Chương 2 : THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
3.3. HOÀN THIỆN KTNB TẠI CÁC DN KINH DOANH BHNT
3.3.2 Quy trình, phương pháp kiểm toán
- Khảo sát thực trạng chung cho thấy hầu hết các DN BHNT đều xây dựng quy trình và phương pháp kiểm toán để áp dụng vào thực tế. Tuy nhiên, quy trình này được xây dựng chủ yếu cho kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ chứ chưa thực hiện cho dịch vụ đảm bảo. Trong q trình kiểm tốn, việc chọn mẫu của KTV hầu như dựa vào sự ngẫu nhiên; phương pháp tiếp cận của hoạt động KTNB chưa
chuyển dịch từ hình thức thụ động dựa trên kiểm toán tuân thủ sang kiểm tốn dựa trên rủi ro. Trong khi đó, mục tiêu của việc thiết kế quy trình KTNB phải nhằm hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc ra các quyết định mang tính chiến lược bao gồm cả thơng tin tài chính và thơng tin phi tài chính. KTNB được xem như một phương thức hữu hiệu trợ giúp cho nhà quản lý trong việc đánh giá các hoạt động. KTNB sẽ xem xét các khía cạnh khác nhau của một hoạt động cụ thể trên cả phương diện tính trung thực, hợp pháp, hợp lý, kịp thời của thơng tin và tính kinh tế, hiệu quả, hiệu năng của hoạt động. Đặc biệt đòi hỏi về đánh giá tính kịp thời và phù hợp của thơng tin và kinh tế, hiệu quả của hoạt động đã thúc đẩy phát triển những dịch vụ mới của KTNB hiện đại như quản trị rủi ro.
Do vậy, cần hoàn thiện quy trình KTNB. Việc hồn thiện khơng chỉ là yêu cầu mang tính khách quan mà cịn là u cầu nội tại của chính các DN. Điều này cũng phù hợp với xu hướng chung của các DN toàn cầu.
- Quy trình KTNB phải phát triển theo hướng linh hoạt, nhiều hướng dẫn mở trong quá trình thực hiện KTNB. Tính linh hoạt của quy trình KTNB được thể hiện trên các khía cạnh sau:
o Vận dụng nhiều kiến thức, đặc biệt là kiến thức đến ngành, lĩnh vực mà DN đang hoạt động; phân tích và đánh giá được những rủi ro mà DN đã, đang và sẽ đối mặt.
o KTNB phải đảm bảo được tính độc lập trong cả vị trí pháp lý và tổ chức hoạt động để có thể tự mình xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra trong quá trình thực hiện KTNB.
a. Về kỹ thuật chọn mẫu KTNB
Cũng như các loại kiểm tốn khác, KTNB khơng thể tiến hành kiểm tra toàn bộ các phần từ tổng thể bao gồm toàn bộ các nghiệp vụ, các hoạt động. Do vậy, tất yếu KTNB phải tiến hành chọn mẫu để kiểm tra. Việc xác định cở mẫu theo xét đoán chủ quan của KTVNB sẽ làm cho kết luận kiểm toán rút ra cho tổng thể không phù hợp. Qua phần khảo sát thực trạng cho thấy KTNB chủ yếu sử dụng chọn mẫu trên cơ sở lựa chọn phi thống kê. Cách chọn mẫu như vậy trong nhiều trường hợp đã bỏ qua sai phạm; vì vậy, KTNB nên áp dụng kết hợp các phương pháp chọn mẫu thống kê và chọn mẫu phi thống kê khi lựa chọn phần tử để tiến hành kiểm tra.
Việc áp dụng kiểm tốn theo chương trình máy tính (CAATs): cơng việc KTNB không phải là công việc mang tính thời kỳ mà tiến hành thường xuyên. Việc thiết kế các chương trình kiểm tốn hoặc th thiết kế các chương trình kiểm tốn trên máy phục vụ cho KTNB là việc nên được thực hiện. Hơn nữa, việc này tạo khả năng áp dụng của các kiểm toán theo chương trình máy tính trên phạm vi rộng, đồng thời giúp tổng hợp kết quả kiểm toán và báo cáo kết quả kiểm toán sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn. Ngồi ra cịn giúp UBKT thực hiện chức năng quản lý kế hoạch kiểm toán và quản lý nhân sự kiểm toán.
b. Về phương pháp tiếp cận trong KTNB
KTNB nên thay đổi phương pháp tiếp cận cho phù hợp với thông lệ quốc tế về kiểm toán. Cách thức tiếp cận của KTNB đã thay đổi rất lớn trong thập kỷ qua, từ kiểm toán tuân thủ sang kiểm toán dựa trên đánh giá rủi ro nhằm tăng thêm giá trị và hiệu quả cho các DN. Phương pháp kiểm toán tuân thủ là phương pháp tiếp cận dựa trên HTKSNB. Phương pháp kiểm toán dựa trên đánh giá rủi ro ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm tốn các quy trình, bộ phận được đánh giá có mức độ rủi ro cao. Việc thực hiện kiểm toán dựa trên đánh giá rủi ro sẽ chủ động hơn đối với các thay đổi về điều kiện kinh doanh và hoạt động của DN đồng thời giúp KTNB nắm bắt các vấn đề và cơ hội trong tương lai, đồng thời nhận diện những tồn tại trong quản trị DN.
c. Về xây dựng quy trình kiểm tốn
Quy trình kiểm tốn nên được xây dựng tương ứng với từng loại đối tượng kiểm toán. Kết quả khảo sát cho thấy, quy trình KTNB hiện nay chỉ chủ yếu dựa trên loại hình kiểm tốn hoạt động và kiểm toán tuân thủ, trong khi chức năng chính của KTNB hiện đại là dịch vụ tư vấn và đảm bảo. Hơn nữa, xu hướng kết hợp các loại hình kiểm tốn trong cùng một cuộc kiểm tốn nhằm làm giảm chi phí kiểm tốn và tăng cường hiệu quả của KTNB. Dựa theo hướng dẫn của IIA, có thể xây dựng quy trình KTNB qua các giai đoạn như sau:
- Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán: giai đoạn này KTNB cần tập trung vào các nội dung
sau:
Thu thập thông tin về bộ phận, đơn vị dự định kiểm toán từ tất cả các nguồn như: báo cáo quản trị, báo cáo hoạt động của các phòng ban, bộ phận liên quan đến khi kết thúc bước này phải tiến hành dự đốn và đánh giá sơ bộ về rủi ro có thể xảy ra với bộ phận. Những dự đốn này có thể là cơ sở để xác định những vấn đề quan trọng và phân tích sơ bộ. Các phân tích sơ bộ vận dụng khơng chỉ bao gồm: phân tích ngang, dọc, chéo mà cần tập trung theo dõi và phân tích đến cả các nhân tố phi tài chính trên cơ sở tiếp cận chiến lược kinh doanh để thực hiện đánh giá rủi ro có thể xảy ra ở các bộ phận / đơn vị trên các mơ hình như mơ hình SWOT hoặc chú trọng các yếu tố bên ngồi mang tính vĩ mơ như mơ hình PEST hoặc sử dụng mơ hình phân tích cho ngành hoạt động của DN như 5-FORCES.
- Lập KHKT:
Khi chọn đối tượng kiểm toán, KTNB thường chọn các đối tượng theo cách thức định kỳ, ưu tiên kiểm toán những đơn vị chưa được kiểm toán hoặc các đơn vị đã kiểm tốn trước đó nhiều năm. Từ đó đưa đến, các bộ phận chưa được kiểm toán năm trước biết trước sẽ trở thành đối tượng kiểm toán lần này. Điều này làm giảm giá trị của KTNB.
Do vậy, KTNB nên thay đổi phương pháp chọn đối tượng kiểm toán dựa trên rủi ro, từ đó xác định phạm vi và mục tiêu kiểm tốn.
- Thực hiện kiểm tốn: cần hồn thiện những nội dung sau nhằm phù hợp với phương
pháp tiếp cận dựa vào rủi ro:
o Các vấn đề phát sinh trong q trình kiểm tốn cần được ghi kịp thời và cần được thảo luận với các bên liên quan ngay trong q trình kiểm tốn tại bộ phận, đơn vị. Nếu đợi đến khi kết thúc kiểm tốn mới trao đổi các vấn đề đó thì nội dung và bản chất của vấn đề có thể bị ảnh hưởng bởi thời gian và các yếu tố khách quan khác. Khi trao đổi với các bên liên quan, cần ghi lại nội dung trao đổi và kết quả thống nhất với đơn vị, bộ phận được kiểm toán trong giấy tờ làm việc. Những vấn đề chưa thống nhất, cần đánh giá và thu thập thêm bằng chứng nhằm đưa ra kết luận kiểm tốn.
o Hồn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán: trước hết phải có quy định cụ thể về cách trình bày và thống nhất cách đánh số cùng các ký hiệu tham chiếu của hồ sơ kiểm toán.
o Sử dụng các tiêu chuẩn để đánh giá: dựa trên thông tin đã được lựa chọn để kiểm tra, KTNB tiến hành xem xét và đánh giá hiệu quả của từng phần hành, từng loại nghiệp vụ. Trên cơ sở đó, tổng hợp các đánh giá và đưa ra nhận định chung. Ngồi ra, KTNB phải tìm hiểu và xác định các nguyên nhân của những hạn chế và bất cập đồng thời đưa ra những kiến nghị nhằm cải tiến hoạt động.
- Kết thúc kiểm toán:
KTNB tiến hành tổng hợp các thông tin thu được trên cơ sở đó đưa ra đánh giá, nhận xét và kiến nghị trên BCKT. BCKT nên được lập thành 3 loại và quy định nội dung cụ thể cho từng loại. Các BCKTNB thường bao gồm: báo cáo bất thường, báo cáo cho từng cuộc kiểm toán, báo cáo KTNB hàng năm. Báo cáo bất thường được sử dụng
trong trường hợp có vấn đề phát sinh trong năm tài chính. Trong báo cáo này nêu rõ những vấn đề rủi ro mà KTNB quan tâm, những điểm yếu trong HTKSNB tại bộ phận, những phát hiện nghiêm trọng cần có sự chỉ đạo, xử lý khắc phục của nhà quản lý và đưa ra những đề xuất kiến nghị tương ứng. Báo cáo cho từng cuộc kiểm toán là báo cáo chính thức trình bày tổng hợp về kết quả của cuộc kiểm toán từ các biên bản kiểm toán chi tiết và đưa ra kiến nghị đối với các bộ phận liên quan của đơn vị kiểm toán. Báo cáo KTNB hàng năm là báo cáo được lập với nội dung tổng kết các cuộc kiểm toán đã thực hiện trong niên độ. Đặc biệt báo cáo hàng năm phải chỉ rõ những vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của DN, những sai phạm mang tính hệ thống phát hiện ở nhiều bộ phận. Báo cáo này sẽ được sử dụng là cơ sở để xây dựng kế hoạch kiểm toán năm sau.
Báo cáo kiểm toán cần đưa ra các khuyến nghị có tính thực tế và nêu rõ thời gian dự kiến hoàn thành các khuyến nghị. Cần xem xét tính khả thi của các khuyến nghị trước khi đưa vào báo cáo KTNB.
- Kiểm tra việc thực hiện kết luận và kiến nghị của KTNB:
Kiểm tra bộ phận thực hiện khuyến nghị của KTNB là giai đoạn cuối cùng của quy trình KTNB nhằm đảm bảo kết quả kiểm tốn được sử dụng để cải tiến hoạt động quản lý tài chính, kế tốn và hoạt động kinh doanh khác của đơn vị.
Kế hoạch kiểm tra việc thực hiện kiến nghị của KTNB có thể được xây dựng như việc xây dựng kế hoạch kiểm tốn nhằm bố trí, thời gian nhân sự phù hợp với cơng việc. KTVNB có thể thực hiện quy trình kiểm tra việc thực hiện kiến nghị theo trình tự:
o Kiểm tra về thời hạn, nội dung báo cáo của bộ phận với tình hình và kết quả thực hiện các kiến nghị của KTNB.
o Kiểm tra đánh giá thực tế cả về thời gian, nội dung, kết quả những công việc mà đơn vị được kiểm toán và thực hiện theo các kiến nghị của KTNB.
o Thu thập về các bằng chứng về việc đơn vị được kiểm toán đã thực hiện kiến nghị của KTNB.
o Lập biên bản về việc kiểm tra thực tế việc thực hiện kết luận của KTNB.
o KTNB phải báo cáo kết quả về việc thực hiện kiến nghị của KTNB.
o Trên cơ sở các phát hiện, kiến nghị của KTNB và các văn bản trả lời của đơn vị được kiểm toán, KTNB thực hiện theo dõi sau kiểm toán bằng việc kiểm tra các kiến nghị nào không trả lời, đồng ý, đồng ý từng phần,.... và lập báo cáo theo dõi sau kiểm toán gửi đén các bộ phận các liên quan.