3. Ngân hàng HK và Thượng Hải Chi nhánh thành phố HCM
2.2.1TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI KHU NGHỈ MÁT:
2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:
Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy
: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp : Quan hệ nghiệp vụ
2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế tốn:
♦ Kiểm sốt tài chính: Là người đại diện cho cơng ty quản lý chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế tốn tại khu nghỉ mát và kiểm sốt hoạt động tài chính của khu nghỉ mát theo quy chế của đơn vị do Cơng ty Du lịch đề ra, theo dõi việc thực hiện các kế hoạch.
♦ Kế tốn trưởng: Cĩ nhiệm vụ là kiểm tra theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ của nhân viên, tổ chức cơng tác kế tốn thống kê và bộ máy kế tốn thống kê của khu nghỉ mát một cách hợp lý và khoa học, đồng thời sao cho phù hợp với tình hình của khu nghỉ mát, thực hiện đúng chế độ về cơng tác kế tốn.
♦ Kế tốn vật tư hàng hĩa: Cĩ trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, hàng hĩa, nguyên vật liệu. Kiểm tra giá cả nguyên vật liệu, hàng hĩa mua vào. Kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu xuất cho chế biến tại nhà
Kiểm sốt tài chính Kế tốn trưởng Kế tốn vật tư hàng hĩa Kế tốn cơng nợ Kế tốn thanh tốn Kế tốn doanh thu Thủ quỹ
bếp với các báo cáo bán hàng của nhà hàng. Hàng ngày kiểm tra việc sử dụng định mức pha chế của các loại rượu tại các quầy Bar, kiểm tra việc ghi chép thẻ quầy của các bộ phận làm cơ sở cho việc kiểm kê số liệu cuối tháng. Cuối tháng tiến hàng kiểm kê số lượng tồn kho tại các bộ phận để xác định số lượng xuất dùng trong tháng. Xác định số lượng hư hỏng, hao hụt, kém phẩm chất, mất mát và đề nghị với kiểm sốt tài chính để cĩ hướng giải quyết.
♦ Kế tốn cơng nợ: Cĩ nhiệm vụ theo dõi cơng nợ phải thu của từng khách hàng. Hàng tuần phải làm báo cáo tình hình thu hồi các khoản phải thu của khách hàng và lập báo cáo dự kiến sẽ thu được trong tuần tới gởi cho kế tốn trưởng và kiểm sốt tài chính. Cuối tháng phải lập danh sách những khách hàng đã quá thời hạn thanh tốn mà chưa thu được hoặc những khoản cơng nợ phải thu khĩ địi gởi lên kế tốn trưởng, kiểm sốt tài chính và giám đốc khu nghỉ mát để cĩ hướng giải quyết.
♦ Kế tốn thanh tốn: Cĩ nhiệm vụ theo dõi việc thu chi tiền mặt tại khu nghỉ mát như thu tiền bán hàng, thanh tốn tạm ứng , chi lương, chi tạm ứng, theo dõi và hạch tốn các khoản phải trả cho người bán. Đối chiếu với thủ quỹ sổ thu tiền mà các nhân viên bán hàng đã nộp hàng ngày , nếu thấy sai sĩt thiếu với phiếu thu thì yêu cầu thủ quỹ điều chỉnh hoặc bồi thường các nhân viên bán hàng . Cuối ngày kiểm tra đối chiếu số liệu kế tốn với thủ quỹ đồng thời theo dõi lượng tiền mặt tồn quỹ.
+ Quản lý và theo dõi lượng tiền gửi tại ngân hàng bằng tiền Việt Nam cũng như ngoại tệ của khu nghỉ mát . Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để kiểm tra số dư tài khoản tại ngân hàng của khu nghỉ mát.
♦ Thủ quỹ:
+ Cĩ nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, thu chi trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt. Kiểm tra việc chi tiền và sử dụng quỹ tiền mặt theo quy định của các bộ phận .
+ Lập báo cáo thu đổi ngoại tệ, giấy đề nghị bán ngoại tệ… và bàn giao cho kế tốn thanh tốn .
+ Lập sổ quỹ ghi chép cẩn thận, rõ ràng, cập nhật hàng ngày các phiếu thu, phiếu chi.
+ Cuối ngày đối chiếu số tồn qũy của các loại tiền với kế tốn thanh tốn.
Ø Kế tốn doanh thu + Kiểm tốn đêm (Night Auditor):
+ Hàng ngày sau khi mọi hoạt động cuả khu nghỉ mát đã khép lại, các bộ phận nộp báo cáo cho kiểm tốn ban đêm. Kiểm tốn đêm cĩ nhiệm vụ kiểm tra giá cả của tất cả các dịch vụ, đồng thời kiểm tra tính hợp pháp , hợp lý, tính chính xác của các hĩa đơn, chứng từ của các bộ phận.
+ Lập các báo cáo phân tích doanh thu cho từng dịch vụ gửi lên kế tốn trưởng, kiểm sốt tài chính, giám đốc khu nghỉ mát vào mỗi buổi sáng.
+ Tập hợp các chứng từ cơng nợ chuyển cho kế tốn cơng nợ để gửi đến các cơng địi nợ và lập kế hoạch thu tiền.
+ Đối với những dịch vụ thu được tiền trong ngày và những phịng khách check out thì chuyển những chứng từ báo cáo cĩ liên quan cho kế tốn thanh tốn viết phiếu thu tiền bao gồm : Phiếu thu Việt Nam đồng, phiếu thu các loại thẻ (Visa, Master, American Express, JCB ) sau đĩ đối chiếu với thủ quỹ.