Sơ đồ 3 .5 – Sơ đồ tỷ lệ các hoạt động tạo ra và khơng tạo ra giá trị gia tăng
1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống ABM và ABC
- ABC là một bộ phận cung cấp thơng tin cho ABM:
Trọng tâm của phương pháp ABC đĩ là cung cấp thơng tin chính xác về chi phí thực sự bỏ ra cho sản phẩm, dịch vụ, quy trình, các hoạt động, kênh phân phối, các
sử dụng trong hệ thống ABM để tiến hành các phân tích về giá trị, hỗ trợ các bước cải tiến và ra quyết định đúng đắn nhằm tối thiểu hĩa chi phí và tối đa hĩa lợi nhuận.
Đặc trưng của phương pháp ABC đĩ là chi phí được tập hợp theo các hoạt động. Việc tập hợp chi phí theo các hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp hướng đến các chu trình làm việc hơn là theo các chức năng phịng ban như trong phương pháp tính chi phí truyền thống. Trên cơ sơ các thơng tin chi phí hoạt động cung cấp bởi hệ thống ABC sẽ giúp cho nhà quản trị cĩ cơ sở thực hiện hệ thống ABM bằng cách rà sốt lại các chu trình làm việc, từ đĩ đưa ra những cải tiến để kiểm sốt chi phí tốt hơn, cắt giảm các hoạt động khơng hiệu quả, lãng phí và khơng mang lại giá trị tăng thêm. Từ các thơng tin do phương pháp ABC cung cấp, hệ thống ABM tiếp tục thực hiện các phân tích rộng hơn để cung cấp cho nhà quản trị sự hiểu biết thấu đáo về tổng thể doanh nghiệp mình, mà chủ yếu là tập trung hướng vào việc xem xét quy trình của doanh nghiệp và hiểu biết sâu hơn về sản phẩm, kênh phân phối,…
Những thơng tin cĩ được từ phương pháp ABC đem lại cái nhìn chính xác về chi phí tiêu hao cho sản phẩm, dịch vụ. Việc tính chi phí chính xác đã tác động đến hệ thống ABM, giúp cho hệ thống này cĩ thể:
Thiết kế kết cấu sản phẩm và dịch vụ mà cĩ thể vừa đáp ứng được nhu
cầu của khách hàng vừa đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mình.
Báo hiệu rằng liệu cĩ nên tiếp tục thực hiện các cải tiến về chất lượng, về tốc độ sản xuất sản phẩm hay là khơng nên tiếp tục mà phải tái cơ cấu lại quá trình sản xuất.
Lựa chọn giữa những nhà cung cấp cĩ khả năng.
Quyết định về giá cả, đặc trưng sản phẩm, chất lượng, kênh phân phối và các dịch vụ đối với khách hàng.
Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
Tác động của hệ thống ABM ngƣợc trở lại ABC
Quá trình vận dụng hệ thống ABM cung cấp được những thơng tin đầu ra làm tiền đề tác động trở lại đến phương pháp ABC như sau:
- Chi phí của các hoạt động và quy trình doanh nghiệp: vì các hoạt động là yếu tố cốt lõi của một doanh nghiệp cho nên đầu ra của hệ thống ABM cơ bản nhất phải là việc cung cấp các thơng tin về chi phí cĩ liên quan. Thay vì báo cáo rằng tiền bạc đã tiêu tốn cho cái gì và cho ai thì chi phí được xác định cho các hoạt động cụ thể. Trong q trình thực hiện các phân tích, đánh giá quy trình, hệ thống ABM sẽ tìm ra được những chi phí nào sử dụng khơng hiệu quả, từ đĩ xem xét lại quy trình chi tiết để tìm cách cải tiến. Thơng tin này sẽ tác động ngược trở lại cho phương pháp ABC, thay đổi số liệu cho việc tập hợp chi phí trong lần kế tiếp.
- Chi phí của các hoạt động khơng tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm, dịch vụ: cĩ một số hoạt động khi thực hiện sẽ làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm hay dịch vụ, một số thì khơng. Những hoạt động khơng đem lại giá trị gia tăng này phải được xem xét kỹ lưỡng để giảm bớt hoặc loại bỏ để tránh gây lãng phí cho q trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ. Khi hoạt động bị loại bỏ bớt thì q trình tập hợp chi phí theo phương pháp ABC cũng bị tác động ngược trở lại, phục vụ cho việc tính tốn lần sau.
- Tiêu thức phân bổ chi phí: một thơng tin đầu ra nữa của hệ thống ABM là thơng tin về tiêu thức phân bổ chi phí, một hoạt động cĩ thể cĩ một hoặc nhiều tiêu thức phân bổ phù hợp với nĩ. Sau khi thực hiện các phân tích đánh giá sẽ cĩ kết quả về các tiêu thức phân bổ hợp lý và khơng hợp lý để quyết định thực hiện tiếp tục hay lựa chọn tiêu thức khác cho lần tập hợp chi phí sau.
Hệ thống ABM là một hệ thống quản trị và kiểm sốt chi phí hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoạch định và kiểm sốt chi phí một cách hiệu quả, làm tăng lợi nhuận và xây dựng những lợi thế cạnh tranh thích hợp. Tuy nhiên, việc triển khai thực hiện khơng hẳn là dễ dàng vì để thực hiện việc tính chi phí theo phương pháp ABC, trước tiên phải xác định vơ số các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp, sau đĩ phải tiếp tục phân bổ cho các đối tượng khác nhau theo nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, sự hỗ trợ về cơng nghệ thơng tin là một nhân tố thiết yếu. Việc gắn kết các dữ liệu tập hợp được từ phương pháp ABC để
và kết hợp xuyên suốt với nhau, điều này cĩ thể làm được với hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP).
Ban đầu, hệ thống ERP là khái niệm dùng để chỉ một hệ thống hoạch định các nguồn lực trong một tổ chức. Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của tổ chức. Khái niệm ERP tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Trong q trình áp dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động của doanh nghiệp, người ta nĩi đến ERP như một loại phần mềm tự động hố các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý tồn diện của doanh nghiệp trên cơ sở tích hợp những chức năng chung của doanh nghiệp vào trong một hệ thống duy nhất.
Với đặc thù của cơng nghệ là tích hợp các phân hệ trong một hệ thống phần mềm hồn chỉnh, ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thơng hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch cĩ liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp cĩ khả năng kiểm sốt tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời cĩ khả năng tối ưu hĩa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân cơng, máy mĩc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và xĩa bỏ sự cách biệt giữa các mắc xích trong chu trình dẫn đến khả năng trọng tâm hĩa cơng tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính - kế tốn, quản lý nhân sự, nghiên cứu phát triển, bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất... ) vào một hệ thống. Tính tích hợp được tạo ra do các mối quan hệ chặt chẽ giữa các phân hệ, giúp giải quyết được tình trạng cơ lập, ngắt quãng hoặc nghẽn mạch giữa các bộ phận trong quá trình tương tác và truyền thơng. Thơng tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm sốt chặt chẽ. Các thơng tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và cĩ khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thơng tin như khách hàng, đối tác, cổ đơng. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các
hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đĩ nĩ nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.
Cơng dụng của hệ thống ERP giúp ta cĩ cơ sở tin rằng việc vận dụng phương pháp ABC để thực hiện ABM là khả thi. Với khả năng ứng dụng tin học để quản lý các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp, hệ thống ERP giúp cho việc triển khai thực hiện phương pháp ABC được đơn giản hĩa vì khi liên kết các phần hành sẽ đưa ra được thơng tin chính xác cho từng đối tượng chịu chi phí, và từ đĩ tiếp tục kết xuất các báo cáo phân tích hoạt động, chu trình làm việc, hiệu quả sản xuất phục vụ cho hệ thống ABM.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Hệ thống quản lý chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABM) là một hệ thống quản lý và kiểm sốt chi phí hữu hiệu, từ đĩ giúp doanh nghiệp hoạch định và kiểm sốt chi phí một cách hiệu quả, làm tăng lợi nhuận và xây dựng những lợi thế cạnh tranh thích hợp.
Chương 1 giới thiệu tổng quát một số kiến thức về quản lý chi phí dựa trên cơ sở hoạt động, phương pháp tính chi phí dựa trên cơ sở hoạt động và mối liên hệ giữa chúng, làm tiền đề cho việc vận dụng những kiến thức này vào thực tiễn được trình bày ở các chương kế tiếp.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ HẠCH TỐN CHI PHÍ TẠI CƠNG TY ĐIỆN TỬ SAMSUNG VINA