3. Ngân hàng HK và Thượng Hải Chi nhánh thành phố HCM
2.3.1.2.1. Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu tại khu nghỉ mát:
_ Phiếu yêu cầu của khách: Là chứng từ được lập tại bộ phận nhà hàng. Chứng từ này được lập thành 3 liên (1 liên được giữ tại bộ phận lập, 1 liên giao cho bộ phận bếp, 1 liên kèm với hĩa đơn giao cho bộ phận kế tốn).
_ Phiếu tính tiền: Là chứng từ được lập tại các bộ phận khác nhau như bộ phận F&B, bộ phận massage…Sau khi các dịch vụ phát sinh và hồn thành, lễ tân tại các bộ phận sẽ lập phiếu tính tiền và yêu cầu khách ký trên phiếu tính tiền này. Phiếu tính tiền được lập thành 3 liên (1 liên giữ tại bộ phận lập, 1 liên giao cho kế tốn doanh thu, 1 liên giao cho khách).
_ Hố đơn GTGT: Hố đơn này dùng cho tất cả các hoạt động dịch vụ của khách sạn kể cả hoạt động chịu thuế GTGT và hoạt động chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Hố đơn này do các nhân viên bán hàng ở các bộ phận lập và được lập làm 3 liên. Một liên giao cho khách hàng (liên đỏ), một liên đính kèm với báo cáo bán hàng nộp cho kiểm tốn viên ban đêm (liên xanh), một liên lưu lại cùi hố đơn (liên trắng) và khi sử dụng xong quyển nào thi nộp lại phịng kế tốn quyển đĩ.
_ Báo cáo bán hàng: Do các nhân viên cashier ở các bộ phận lập hàng ngày sau khi đã chấm dứt ca làm việc của mình sau đĩ tập hợp lại nộp cho kiểm tốn viên ban đêm. Báo cáo bán hàng gồm 2 loại: 1 loại đã thu được tiền (cash report) và một loại nhận nợ về phịng (room charge) đối với khách hàng đã sử dụng dịch vụ tại các bộ phận nhưng chưa thanh tốn mà đến khi trả phịng mới thanh tốn một lần tại bộ phận lễ tân.
_ Phiếu đặt phịng của các cơng ty du lịch:: Là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về thời gian ở, ngày đến, ngày đi, loại phịng, điều kiện thanh tốn…và được gửi bằng email hoặc fax.
_ Phiếu xác nhận đặt phịng của khu nghỉ mát: Là chứng từ do khu nghỉ mát lập nhằm xác nhận lại một lần nữa về các thơng tin trên phiếu đặt phịng do các cơng ty du lịch gửi tới .
_ Phiếu báo giá: Là chứng từ do khu nghỉ mát lập để gửi đến cho khách hàng nhằm yêu cầu họ thanh tốn trước cho các dịch vụ đã được đăng ký. Trên phiếu
báo giá này ghi đầy đủ các thơng tin liên quan đến khách hàng như: tên khách hàng, mã số đồn, loại phịng, số đêm nghỉ tại khu nghỉ mát, giá phịng, thời hạn thanh tốn…
_ Báo cáo doanh thu hàng ngày: Là chứng từ được lập do kiểm tốn đêm sau khi các dịch vụ đã hồn thành trong ngày. Báo cáo này được lập một cách chi tiết thành các phần như: báo cáo theo từng bộ phận, báo cáo doanh thu về các loại thẻ và tiền mặt…trong ngày.
_ Phiếu thu: Là chứng từ được lập bởi kế tốn thanh tốn, bao gồm 2 loại phiếu thu Việt Nam đồng và phiếu thu các loại thẻ( Visa, Master, American Exress, JCB ).
_ Phiếu đăng ký( Registration Card): Là mẫu phiếu đăng ký được lập khi khách đến nhận phịng tại khu nghỉ mát. Phiếu này bao gồm các thơng tin liên quan đến khách hàng như: tên, quốc tịch, nơi ở hiện tại…Chúng là căn cứ để nhận biết khách thuộc loại thị trường nào.
_ Sổ điện thoại trung kế: Là loại sổ được lập nhằm liệt kê tất cả các cuộc gọi trong nước và quốc tế trong ngày.
_ Bảng kê phân loại tiền và séc du lịch: Là loại bảng kê được lập nhằm phân loại các loại tiền thu được trong ngày cũng như các loại thẻ du lịch được sử dụng. Bảng kê này được lập bởi bộ phận thủ quỹ.
2.3.1.2.2. Luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ của chu trình doanh thu tại khu nghỉ mát: