3. Ghi sổ tổng hợp: Ghi sổ hàng ngày
3.3.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ và thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền:
từng số hố đơn trên máy, máy sẽ tự động kết chuyển và in ra chi tiết danh sách liệt kê việc trả tiền. Mỗi danh sách cĩ một mã số khác nhau để tiện cho việc theo dõi. Cứ nữa tháng một lần kế tốn sẽ gửi các hố đơn đính kèm với bảng liệt kê hố đơn. Như vậy, bảng liệt kê này sẽ liệt kê tất cả hố đơn chưa được thanh tốn và đã thanh tốn cho tới ngày báo cáo. Theo đĩ, bảng liệt kê hố đơn (statement) sẽ được gửi kèm với hố đơn bán hàng cho khách hàng.
Trường hợp số tiền thanh tốn khơng khớp với số tiền theo từng hố đơn (do khách hàng trả cộng dồn các hố đơn lại với nhau) thì kế tốn cơng nợ sẽ tiến hành trừ dần vào các hố đơn cĩ thời hạn nợ lâu nhất và thơng báo cho khách hàng biết.
3.1.2. Hệ thống chuyển số dư:
Trong hệ thống này, khách hàng khơng thanh tốn chính xác theo từng hố đơn một mà cĩ thể ứng trước hoặc đặt cọc cho kế tốn một số tiền tương đối lớn vào đầu mỗi tháng hoặc một tháng vài lần. Khi đĩ tất cả các hố đơn phát sinh sẽ được trừ dần vào số tiền đĩ cho đến khi cân bằng. Sau đĩ cứ cuối mỗi tháng kế tốn cơng nợ sẽ in ra bảng liệt kê chi tiết cho khách hàng về số nợ, số cĩ, số cịn lại hoặc số phải trả thêm. Đồng thời lập danh sách các hố đơn để gửi cho khách hàng kèm theo hố đơn để gưỉ cho khách hàng.
3.3. THỦ TỤC VAØ CÁCH THỨC KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN: TIỀN:
3.3.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ và thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền: tiền:
¯ Giải thích sơ đồ:
_ Khi khách hàng thanh tốn tiền cho các hoạt động dịch vụ tại khu nghỉ mát, các thu ngân tại các bộ phận sẽ tiến hành xuất hố đơn cho khách hàng. Hố đơn được lập làm 3 liên (1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại cùi, 1 liên giao cho bộ phận kế tốn). Sau cuối mỗi ngày, thu ngân tại các bộ phận sẽ nộp các phong bì tiền cho bộ phận lễ tân đồng thời nộp các báo cáo bán hàng cho Night Auditor bao gồm báo cáo bằng tiền mặt và báo cáo nhận nợ về phịng kèm theo hố đơn.
_ Sau khi nhận được các phong bì tiền tại các bộ phận gửi lên, bộ phận lế tân sẽ yêu cầu họ ký xác nhận và ghi rõ số tiền nộp. Tồn bộ tiền bán hàng thu đựơc trong ngày từ bộ phận lễ tân và các bộ phận khác sẽ được chuyển cho thủ quỹ vào sáng ngày hơm sau.
_ Sau khi nhận được tiền và các loại thẻ du lịch, thủ quỹ cần kiểm tra và đối chiếu số liệu với kế tốn thanh tốn và báo cáo của các bộ phận trước khi lập bảng kê phân loại tiền và thẻ du lịch. Sau cuối mỗi ngày, thủ quỹ sẽ trình cho kiểm sốt tài chính tại khu nghỉ mát ký và đem lên cơ quan chủ quản đĩng dấu trước khi nộp tất cả các loại ngoại tệ kèm theo với bảng kê phân loại này cho ngân hàng và giữ lại một liên cĩ đĩng dấu thanh tốn của ngân hàng và tiến hành ghi sổ.
_ Sau khi nhận được các báo cáo bán hàng từ các bộ phận gửi lên, Night Auditor sẽ kiểm số liệu và hố đơn bán hàng xem đã chính xác và đầy đủ thơng tin chưa sau đĩ tiến hành cập nhật vào máy và lập báo cáo phân tích doanh thu của ngày hơm đĩ. Trên cơ sở đĩ, chương trình sẽ kéo về phần mềm của kế tốn, kế tốn thanh tốn sẽ đối chiếu giữa số liệu của Night Auditor và số tiền thu được từ thủ quỹ để lập phiếu thu. Phiếu thu được chia làm 2 loại: Phiếu thu VNĐ và phiếu thu các loại thẻ.
_ Đối với việc thu bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào số tiền và giấy báo trả tiền của khách hàng, kế tốn cơng nợ sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa giấy báo trả tiền của ngân hàng với các hố đơn phát sinh của cơng ty đĩ, trên cơ sở đĩ lập báo cĩ nhận tiền chi tiết cho từng khách hàng đồng thời tiến hành ghi sổ chi tiết khách hàng về số tiền đã nhận được.
Bảng 15: CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHO HOẠT ĐỘNG THU TIỀN BÁN HAØNG: Mục tiêu kiểm sốt nội bộ Quá trình kiểm sốt nội bộ hiện cĩ
Nhược điểm Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu
_ Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền cơng ty thực tế nhận được( tính cĩ căn cứ hợp lý). _ Các khoản chiết khấu tiền mặt đều được phê chuẩn. _ Tiền mặt nhận được đều ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt. _ Các khoản thu tiền mặt ghi sổ được ký gửi vào ngân hàng theo đúng số tiền nhận được. _ Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn. _ Nhân viên kế tốn cân đối với tài khoản ngân hàng hàng ngày. _ Khơng áp dụng. _ Các chi phiếu được đĩng dấu ở sau lưng.
_ Các báo cáo được gửi hàng tháng cho khách hàng. _ Các báo cáo được gửi hàng tháng cho khách hàng( các cơng ty du lịch). _ Khơng cĩ.
_ Bảng kê trước tiền mặt khơng được dùng để kiểm tra các khoản thu tiền mặt ghi sổ.
_ Nhân viên tiếp nhận quản lý tiền mặt sau khi tiền mặt được trả về từ bộ phận thu tiền mặt.
_ Khơng thành vấn đề vì chu yêú là chuyển khoản qua ngân hàng.
_ So sánh và đối chiếu số tiền tại quỹ và số dư tài khoản tại ngân hàng với sổ quỹ và sổ phụ ngân hàng hàng ngày.
_ Sử dụng bảng kê trước tiền mặt để kiểm tra cac khoản thu tiền mặt
_ Nhân viên tiếp nhận quản lý tiền mặt cần kiểm tra số tiền trên bảng báo cáo bán hàng bằng tiền mặt với số tiền thu đượ từ bộ phận thu tiền mặt( bộ phận lễ tân). _ Lập các bảng kê về các loại tiền thu được trong ngày nếu trường hợp thu bằng các ngoại tệ.
_ So sánh số tiền trên các bảng kê với sổ hạch tốn của ngân hàng sau đĩ đối chiếu với sổ nhật ký thu tiền mặt.
_ Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ nhật ký bán hàng của khu nghỉ mát hàng ngày.
_ Các khoản thu tiền mặt được căn cứ theo thời gian. _ Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắnvào sổ phụ và được tổng hợp chính xác. _ Khơng cĩ. _ Nhân viên kế tốn cân đối sổ phụ với tài khoản kiểm tra.
_ Các khoản thu tièn mặt nhiều khi khơng được đem đi gửi hàng ngày. _ Khơng cĩ quá trình kiểm tra nội bộ việc tổng cộng nhật ký và chuyển ghi số tổng cộng vào sổ cái tổng hợp.
_ Gửi tiền mặt vào ngân hàng hàng ngày sau khi khĩa sổ theo ca.
_ Cộng tổng số nhật ký thu tiền mặt với bảng liệt kê của ngân hàng.
_ Cộng tổng sổ nhật ký thu tiền mặt, và đối chiếu sổ cái tổng hợp