1.1. TỒNG QUAN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
1.1.8 Quy trình thực hiện dịch vụ đảm bảo
a. Chuẩn bị kiểm toán
Giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn là bước cơng việc đầu tiên của tổ chức cơng tác kiểm tốn. Đây là cơng việc có ý nghĩa quyết định chất lượng kiểm tốn. Giai đoạn này tạo ra tiền đề về pháp lý, phương tiện, con người cho cuộc kiểm toán. Chuẩn bị tốt và thích hợp sẽ giúp cho kiểm tốn viên xác định được các vấn đề trọng tâm cần tập trung chú ý, những bộ phận có thể có rủi ro, những vấn đề cần được nhận biết, để tránh sai sót và hồn tất cơng việc được nhanh chóng.
Cuộc kiểm tốn có thành cơng hay khơng, việc thực hiện kiểm tốn có thuận lợi hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào cơng tác lập kế hoạch kiểm tốn. Để xây dựng được một kế hoạch kiểm tốn có chất lượng thì KTNB sẽ phải nhận diện hoạt động chủ chốt của DN cùng rủi ro có liên quan, đồng thời đánh giá mức độ trọng yếu của các rủi ro. Trong đó, KTNB nên lưu ý việc thay đổi các điều kiện kinh doanh và hoạt động của DN sẽ có tác động đến cách thức đánh giá rủi ro. Từ đó, KTNB có thể nắm vấn đề tồn tại trong quản trị DN. KTNB phải hiểu một cách thấu đáo về mục đích chiến lược của DN, nắm bắt việc vận hành của bất kỳ bộ phận nào trong DN để thực hiện phân tích hoạt động và thơng tin liên quan để có thể đưa ra một kế hoạch kiểm tốn tương đối hồn thiện.
Giai đoạn này cũng giúp cho KTV sử dụng các trợ lý một cách có hiệu quả, phối hợp ăn ý giữa những tài liệu của các chuyên gia hoặc của các KTV khác.
- Lựa chọn theo hệ thống
o Dựa vào khả năng phát sinh rủi ro (tiềm tàng).
o Dựa vào tính trọng yếu của sự phân bổ ngân sách.
o Tính chất phức tạp của hoạt động.
o Ý muốn và sự quan tâm của nhà quản lý.
o Chức năng của đối tượng.
o Quy trình nghiệp vụ.
o Các trung tâm ra quyết định chính trong hoạt động. - Theo yêu cầu của cấp quản lý
- Theo yêu cầu của đối tượng được kiểm toán.
¾ Việc lập kế hoạch kiểm tốn nhằm:
- Xác định mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm tốn.
- Nghiên cứu thơng tin cơ bản về đối tượng được kiểm toán. - Lựa chọn đội ngũ KTV và chuẩn bị phương tiện làm việc. - Lập chương trình kiểm tốn.
- Xác định tiêu chuẩn đánh giá kiểm toán.
b. Thực hiện kiểm tốn:
Trải qua các bước sau:
¾ Khảo sát sơ bộ
KTVNB sẽ tiến hành thu thập thêm thơng tin về đối tượng kiểm tốn, thu thập một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán.
- KTVNB sẽ tổ chức cuộc họp giữa nhóm kiểm tốn và người quản lý đối tượng kiểm toán nhằm xác định trách nhiệm của người quản lý đối với cuộc kiểm toán và phối hợp các hoạt động kiểm toán với hoạt động của đối tượng được kiểm toán. - Tiến hành tham quan đơn vị để cung cấp cho các KTVNB một ý niệm về các dạng
quy trình cơng việc tại đối tượng kiểm toán đồng thời tiến hành gặp gỡ với các nhân viên đơn vị trong quá trình tham quan này.
- Nghiên cứu một số tài liệu có chọn lọc như sơ đồ tổ chức, các quy định liên quan, mục tiêu của đơn vị / bộ phận, bản mô tả công việc,… cung cấp cơ sở cho KTV về các hoạt động của đối tượng kiểm toán.
- Lập bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm tốn nhằm đánh giá tính đầy đủ của HTKSNB. Do đó KTVNB phải lập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm tốn một bảng mơ tả về hoạt động của đối tượng kiểm tốn trong đó trình bày những hiểu biết của mình và qua đó làm cơ sở tham chiếu với những đánh giá HTKSNB của đơn vị / bộ phận và các thủ tục kiểm toán KTV tiến hành.
- Các KTV sẽ tiến hành so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác, xem xét và ghi nhận lại các chi tiết bất thường, ước tính các số liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan, …. Thủ tục này giúp KTV không chỉ am hiểu về đối tượng kiểm tốn mà cịn giúp thực hiện thủ tục kiểm tốn thích hợp.
¾ Xem xét các vấn đề về HTKSNB
- Các KTVNB mô tả HTKS thông qua việc vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bảng tường thuật. Lưu đồ sẽ giúp KTV dễ dàng nhận xét về kiểm soát đối với hoạt động và các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Đồng thời, các bảng câu hỏi và tường thuật về KSNB cung cấp thêm sự phân tích về kiểm sốt giúp các KTV hiểu đầy đủ về HTKS trước khi thực hiện thử nghiệm và đánh giá.
- Thực hiện phép thử “wall throught.” đối với một số các nghiệp vụ và hoạt động kiểm soát then chốt được lựa chọn. KTV sẽ theo dõi từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc thực tế để đánh giá về quá trình thực hiện các nghiệp vụ này tại đơn vị.
- Thực hiện các thử nghiệm sơ bộ bằng cách lựa chọn một số nghiệp vụ và kiểm tra chúng, giúp KTV hiểu việc kiểm soát được thiết kế như thế nào và được thực hiện như thế nào trong thực tế.
- Thực hiện các thủ tục kiểm sốt đối với hệ thống thơng tin địi hỏi một phạm vi rộng hơn các thử nghiệm sơ bộ với các nghiệp vụ khác, điều này xuất phát từ vai trị quan trọng của hệ thống thơng tin đối với KTV: thông tin thiếu độ tin cậy hoặc không trung thực có thể làm cho KTV hiểu sai và đưa ra kết luận sai.
- KTVNB đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm sốt sau khi tìm hiểu hệ thống KSNB và tiến hành một số phân tích cơ bản.
- Thực hiện đánh giá lại rủi ro từ kết quả của việc tìm hiểu, phân tích và đánh giá HTKSNB; KTV xác định sự cần thiết thay đổi mục tiêu và phạm vi của việc kiểm toán. KTVNB sẽ quyết định mở rộng hay thu hẹp cơng việc kiểm tốn trước khi đi đến kết luận, đưa ra kiến nghị và lập báo cáo kiểm toán. Tất cả sự xem xét này căn cứ vào đánh giá rủi ro của các KTV trên các hoạt động của đối tượng kiểm tốn.
¾ Thực hiện các thử nghiệm mở rộng (nếu cần)
Trường hợp KTVNB quyết định mở rộng phạm vi kiểm tốn, chương trình kiểm toán sẽ thêm phần bổ sung bao gồm thay đổi trong mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán và các thủ tục bổ sung. KTVNB sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ sổ sách, phỏng vấn người quản lý đối tượng kiểm toán và các nhân viên khác, quan sát các hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị.
¾ Xử lý các phát hiện kiểm tốn (nếu có)
KTVNB sẽ tiến hành xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm tốn sau khi hồn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm tốn, KTVNB có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hồn thiện HTKSNB. Các phát hiện bao gồm: thực trạng, tiêu chuẩn, hậu quả, nguyên nhân và kiến nghị giải quyết thực trạng. Kiến nghị của KTVNB có thể là giữ nguyên hay cải tiến HTKSNB hiện tại,….
Kết quả của việc thực hiện kiểm toán sẽ được ghi nhận và lưu hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo các yêu cầu về tính đầy đủ, trung thực và khách quan.
Tính đầy đủ của hồ sơ kiểm tốn thể hiện ở việc tập hợp và lưu trữ các loại hồ sơ kiểm tốn do nhóm kiểm tốn lập theo yêu cầu của nội bộ và các tài liệu mà kiểm tốn viên thu thập được trong q trình kiểm toán, như các báo cáo của các đơn vị được kiểm toán, các biên bản kiểm toán, các bằng chứng kiểm tốn và các tài liệu có liên quan,…. Tính trung thực và tồn diện của hồ sơ kiểm tốn thể hiện ở việc tồn bộ nội dung và kết quả cơng việc kiểm tốn của KTNB phải được ghi chép, phản ánh cụ thể, chi tiết trong hồ sơ kiểm toán; mọi sự thay đổi về phát hiện kiểm toán, đánh giá, kết luận của kiểm toán viên đều phải được giải thích rõ ràng ngun nhân; các thơng tin, số liệu tình hình tài chính của đơn vị phải được trích dẫn nguồn tham chiếu,….
Để đảm bảo chất lượng kiểm toán cũng như chất lượng hồ sơ kiểm tốn thì hồ sơ kiểm tốn phải thể hiện được nội dung và kết quả của công tác kiểm tra, soát xét chất lượng kiểm tốn. Cơng việc soát xét chất lượng kiểm toán của các cấp kiểm soát ở mỗi giai đoạn đều phải được ghi chép và lưu lại bằng văn bản; các sai sót, các vấn đề khơng bình thường phát hiện trong quá trình kiểm tra, soát xét chất lượng cũng như các yêu cầu giải quyết của các cấp kiểm soát phải được phản ánh đầy đủ.
c. Báo cáo kiểm toán
Kết thúc việc kiểm tốn, KTV sẽ soạn thảo báo cáo nhằm trình bày và thơng tin về kết quả kiểm toán. Báo cáo kiểm tốn có thể xem như là sản phẩm của q trình kiểm tốn. Báo cáo kiểm tốn thường được thể hiện bằng văn bản.
Báo cáo bao gồm các nội dung chính như: mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quát được áp dụng, các phát hiện của KTV và các kiến nghị được đề xuất. BCKT được lập và gửi đến các cấp quản lý có liên quan.
Trong một số trường hợp, trước khi phát hành BCKT chính thức, KTV có thể tổ chức một cuộc họp tổng kết với đối tượng kiểm tốn, trình bày ngắn gọn những phát hiện kiểm toán và lắng nghe ý kiến phản hồi của đối tượng kiểm toán, nhằm tránh các hiểu lầm và tạo cơ hội cho đối tượng kiểm toán sửa chữa kịp thời các tồn tại yếu kém.
Những vấn đề cần chú ý trong công tác lập BCKT: việc lập BCKT cần phải phù hợp với các chuẩn mực mà đơn vị đang lựa chọn áp dụng, cụ thể:
Báo cáo kiểm tốn phải phản ánh về tính đúng đắn, trung thực tình hình thực tế tại đơn vị được kiểm tốn. Các kiến nghị của KTNB trình bày trong báo cáo kiểm tốn khơng những phải phù hợp với quy định của pháp luật, phù hợp kết quả kiểm toán, đánh giá, kết luận kiểm tốn mà cịn phải thể hiện được các ý kiến tư vấn sắc sảo, các ý kiến xử lý phải đảm bảo tính khả thi.
Kết luận kiểm toán: KTNB sẽ phải báo cáo về những phát hiện liên quan đến tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát được đánh giá cùng với kiến nghị và kế hoạch hành động phù hợp để hoàn thiện các thủ tục này.
d. Theo dõi sau kiểm toán
- Theo dõi sau kiểm tốn: là q trình theo dõi việc thực hiện các kiến nghị đã nêu trong BCKT của bộ phận được kiểm toán.
- Đánh giá cơng việc kiểm tốn: từ những thơng tin từ việc kiểm toán và đánh giá hoạt động của các bộ phận, KTVNB sẽ đưa ra những thông tin giúp nhà quản lý có các quyết định thích hợp.