CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NGUỒN GỐC
1. Đối với các hộ nông dân, trang trại, nông trường, hợp tác xã… sẽ tiến hành
các bước sau:
- Bước 1: Các đối tượng muốn gia nhập vào chuỗi thì liên hệ với văn phòng của doanh nghiệp xuất khẩu bằng điện thoại, e-mail hoặc fax và sẽ được gửi tài liệu
hoặc có thể tải này từ trang web của doanh nghiệp: Các quy định Kiểm soát nguồn
gốc, Danh mục tự đánh giá, Tài liệu hướng dẫn, Mẫu đơn đăng ký.
- Bước 2: Các đối tượng muốn gia nhập làm thủ tục đăng ký bằng cách nhận
Mẫu Đơn Đăng ký và gửi tới văn phịng của doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp sẽ
cung cấp: Một số hiệu,Một tên sử dụng và mật khẩu để thành viên truy cập và tiếp cận với Hệ thống Theo dõi và Truy nguyên.
- Bước 3: Mẫu tự đánh giá giúp các đối tượng muốn gia nhập thơng qua việc so
sánh tình hình thực tế với các tiêu chí của Quy định Kiểm sốt nguồn gốc. Việc tự
đánh giá giúp nhà sản xuất hiểu kỹ hơn về những việc cần làm và các nguồn lực cần có để đầu tư đáp ứng các yêu cầu.
- Bước 4: Khi đã sẵn sàng cho việc thanh tra để được cấp chứng chỉ, các đối tượng muốn gia nhập chuỗi sẽ liên lạc với một Cơ quan Chứng nhận độc lập đã được ủy quyền để sắp xếp ngày thanh tra và cấp chứng nhận nếu đạt yêu cầu.
Sau khi đã được chứng nhận, các hộ nông dân, trang trại, nông trường, hợp tác
xã… sẽ được cấp tem nhãn truy xuất nguồn gốc bao gồm tên hộ sãn xuất, hai nhãn phụ có thể bóc rời với mã số truy xuất nguồn gốc trong định dạng mã số vạch, ô trống để bổ sung thông tin viết tay, các thông tin khác để truy cập trên mạng điện tử. Mỗi nông hộ sẽ được cấp một mã số, mã vạch riêng. Hệ thống mã hóa barcode cho phép nắm bắt và duy trì mọi thơng tin về sản phẩm từ lúc bắt đầu trồng cho đến khi
đến khi xuất khẩu (bao gồm tất cả các công đoạn: tạo giống, ươm, thu hoạch, chế
biến, chuyên chở và phân phối). Mỗi đợt sản xuất, người nông dân sẽ giữ một mẫu truy xuất nguồn gốc riêng. Quy trình quản lý này được thực hiện theo các bước: đầu
vào (con giống) sẽ có một nhãn truy xuất từ nhà cung cấp con giống. Sau khi thu hoạch, hồ tiêu sẽ được dán nhãn truy xuất của nông hộ lên lô sản phẩm trước khi
giao cho đại lý thu mua.
1.2 Đối với doanh nghiệp xuất khẩu
- Thủ tục mua hàng: áp dụng cho hoạt động thu mua hồ tiêu được chứng nhận
kiểm soát nguồn gốc (KSNG).
Thủ tục mua hàng có chứng nhận kiểm sốt nguồn gốc Nội dung công việc Bộ phận
thực hiện
Hồ sơ / Biểu mẫu 1. Tìm các nhà cung ứng và xác nhận nhà cung ứng
được chứng nhận bởi các tổ chức giám định độc lập
Thu mua 1. Lập danh sách các nhà cung ứng
2. Ký kết Hợp đồng mua hồ tiêu có chứng nhận Kiểm soát nguồn gốc (KSNG) cần thể hiện các nội
dung sau: ngoài các nội dung như hợp đồng thu mua
bình thường cần bổ sung thêm các nội dung sau: - Yêu cầu nhà cung cấp giao đúng nguồn hàng hồ tiêu có chứng nhận
- Hợp đồng thu mua hồ tiêu có chứng nhận Kiểm sốt nguồn gốc được ký hiệu bằng “…/KSNG” sau mã hợp
đồng
- Chuyển hợp đồng cho các bộ phận liên quan như
kho, nhà máy, phịng kế tốn.
Thu mua 2. Hợp đồng thu mua hồ tiêu có chứng nhận KSNG
3. Lên kế hoạch nhận hàng hồ tiêu có chứng nhận KSNG từ các nhà cung ứng và thông báo cho bộ phận
Kiểm nghiệm – Giao nhận – Vận tải (KGV) về Thơng
tin hợp đồng KSNG để có kế hoạch nhập hàng
Thu mua 3. Giấy báo hàng và thông tin hợp đồng KSNG
4. Báo cáo cho các phòng ban, bộ phận liên quan về
lượng hàng có chứng nhận KSNG đã mua trong ngày
Thu mua 4. Báo cáo hàng KSNG đã mua
- Thủ tục nhận hàng và KCS: áp dụng cho phòng Kiểm nghiệm – Giao nhận –
Vận tải (KGV) và bộ phận KCS tại nhà máy (KCS NM) khi kiểm tra hàng tại kho nhà cung ứng, hàng nhập kho, xuất kho và lưu mẫu hồ tiêu có chứng nhận KSNG.
Thủ tục nhận hàng và KCS Nội dung công việc Bộ phận
thực hiện
Hồ sơ / Biểu mẫu 1. Lên kế hoạch nhập hàng có chứng nhận KSNG:
tiếp nhận Giấy báo hàng và thơng tin hợp đồng mua
hàng có chứng nhận KSNG từ bộ phận thu mua (TM), lập Thông báo giao nhận và nhập hàng gửi nhà máy
để chủ động việc nhập hàng. KGV 1. Giấy báo hàng và thông tin hợp đồng mua hàng (TM) 2. Thông báo giao nhận - nhập hàng (KGV)
2. Kiểm tra chất lương hồ tiêu tại kho nhà cung ứng
- Cán bộ KCS tiếp nhận Thông báo nhận hàng và nhập hàng có chứng nhận KSNG, xuống kho nhà cung
ứng nhận hàng.
- Tiến hành kiểm tra hồ sơ hàng có chứng nhận KSNG, kiểm tra chất lượng, lập Biên bản nhận hàng - Lưu mẫu nhận hàng hồ tiêu có chứng nhận KSNG
KCS KGV
3. Biên bản nhận hàng (KCS KGV)
4. Phiếu lưu mẫu nhận hàng (KCS KGV)
3. Vận chuyển: căn cứ vào Phiếu nhận hàng hoặc Phiếu giám sát vận chuyển, bộ phận KGV lập Phiếu vận chuyển nội bộ
KGV 5. Lệnh điều chuyển hàng nội bộ (KGV)
- Thủ tục kho hàng và nhà máy: áp dụng cho hoạt động nhập, bảo quản, chế biến
và xuất hồ tiêu có chứng nhận KSNG.
Thủ tục kho hàng và nhà máy Nội dung công việc Bộ phận
thực hiện
Hồ sơ / Biểu mẫu
1. Nhập hàng và kiểm tra hàng nhập: căn cứ vào thông tin hợp đồng mua hàng, thông báo nhận hàng và nhập hàng do phòng KGV cung cấp để xác định hồ
tiêu có chứng nhận KSNG hay khơng
- Cán bộ KCS tiếp nhận thông báo nhận hàng và nhập hàng từ quản lý nhà máy, xem xét hàng nhập có đúng hay không
- Kiểm tra hồ tiêu nhập kho và ghi kết quả vào Phiếu
kiểm tra hàng nhập (có thể hiện số hợp đồng thu mua)
- Lưu mẫu hàng nhập có chứng nhận KSNG và
chuyển phiếu kiểm tra hàng nhập cho điều hành và kế
toán nhà máy
- Kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi rõ số hợp đồng thu mua và khu vực bảo quản hàng có chứng nhận KSNG. - Báo cáo tiến độ hàng nhập cho phịng thu mua và kế tốn Điều hành nhà máy KCS nhà máy KCS nhà máy KCS nhà máy Kế toán nhà máy Kế toán nhà máy 1. Thơng báo nhận hàng và nhập hàng có chứng nhận KSNG (KGV). 2. Phiếu kiểm tra hàng nhập (KSC nhà máy) 3. Phiếu lưu mẫu hàng nhập (KSC nhà máy) 4. Phiếu nhập kho (kế toán nhà máy) 5. Bảng kê hàng nhập 2. Bảo quản hàng nhập
- Hồ tiêu có chứng nhận KSNG đầu vào được bảo quản tại khu vực riêng
- Thẻ kho ghi đầy đủ thông tin nguồn gốc lô hàng
Điều hành
nhà máy
6. Thẻ kho
3. Sản xuất
- Căn cứ vào Lệnh chế biến của ban giám đốc (BGĐ), kế hoạch xuất khẩu, lịch giao hàng của phòng xuất khẩu (XNK) để xác định kế hoạch sản xuất phù hợp
Điều hành nhà máy 7. Lệnh chế biến (BGĐ) 8. Kế hoạch xuất khẩu, lịch
- Tiến hành sản xuất và tất cả các công đoạn phải
được thực hiện hồn tồn riêng biệt với hồ tiêu khơng có chứng nhận KSNG. Giám sát chế biến lập Biên bản
chế biến bao gồm thời gian bắt đầu chạy máy, kết thúc chạy máy, nguyên liệu đầu vào, thành phẩm đầu ra…
giao hàng (XNK)
9. Biên bản chế biến (Điều hành nhà máy)
4. Đóng bao: hồ tiêu có chứng nhận KSNG sau khi
sản xuất phải đóng bao có logo của chương trình hoặc hiện trường phải có dấu hiện hàng có chứng nhận KSNG
Điều hành
nhà máy
5. Bảo quản hàng xuất
- Hồ tiêu có chứng nhận KSNG đầu ra được bảo quản tại khu vực riêng của nhà máy
- Thẻ kho có ghi đầy đủ thông tin nguồn gốc lô hàng
Điều hành
nhà máy
10. Thẻ kho
6. Xuất hàng và kiểm tra hàng xuất
- Căn cứ vào kế hoạch xuất khẩu, lịch giao hàng của phòng xuất khẩu (XNK) để xác định hồ tiêu có chứng nhận KSNG hay khơng
- KCS nhà máy tiếp nhận thông báo kế hoạch xuất khẩu, lịch giao hàng từ quản lý nhà máy, xem xét hàng xuất phải có chứng nhận KSNG hay không - Kiểm tra hồ tiêu xuất kho và ghi kết quả vào phiếu kiểm tra hàng xuất. Trường hợp đóng container phải
ghi lại số container và trọng lượng thực trên Phiếu kiểm tra hàng xuất.
- Lưu mẫu hàng xuất có chứng nhận KSNG và chuyển Phiếu kiểm tra hàng cho kế toán và điều hành nhà máy
- Báo cáo tiến độ xuất hàng cho phòng xuất khẩu và
phịng kế tốn.
- Kế tốn nhà máy lập Phiếu xuất kho, nêu rõ hồ tiêu
Điều hành nhà máy KCS nhà máy KCS nhà máy KCS nhà máy Kế toán nhà máy Kế toán 11. Phiếu kiểm tra hàng xuất (điều hành nhà máy) 12. Phiếu lưu mẫu hàng xuất (KCS nhà máy) 13. Phiếu xuất kho (Kế toán nhà máy) 14. Bảng kê hàng xuất (Kế tốn nhà máy)
có chứng nhận KSNG, số hợp đồng thu mua và vị trí bảo quản hàng xuất
nhà máy
7. Báo cáo hàng tồn kho cho BGĐ và bộ phận bán
hàng: báo cáo theo ngày, trong báo cáo chi rõ lượng hàng tồn có chứng nhận KSNG theo từng chất lượng Điều hành nhà máy 15. Báo cáo hàng tồn (Kế toán nhà máy)
- Thủ tục bán hàng và xuất khẩu: áp dụng cho hoạt động nhập, bảo quản, chế
biến và xuất hồ tiêu có chứng nhận KSNG.
Thủ tục bán hàng và xuất khẩu Nội dung công việc Bộ phận
thực hiện
Hồ sơ / Biểu mẫu 1. Căn cứ lượng mua hồ tiêu có chứng nhận KSNG
của phịng thu mua, tiến độ làm hàng của nhà máy,
hàng tồn kho BGĐ 1. Báo cáo hàng tồn kho có chứng nhận KSNG (điều hành nhà máy)
2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu hồ tiêu (hợp đồng ngoại) có chứng nhận KSNG BGĐ & XNK 2. Hợp đồng xuất khẩu (BGĐ & XNK)
3. Lập kế hoạch xuất hàng: sau khi đã có đầy đủ các
yêu cầu như hợp đồng ngoại, hướng dẫn giao hàng thì tiến hành lập Kế hoạch xuất khẩu nêu rõ nhưng lô
hàng có chứng nhận KSNG và số hợp đồng bán hàng.
XNK 3. Kế hoạch xuất khẩu, lịch giao hàng (XNK)
4. Chuyển Lệnh chế biến của BGĐ, Kế hoạch xuất khẩu và Lịch giao hàng cho nhà máy về lượng hàng,
loại hàng xuất khẩu có chứng nhận KSNG để nhà máy sắp xếp đưa hàng có chứng nhận KSNG vào chế biến theo đúng loại hàng, số lượng, chất lượng và bao bì
theo hợp đồng.
BGĐ & XNK
4. Lệnh chế biến (BGĐ)
đồng ngoại và hướng dẫn giao hàng, căn cứ vào Phiếu
kiểm tra hàng xuất, bộ phận chứng từ sẽ tiến hành lập
Bộ chứng từ xuất khẩu. Trên những chứng từ như hóa
đơn, vận đơn… cần phải nêu rõ hồ tiêu có chứng nhận KSNG
chứng từ tra hàng xuất (KCS nhà máy) 6. Bộ chứng từ xuất khẩu
6. Ghi chép lại số container và trọng lượng thực tế sau
khi đã đóng hàng, cung cấp lại cho phòng xuất khẩu
Bộ phận chứng từ
7. Bảng kê số container xuất
7. Cung cấp chứng từ cho nhà cung ứng hồ tiêu để đề
nghị nhà cung ứng thực hiện việc khai báo bán hàng và gửi Thơng báo bán hàng cho phịng xuất khẩu để
cung cấp cho nhà nhập khẩu
XNK 8. Thơng báo bán hàng có chứng nhận KSNG