Chương 2 : THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
2.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BHNT ẢNH HƯỞNG ĐẾN
VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN KTNB
Nghiệp vụ kinh doanh BHNT Việt Nam hiện nay phần lớn xuất phát từ các cơng ty BHNT mang tính quốc tế có cơ cấu tổ chức đa dạng, địa bàn hoạt động rộng khắp, mạng lưới văn phòng trải dài cả nước (văn phòng kinh doanh hoặc các GA_General agent hoặc các văn phòng UM_Unit Manager độc lập); vậy nên hiệu quả quản lý được đặt ra hàng đầu đối với từng bộ phận / văn phòng, từng địa bàn hoạt động. DN BHNT muốn phát triển bền vững thì phải xây dựng nền tảng tài chính và nhân lực thật sự chuyên nghiệp, ổn định, tạo sự an tâm và tin tưởng cho khách hàng.
KTNB trong các DNBH thực hiện chức năng hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định thông qua các kết quả kiểm toán. KTNB giúp phát hiện, ngăn chặn kịp thời sai sót, tiêu cực, giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. Bởi lẽ, các văn phòng kinh doanh làm
chức năng giao dịch với khách hàng và hỗ trợ tư vấn tài chính về các thủ tục hành chính; những văn phịng kinh doanh lớn thường sẽ có tổ chức thêm bộ phận hỗ trợ kinh doanh, thẩm định bồi thường, IT, huấn luyện kinh doanh,.... Tuy nhiên, dù chỉ với chức năng giao dịch nhưng nếu có rủi ro phát sinh sẽ ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động kinh doanh của DN như tuyển dụng tư vấn tài chính khơng đúng theo tiêu chuẩn quy định của Cục Quản lý, Giám sát Bảo hiểm, tổ chức lớp học huấn luyện kinh doanh không đạt yêu cầu của DN, quy trình thi và cấp chứng chỉ khơng đúng,... tất cả đều có những ảnh hưởng nhất định đến uy tín cũng như hình ảnh của DN.
Các GA cũng thực hiện chức năng như các văn phòng kinh doanh nhưng đứng vai trò là đối tác và hưởng hoa hồng trên doanh số bán được. Trong thời gian đầu, phần lớn các chi phí và nguồn lực đều được các DN hỗ trợ. Do vậy rủi ro phát sinh đối với các GA cũng tương tự như đối với văn phòng kinh doanh, nhưng việc chiếm dụng phí BH thu được lại xảy ra nhiều hơn vì các DN này được xem như những đối tác kinh doanh chứ không thuộc quyền quản lý của DN BH,....
Các văn phịng UM độc lập dù khơng được bất kỳ sự hỗ trợ tài chính nào từ phía các DN kinh doanh bảo hiểm nhưng hầu hết những tư vấn tài chính mở văn phịng đều nằm ở những địa bàn xa xôi, hẻo lánh; nơi mà các DN kinh doanh bảo hiểm chưa triển khai văn phịng tại đó. Do vậy khả năng chiếm dụng phí bảo hiểm ở những văn phòng này rất cao. Quy định nội bộ phổ biến của tất cả các DN kinh doanh BH là phí bảo hiểm thu được sẽ phải nộp về văn phòng trong vòng 02 ngày làm việc nhưng do nằm ở địa bàn xa xôi, đi lại khó khăn nên thường các tư vấn bảo hiểm hoặc nhân viên thu phí sẽ chờ thu được nhiều tiền mới mang đi nộp vì chi phí mà DN BH hỗ trợ khơng đủ bù đắp chi phí đi lại thực tế phải chi ra. Do vậy trong nhiều trường hợp khách hàng thực tế đã nộp phí nhưng phí chưa được nộp về cơng ty; nếu q 60 ngày đến hạn nộp phí thì HĐ BH sẽ mất hiệu lực, trong trường hợp này nếu phát sinh rủi ro cho khách hàng thì khách hàng phải đi lại rất nhiều lần để chứng minh là mình đã nộp phí để được hưởng quyền lợi từ cơng ty BH,....
Các bộ phận nghiệp vụ hỗ trợ kinh doanh đều được đặt tại văn phịng chính nên việc kiểm sốt diễn ra tốt hơn tại các văn phòng kinh doanh hay các GA; tuy nhiên do địa
bàn trải rộng nên các bộ phận nghiệp vụ trong nhiều trường hợp cũng khơng kiểm sốt được các vấn đề xảy ra tại các văn phòng kinh doanh, các GA hay những văn phịng UM độc lập có liên quan đến q trình xử lý của mình.
Do vậy, có thể thấy rằng xuất phát từ đặc thù của các DN BHNT mà công tác tổ chức thực hiện KTNB phải luôn được hồn thiện để có thể đi trước, theo kịp những rủi ro có thể xảy ra đối với DN mình.