TT Trình độ Số lượng Tỉ trọng (%) Tỉ trọng lũy kế (%) 1 Cấp 1 34 2,9 2,9 2 Cấp 2 392 33,4 36,3 3 Cấp 3 409 34,9 71,2 4 THCN 51 4,3 75,5 5 Cao đẳng 56 4,8 80,3 6 Đại học 226 19,3 99,6 7 Sau đại học 5 0,4 100,0 Tổng cộng 1173 100,0 (Nguồn: Phịng Tổ chức hành chánh)
Với bảng số liệu như trên, ta cĩ thể thấy phần lớn nguồn nhân lực của cơng ty chưa cĩ bằng cấp tay nghề và trình độ chun mơn với 71,2% cĩ trình độ 12/12 trở xuống, thậm chí cĩ một số người chưa học hết cấp 1 (chiếm 2,9%). Trong khi đĩ, số lượng CB-CNV đã qua trường lớp đào tạo nghề chiếm tỉ lệ khá thấp là 4,3%, gần bằng với số người cĩ trình độ cao đẳng là 4,8%. Số người cĩ trình độ đại học cĩ tỉ lệ khá hơn nhưng cũng rất khiêm tốn chỉ với 19,3% và trình độ sau đại học chỉ cĩ 0,4%. Với thực trạng trình độ chun mơn, học vấn chung của CB-CNV cơng ty
khá thấp như trên sẽ rất khĩ khăn cho cơng ty trong việc quản trị và phát triển nguồn nhân lực. Để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh trong thời gian tới, địi hỏi cơng ty phải đẩy mạnh đầu tư, áp dụng khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất, áp dụng cách thức quản lý mới, địi hỏi nguồn nhân lực phải cĩ trình độ, kiến thức phù hợp với tình hình mới.
2.2.2.2 Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực
Ø Hoạch định nguồn nhân lực
Hiện tại, cơng ty hoạch định nguồn nhân lực chủ yếu theo kinh nghiệm và chứ chưa theo qui trình hoạch định. Việc hoạch định nguồn nhân lực chỉ thực hiện cho thời hạn một năm và tương đối đơn giản, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các cấp lãnh đạo đơn vị là chính. Cụ thể, vào cuối mỗi năm, sau khi cĩ kế hoạch kinh doanh cho năm tới, mỗi đơn vị trực thuộc cơng ty sẽ tiến hành đánh giá và rà sốt lại nguồn nhân lực của đơn vị mình, đối chiếu với khối lượng cơng việc và các nhiệm vụ cơng ty giao. Từ đĩ, các đơn vị sẽ đưa ra các nhu cầu về tuyển dụng, đào tạo – huấn luyện, quỹ lương, chi phí dự kiến… và gởi về phịng Tổ chức hành chánh trước ngày 31/12.
Sau đĩ, phịng Tổ chức hành chánh sẽ tổng hợp các nhu cầu nguồn nhân lực của các đơn vị trình Tổng Giám Đốc phê duyệt và lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo – huấn luyện chung cho cả cơng ty trong năm tới. Tuy nhiên, tùy từng thời điểm trong năm, kế hoạch nguồn nhân lực chung của cơng ty cĩ thể thay đổi theo tình hình kinh doanh của cơng ty và nhu cầu của các đơn vị.
Với việc hoạch định nguồn nhân lực chỉ thực hiện từng năm như trên khiến cho việc phát triển nguồn nhân lực tại cơng ty khơng được định hướng một cách thống nhất, lâu dài và cịn nhiều bất cập. Mặt khác, việc hoạch định nguồn nhân lực do từng đơn vị thực hiện độc lập nhằm đạt được nhiệm vụ, chỉ tiêu cơng ty giao trong từng năm nên thiếu sự phối hợp giữa các đơn vị dẫn đến nơi thừa, nơi thiếu, lãng phí nguồn nhân lực.
Chẳng hạn, để thực hiện kế hoạch sản xuất trong năm 2007, dựa trên thực trạng lực lượng lao động tại đơn vị, Nhà máy Củ Chi đề xuất tuyển dụng thêm cơng nhân cho các phân xưởng. Trong khi đĩ, bộ phận bốc xếp tại Kho thành phẩm thuộc phịng Vật tư lại cĩ tình trạng thừa nhân viên do cơng ty vừa đầu tư xe nâng và dây chuyền chuyển hàng tự động. Điều này đưa đến cơng ty phải tuyển mới một số lượng lớn nhân viên trong khi thực tế cĩ thể điều chuyển qua lại nhân viên giữa các đơn vị này. Cụ thể vào mùa cao điểm, cơng ty cĩ thể điều chuyển nhân viên từ bộ phận bốc xếp tại Kho thành phẩm sang làm việc tại Nhà máy Củ Chi, phần thiếu hụt lao động bốc xếp (nếu cĩ) cĩ thể thuê lao động thời vụ do tính chất lao động khơng địi hỏi trình độ. Ngồi ra, khi đề xuất tuyển thêm lao động, Nhà máy Củ Chi chưa tính đến các yếu tố khác để giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động như tăng ca theo qui định, nghiên cứu nâng cao năng suất lao động, thuê lao động thời vụ, đồng thời chưa tính đến tình trạng cĩ thể thừa lao động khi cơng ty đưa vào sử dụng dây chuyền sản xuất tự động vào hai năm tới.
Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên là cơng ty thiếu một đơn vị chức năng chun trách, cĩ kinh nghiệm và chun mơn giỏi về quản trị nguồn nhân lực, cĩ vai trị cố vấn và hoạch định các chiến lược trong dài hạn một cách bài bản và khoa học về nguồn nhân lực cho cơng ty.
Ø Phân tích cơng việc
Hiện tại, hoạt động phân tích cơng việc đã được thực hiện tại các đơn vị. Tuy nhiên, việc phân tích cơng việc với hai cơng cụ chính là bản mơ tả và bản tiêu chuẩn cơng việc cịn mang tính hình thức tại nhiều đơn vị và biểu mẫu chưa thống nhất tồn cơng ty. Bản mơ tả và bản tiêu chuẩn cơng việc tại các đơn vị ít được dùng làm phương tiện chính để tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và trả cơng nhân viên mà chủ yếu dựa vào ghi nhận, đánh giá theo quan điểm cá nhân của lãnh đạo đơn vị (theo kết quả khảo sát 15 nhà quản trị các cấp tại các đơn vị cho thấy cĩ đến 60% các nhà quản trị chưa áp dụng hoặc ít khi áp dụng hai cơng cụ này). Chính
điều này đã làm cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và trả cơng nhân viên chưa hợp lý và cịn nhiều bất cập (sẽ được trình bày cụ thể ở các phần sau). Nguyên nhân chủ yếu của vấn đề trên là việc phân tích cơng việc chưa được đánh giá đúng tầm quan trọng và quan tâm đúng mức. Mặt khác, các cơng việc cũng chưa được phân tích và hệ thống đầy đủ, chỉ bao gồm các việc trọng tâm và khơng được cập nhật theo sự biến đổi của cơng việc theo thời gian. Vì vậy bản mơ tả và bản tiêu chuẩn cơng việc được lập chưa sát với thực tế, thiếu cập nhật và chưa phát huy tác dụng trong cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại cơng ty.
Ø Tuyển dụng nhân viên
· Qui trình tuyển dụng
Khi cĩ nhu cầu tuyển dụng người (thay thế các vị trí nghỉ việc, thuyên chuyển cơng tác,…) hoặc vào tháng 12 hàng năm, từng đơn vị sẽ lập đề xuất tuyển dụng trình Tổng Giám Đốc phê duyệt trước khi chuyển cho phịng Tổ chức hành chánh thực hiện. Phịng Tổ chức hành chánh sẽ thực hiện tuyển dụng theo yêu cầu của các đơn vị theo trình tự sau đây:
Sơ đồ 2.2: Thủ tục và trình tự tuyển dụng tại cơng ty (Nguồn: Phịng Tổ chức hành chánh) (Nguồn: Phịng Tổ chức hành chánh)
Thơng báo tuyển dụng Nhận và xét hồ sơ
Kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn Khám sức khỏe và xác minh lý lịch
Thử việc
Tuyển dụng chính thức và bố trí cơng việc đạt khơng đạt Loại khơng đạt Loại khơng đạt Loại khơng đạt Loại đạt đạt đạt
Qui trình tuyển dụng hiện đang áp dụng tại cơng ty cĩ sáu bước:
- Bước 1: Thơng báo tuyển dụng được cơng bố rộng rãi với bốn hình thức: 1.
Thơng báo trong nội bộ cơng ty; 2. Đăng báo tuyển nhân viên trên các báo như Thanh Niên, Người Lao Động,…; 3. Đăng tải thơng tin trên trang web kiemviec.com; 4. Gởi thư ngỏ tuyển dụng đến các trường Đại học, Cao Đẳng. Hiện tại, cùng với sự mở rộng qui mơ sản xuất kinh doanh, nhu cầu tuyển dụng của cơng ty khá cao và tăng dần qua từng năm nên nguồn tuyển dụng chủ yếu tại cơng ty là tuyển dụng bên ngồi, rất ít tuyển dụng nội bộ.
- Bước 2: Bộ phận nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc loại ra các hồ sơ khơng đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng đã được cơng bố cho từng vị trí.
- Bước 3: Tiếp theo các hồ sơ đạt yêu cầu sẽ được xếp lịch mời phỏng vấn bởi
hội đồng tuyển dụng của cơng ty, cũng như làm các trắc nghiệm và thực hiện các bài kiểm tra đánh giá trình độ.
- Bước 4: Các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được ban y tế hẹn ngày đưa đi khám sức
khỏe tại bệnh viên do cơng ty chỉ định, song song đĩ, phịng Tổ chức hành chánh sẽ tiến hành xác minh lý lịch ứng viên.
- Bước 5: Các ứng viên sẽ được ký hợp đồng thử việc nếu đáp ứng yêu cầu về
sức khỏe và lý lịch.
- Bước 6: Sau thời gian thử việc, nếu ứng viên đáp ứng được các yêu cầu cơng
việc và bản thân ứng viên cảm thấy phù hợp với cơng việc được phân cơng thì cơng ty sẽ ký hợp đồng lao động chính thức và bố trí cơng việc cho ứng viên.