ về phịng với các phíếu tính tiền mà khách đã đồng ý ký nhạân cho khớp sau đĩ bỏ tất cả các báo cáo này vào một phong bì để chuyển cho kiểm tốn ban đêm kiểm tra.
- Đối với cashier của lễ tân, khi khách đã trả phịng và thanh tốn trực tiếp sẽ in HĐ GTGT, yêu cầu khách ký xác nhận vào HĐ, sau đĩ sẽ giao cho khách HĐ đỏ, HĐ trắng sẽ lưu lại cùi, HĐ xanh kèm theo tồn bộ chứng từ nộp cùng với báo cáo bán hàng. Cịn đối với khách đặt phịng qua cơng ty du lịch và số tiền phịng sẽ được thanh tốn bằng chuyển khoản bởi cơng ty du lịch thì cashier sẽ kiểm tra loại phịng, giá phịng, ngày ở và ngày đi của khách cĩ đúng với hợp
Cuối ngày Nhân viên Cashier các quầy vào máy in các báo cáo: . Cash sale . Room charge
Kiểm tốn ban đêm:
- Kiểm tra, đối chiếu
- Chạy chương trình: “Back up and End of
date”
-Lập báo cáo phân tích Nộp phong bì
niêm phong tại bộ phận lễ tân và yêu cầu ký nhận vào sổ giao nhận. Kế tốn thanh tốn Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ
đồng, fax đặt phịng sau đĩ sẽ in HĐ GTGT để chuyển cho cơng ty du lịch thanh tốn . Cuối mỗi ca cashier tập hợp tồn bộ các HĐ GTGT (kể cả HĐ đã được thanh tốn và HĐ nợ) với báo cáo nộp cho kiểm tốn ban đêm. Sau đĩ cũng lập phiếu thu đổi ngoại tệ, lên bảng kê nộp tiền theo các thủ tục giống như các bộ phận khác.
Bước 2: Sau khi nhận được báo cáo bán hàng của các bộ phận gửi lên, Night Auditor sẽ kiểm tra giá cả của các dịch vụ, tính hợp lý, hợp lệ của từng HĐ GTGT, phiếu tính tiền và các báo cáo bán hàng. Đồng thời kiểm tra, đối chiếu các bill nhận nợ về phịng cĩ được nhập vào máy đầy đủ vào đúng tên khách, đúng số phịng trên bill hay khơng, nếu cĩ thiếu sĩt hoặc nhập sai số phịng thì sẽ điều chỉnh cho đúng. Sau đĩ chạy chương trình: “Back up data and End of date”. Chương trình sẽ đổi ngày tự động và bắt đầu một ngày mới.
Lập các báo cáo phân tích doanh thu của từng bộ phận, từng dịch vụ trong khách sạn và báo cáo này sẽ được gửi lê giám đốc, kiểm sốt tài chính và các trưởng bộ phận.
Bước 3: Chạy chương trình: “Back up data and End of date”. Sau đĩ kiểm tốn sẽ kéo theo tồn bộ số liệu về doanh thu, các loại tiền, các loại thẻ, cơng nợ phát sinh trong ngày về chương trình của kế tốn. Trên cơ sở đĩ kế tốn thanh tốn sẽ lập phiếu thu tiền dựa trên số liệu được kéo về từ chương trình. Bên cạnh đĩ tồn bộ HĐ GTGT sẽ được chuyển về cho kế tốn cơng nợ. Kế tốn cơng nợ sẽ đối chiếu với số liệu được kéo về từ chương trình và lập kế hoạch địi nợ.
Bước 4: Hàng ngày ca trưởng lễ tân sẽ nộp tồn bợ phong bì tiền của các bộ phận cho thủ qũy của khách sạn.
Để quản lý tốt cơng suất hoạt động của phịng so với doanh thu, khu nghỉ mát đã xây dựng một hệ thống kiểm sốt thật chặt chẽ từ khâu nhận đặt phịng, khách check-in, cũng như quá trình khách đang ở trong khách sạn. Do đặc trưng của khu nghỉ mát là 90% lượng khách ở khu nghỉ mát là khách đã đặt phịng trước khi tới ở nên giá đã được xác định trước( giá được áp dụng theo hợp đồng, hoặc theo chính sách giảm giá của khu nghi mát, trong trường hợp giảm giá đặt biệt ->
cĩ sự đồng ý của tổng quản đốc khu nghỉ mát), khi khách tới ở lại khách sạn, lễ tân cĩ nhiệm vụ check-in khách vào máy( chương trình nối liền với bộ phận đặt
phịng , buồng và kế tốn), cuối ngày lễ tân phải in bảng tổng kết khách ở khu nghỉ mát (bao nhiêu khách, bao nhiêu phịng đang ở) rồi phát cho các bộ phận liên quan và ban quản lý của khu nghỉ mát. Cuối ngày, bộ phận bảo vệ kết hợp với trực lãnh đạo cĩ nhiệm vụ đi kiểm tra lại tính chính xác của bảng tổng kết nhờ vào việc đi kiểm tra những phịng cịn trống.
Đối với các bộ phận phụ trợ, khu nghỉ mát yêu cầu nhân viên phục vụ phải yêu cầu khách ký xác nhận vào các chứng từ hoặc hố đơn mà khách đã sử dụng, sau đĩ mới mang nộp cho kế tốn hoặc chuyển cho lễ tân làm chứng từ thanh tốn.
2.3.1.2.2.2. Sơ đồ luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ thu tiền trong chu trình doanh thu: chu trình doanh thu: