CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
3.3 Một số giải pháp hồn thiện quản trị nguồn nhân lực tại cơng ty cổ
3.3.2.1 Cập nhật, bổ sung nội dung phân tích cơng việc
Thứ nhất, khẩn trương tiến hành rà sốt, đánh giá lại và hồn chỉnh việc phân tích cơng việc tại tất cả các đơn vị với thời hạn hồn thành cuối tháng 8/2008; xây dựng lại bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc tại các đơn vị theo biểu mẫu thống nhất tồn cơng ty (xem ví dụ mẫu bản mơ tả cơng việc ở trang kế), xây dựng một cách chi tiết, bám sát thực tế cơng việc và cập nhật ngay khi cĩ thay đổi, đặc biệt chú ý đến yêu cầu ngày càng cao của cơng việc, yếu tố thay đổi cơng nghệ, q trình tự động hĩa dây chuyền sản xuất ở khối sản xuất (nhà máy Củ Chi, các xí nghiệp trực thuộc) và cải tiến cơ chế quản lý ở các đơn vị khối văn phịng và các chi nhánh trong các năm tới.
Thứ hai, việc rà sốt, bổ sung nội dung bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc do lãnh đạo các đơn vị, lãnh đạo các bộ phận nghiên cứu thực hiện một cách kỹ lưỡng, kết hợp với ý kiến và kinh nghiệm của các nhân viên lâu năm; phối hợp các biện pháp thu thập thơng tin như phỏng vấn, bảng câu hỏi (áp dụng cho khối nghiệp vụ văn phịng), quan sát (áp dụng cho Nhà máy Củ Chi, Xí nghiệp may,..) sao cho các tiêu chí được xây dựng một cách đầy đủ và chính xác theo đặc thù cơng việc của từng đơn vị. Ngồi ra, phịng Quản trị nguồn nhân lực cĩ thể phối
hợp với các đơn vị trong việc thực hiện, theo dõi tiến độ trình Tổng Giám Đốc, tư vấn, hướng dẫn, cung cấp các biểu mẫu cho các đơn vị.
Thứ ba, sau khi hồn tất và được phê duyệt, bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc phải được triển khai cụ thể đến từng bộ phận, từng nhân viên. Trước hết, lãnh đạo đơn vị cĩ buổi họp với tồn thể nhân viên trong đơn vị để thơng báo nội dung và mục đích của việc cập nhật, bổ sung bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc. Sau đĩ, lãnh đạo đơn vị sẽ cĩ các buổi làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong đơn vị để hướng dẫn, giải thích trước khi chính thức áp dụng. Ngồi ra, lãnh đạo các đơn vị yêu cầu từng nhân viên phải nắm rõ nội dung hai cơng cụ này đối với cơng việc mình đang làm do bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc sẽ áp dụng làm cơ sở để tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá và trả cơng nhân viên.
Ví dụ mẫu bản mơ tả cơng việc nhân viên kinh doanh doanh sau khi được bổ sung hồn chỉnh:
BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH Chức danh cơng việc: nhân viên kinh doanh
Đơn vị: Phịng Kinh Doanh & Tiếp Thị
· Tĩm tắt cơng việc:
- Thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh với khách hàng
và các hoạt động tiếp thị trong khu vực thị trường được phân cơng.
· Các trách nhiệm cơng việc chính:
- Lập kế hoạch và thực hiện tiếp thị trực tiếp sản phẩm KYMDAN đến khách
hàng thơng qua các ấn phẩm, bảng giá sản phẩm, mẫu hợp đồng, tư vấn tiêu dùng và giới thiệu các hình thức, thủ tục mua hàng cho khách hàng.
- Tiến hành các thủ tục bán hàng cho khách hàng dưới hai hình thức trả thẳng
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với những khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng.
- Quản lý, theo dõi và thực hiện thu hồi cơng nợ trả gĩp của khách hàng.
- Báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh trong khu vực, mối quan tâm, khiếu
nại của khách hàng, thơng tin về đối thủ, về hệ thống phân phối của cơng ty.
· Các trách nhiệm khác:
- Tham gia các hoạt động nghiên cứu thị trường tại các khu vực khác khi được
yêu cầu.
- Phối hợp với các phịng ban khác cĩ liên quan trong việc giao hàng, thanh
tốn, hậu mãi cho khách hàng.
- Đào tạo, hướng dẫn nhân viên kinh doanh mới.
· Quyền hạn:
- Đại diện cơng ty tiếp xúc với khách hàng để tiếp thị và xúc tiến bán hàng.
- Ấn định mức chiết khấu cho khách hàng trong giới hạn biên độ cho phép.
- Đề xuất với lãnh đạo đơn vị đề nghị các đơn vị cĩ liên quan hỗ trợ trong cơng
tác bán hàng.
· Yêu cầu kiến thức và kỹ năng:
- Tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng các ngành kinh tế, marketing.
- Biết sử dụng vi tính văn phịng.
- Cĩ khả năng giao tiếp tốt, thuyết phục khách hàng.
- Cĩ kiến thức và kinh nghiệm (tối thiểu 02 năm) trong lĩnh vực tiếp thị và xúc
tiến bán hàng.
- Nhạy bén, khơng ngại khĩ, cĩ khả năng làm việc độc lập và làm việc dưới áp
lực cao.
· Điều kiện làm việc:
- Cơng việc địi hỏi đi cơng tác thường xun ngồi thị trường, cĩ thể cơng tác
- Nhân viên tự túc xe gắn máy khi đi cơng tác (cơng ty hỗ trợ tiền điện thoại và tiền xăng).
- Làm việc tại văn phịng khi cĩ yêu cầu.