Sơ đồ 3 .5 – Sơ đồ tỷ lệ các hoạt động tạo ra và khơng tạo ra giá trị gia tăng
3.2 Giải pháp vận dụng
3.2.1 Giải pháp liên quan đến tổ chức thực hiện ABC
tính chi phí theo cơ sở hoạt động để cĩ được thơng tin chi phí chính xác hơn.
- Xây dựng được mơ hình ABM: thiết lập mơ hình, quy trình thực hiện và mối liên hệ trong việc sử dụng thơng tin do phương pháp ABC cung cấp.
Để thực hiện được, cần cĩ những sự chuẩn bị tốt các vấn đề sau: * Chuẩn bị về con người:
- Cần chuẩn bị tốt về cơng tác đào tạo ý thức ở nhân viên các bộ phận liên quan. Qua đĩ, giúp vận hành tốt hệ thống cơng việc trong cơng ty nhằm xử lý tốt các tình huống gặp phải, luơn cập nhật số liệu chính xác, kịp thời.
- Tạo ra mối quan hệ hợp tác, hiểu biết lẫn nhau nhằm hồn thành tốt cơng việc mà mình đảm trách.
* Chuẩn bị về hệ thống
Với thế mạnh sẵn cĩ từ hệ thống phần mềm SAP, việc ứng dụng phương pháp mới khơng gặp nhiều vấn đề khĩ khăn khi thực hiện. Vấn đề chính là phải tận dụng được hết những tính năng, lợi ích của hệ thống này.
* Soạn thảo quy trình thực hiện
Hồn chỉnh tồn bộ quy trình thực hiện tại cơng ty do phịng kế tốn soạn thảo làm cơ sở hướng dẫn cho thực tế vận dụng.
3.2 Giải pháp vận dụng
3.2.1 Giải pháp liên quan đến tổ chức thực hiện ABC Mơ hình Mơ hình
ABC thực chất là một hệ thống thơng tin kế tốn nhằm vào việc xác định giá của sản phẩm hoặc dịch vụ, nĩ xác định các hoạt động của tổ chức và tập hợp các chi phí bằng cách xem xét bản chất và phạm vi của những hoạt động đĩ. ABC tính tốn chi
phí của sản phẩm hoặc dịch vụ dựa vào các hoạt động dùng để chế tạo, hồn chỉnh, phân phối hay hỗ trợ các sản phẩm và dịch vụ đĩ. Chi phí liên kết với các hoạt động, và hoạt động liên kết với sản phẩm. Chính vì vậy, xây dựng hệ thống ABC tại Savina chính là xây dựng được hệ thống tính giá thành sản phẩm dựa vào hoạt động sao cho kết quả đạt được chính xác nhất cĩ thể.
Một đặc điểm hạn chế trong việc thực hiện ABC từ A đến Z đối với một doanh nghiệp đĩ là lượng chi phí rất lớn tiêu tốn cho việc thiết lập quy trình, thay đổi hệ thống. Tuy nhiên, dựa vào những gì cĩ sẵn tại Savina thì hồn tồn cĩ cơ sở để tin tưởng rằng việc thực hiện hệ thống này là khả thi. Hệ thống quản lý thơng tin SAP R/3 mà cơng ty đang sử dụng được ứng dụng trên hệ thống ERP, cĩ khả năng liên kết các phần hành để đưa ra các thơng tin tài chính chính xác cho từng đối tượng chịu chi phí. Chi phí và thu nhập được tập hợp theo trung tâm chi phí, các trung tâm chi phí này cĩ thể mở rộng khả năng ứng dụng phương pháp ABC bằng cách tạo ra các trung tâm chi phí hướng đến hoạt động rồi tùy theo cấp độ hoạt động cĩ thể được phân bổ xuống đối tượng chịu chi phí thơng qua các điều kiện được thiết lập. Chính vì khả năng này, cĩ thể nĩi rằng mơ hình thực hiện phương pháp ABC cũng chính là mơ hình hiện tại của cơng ty mà khơng phải thay đổi cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhân sự. Điều cốt lõi chính là việc truyền đạt về lợi ích của phương pháp mới đến từng nhân viên và phát huy hết lợi thế sẵn cĩ của chương trình SAP R/3 thơng qua việc xác định hoạt động ngay từ nguồn phát sinh chi phí của từng nghiệp vụ để kê khai chi tiết ngay từ thời điểm nhập liệu ban đầu.
Quy trình thực hiện
Phương pháp này cần được thực hiện các bước cơ bản như sau:
Bƣớc 1: Phân tích hoạt động và xác định các nguồn lực sử dụng tại cơng ty
Quá trình vận dụng mơ hình ABC bắt đầu bằng việc phân tích q trình sản xuất. Đĩ là việc phân tích một cách cĩ hệ thống các hoạt động hợp thành quá trình sản
dùng nguồn lực, gây ra sự phát sinh chi phí sản xuất chung. Việc phân tích q trình sản xuất thành các hoạt động là rất quan trọng, nĩ là bước cơ sở để kế tốn quản trị xác định trung tâm hoạt động, trung tâm chi phí ở các bước tiếp theo, ảnh hưởng đến quá trình tổ chức lại cơng tác tổ chức cũng như cơng tác tập hợp chi phí theo hoạt động và tính giá thành sản phẩm.
Qua quá trình tìm hiểu, cĩ thể phân quá trình sản xuất tại Savina thành các hoạt động tiêu biểu sau: hoạt động chuẩn bị nguyên vật liệu, hoạt động chuẩn bị máy mĩc, hoạt động cắm linh kiện vi mạch ban đầu, hoạt động dán linh kiện, hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm, hoạt động thiết kế mẫu mã, hoạt động bảo trì máy mĩc, hoạt động phục vụ sản xuất, … Các hoạt động ở phân xưởng và văn phịng Cơng ty được tập hợp theo Bảng 3.1 như sau:
Bảng 3.1:Bảng phân tích hoạt động sản xuất Trung tâm hoạt động Cấp độ hoạt động Hoạt động Dây chuyền sản xuất 1 và 2 Đơn vị sản phẩm Sản xuất sản phẩm Các bộ phận hỗ trợ sản xuất và các phịng ban Nhĩm sản phẩm
Kiểm tra vật lệu
Nhận và vận chuyển nguyên vật liệu Chuẩn bị máy mĩc
Chuẩn bị cơng cụ
Điều độ và giám sát sản xuất Kiểm tra chất lượng sản phẩm Vệ sinh nhà máy Sản phẩm Xử lý đơn đặt hàng Vận chuyển vật liệu Lưu kho thành phẩm Thiết kế mẫu mã sản phẩm
Tiện ích Bảo trì máy mĩc
Hỗ trợ sản xuất
Sau khi đã nhận diện được các hoạt động tiêu dùng nguồn lực, kế tốn phải xác định các trung tâm hoạt động. Về lý thuyết, mỗi hoạt động đều cĩ thể được coi là một trung tâm. Tuy nhiên, do quá trình sản xuất được phân tích thành rất nhiều hoạt động khác nhau, nên để giảm bớt khối lượng cơng việc kế tốn, một trung tâm hoạt động sẽ cĩ thể bao gồm một số hoạt động cĩ cùng bản chất xét ở khía cạnh gây ra sự phát sinh chi phí. Chẳng hạn, trung tâm “hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm” cĩ thể bao
gồm các hoạt động cụ thể như: kiểm tra các thơng số kỹ thuật, chạy thử, kiểm tra cơng tác đĩng gĩi, bảo quản sản phẩm...
Bước 2 Phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động trong cơng ty
Việc phân chia chi phí nguồn lực cho các hoạt động là quá trình ước lượng các hoạt động liên quan đến nguồn lực cung cấp cho các hoạt động đĩ. Về nguyên tắc, việc phân tích cần các cơng cụ đo lường và giám sát chi tiết để biết chính xác số lượng và chi phí phát sinh được sử dụng cho các hoạt động khác nhau. Tuy nhiên khơng phải cơng ty nào cũng cĩ điều kiện thực hiện, vì vậy cĩ thể sử dụng cơng cụ đo lường xấp xỉ, đại diện để cĩ số liệu mà khơng quá tốn kém.
Chi phí sản xuất chung phát sinh trước hết sẽ được tập hợp cho các bộ phận như: bộ phận thu mua nguyên vật liệu, bộ phận bảo trì, bộ phận kiểm tra chất lượng, bộ phận thiết kế kỹ thuật, bộ phận kho, bộ phận phục vụ sản xuất,... Tiếp đĩ, chi phí sẽ được quy nạp cho các hoạt động (hoặc trung tâm hoạt động) đã được xác định ở hai bước trên. Nếu một bộ phận chỉ bao gồm một hoạt động (trung tâm hoạt động) khác nhau thì chi phí sản xuất chung của các bộ phận này được quy nạp cho từng hoạt động theo cách quy nạp trực tiếp cho hoạt động (trung tâm hoạt động) đĩ. Nếu mỗi bộ phận bao gồm nhiều hoạt động (trung tâm hoạt động) khác nhau thì chi phí sản xuất chung của các bộ phận này được quy nạp cho từng hoạt động theo cách quy nạp trực tiếp hoặc phân bổ gián tiếp.
Bước 3: Xác định đối tƣợng chịu chi phí và tiêu thức phân bổ hoạt động
Sau khi một số chi phí đã chuyển từ cách tập hợp theo chức năng của phịng ban sang cách tập hợp theo hoạt động, bước tiếp theo là lựa chọn các tiêu thức phân bổ những chi phí theo hoạt động này cho các đối tượng chịu phí dựa trên mối quan hệ nhân – quả. Bảng 3.2 dưới đây sẽ cho ta thấy các hoạt động chính cũng như tiêu thức phân bổ được lựa chọn cho từng hoạt động đến từng đối tượng chịu phí.
Bảng 3.2: Tiêu thức phân bổ các chi phí sản xuất chung
STT
Trung tâm
CP
Chi phí các hoạt động Tiêu thức phân bổ theo:
1 PC71 Kho chứa vật tư dành cho A.I. Số lượng sản xuất và hệ số kho 2 PC72 Kho chứa vật tư dành cho line 1 Số lượng sản xuất và hệ số kho 3 PC73 Kho chứa vật tư dành cho line 2 Số lượng sản xuất và hệ số kho 4 PC74 Kho chứa vật thành phẩm tạm Số lượng sản xuất và hệ số kho
5 PC08 Chi phí quản lý chung A.I % chiếm dụng thời gian dành cho các máy A.I
6 PC81 Máy 1 (A.I) Số lượng sx và thời gian định mức máy 1 7 PC82 Máy 2 (A.I) Số lượng sx và thời gian định mức máy 2 8 PC83 Máy 3 và 4 (A.I) Số lượng sx và thời gian định mức máy 3
hoặc 4
9 SLN1 Dây chuyền sản xuất 1 Số lượng sản xuất và thời gian định mức dây chuyền 1
10 SLN2 Dây chuyền sản xuất 2 Số lượng sản xuất và thời gian định mức dây chuyền 2
11 PC02 Phịng kỹ thuật sản xuất Số lần nhận lệnh sản xuất (production order)
12 PC03 Phịng bảo trì % đĩng gĩp vào dây chuyền 1 và 2 13 PC04 Phịng kiểm tra chất lượng Số lượng sản xuất và hệ số chất lượng 14 PC05 Phịng mua vật tư Số lượng sản xuất và hệ số mua vật tư 15 PC06 Phịng quản lý vật tư Theo số lệnh sản xuất (production order)
và hệ số kho
16 PC09 Phịng giao nhận Số lượng sản xuất và hệ số mua vật tư. 17 PC07 Phịng quản lý sản xuất chung % đĩng gĩp vào dây chuyền 1 và 2 18 PTC7 Sản xuất chung - CTV Số lượng sản xuất và thời gian định mức
dây chuyền 1
19 PM07 Sản xuất chung - Monitor Số lượng sản xuất và thời gian định mức dây chuyền 1
20 PV07 Sản xuất chung - DVD Số lượng sản xuất và thời gian định mức dây chuyền 1
21 WA07 Sản xuất chung - Máy giặt Số lượng sản xuất và thời gian định mức dây chuyền 2
22 RE07 Sản xuất chung - Tủ lạnh Số lượng sản xuất và thời gian định mức dây chuyền 2
Các chi phí được phân bổ xuống cho từng loại sản phẩm dựa trên sơ đồ trung tâm chi phí trình bày trong hình 2.3 trên nguyên tắc những trung tâm chi phí đã được thiết lập cho mã loại sản phẩm nào thì chỉ phân bổ cho mã sản phẩm đĩ, ví dụ: các chi phí sản xuất chung như chi phí của bộ phận mua vật tư (trung tâm chi phí: PC05), kiểm tra chất lượng (PC04) sẽ được phân bổ xuống cho tồn bộ các mã sản phẩm, trong khi đĩ, chi phí của dây chuyền 1 (Trung tâm chi phí: SLN1) chỉ phân bổ xuống cho các mã sản phẩm thuộc loại sản phẩm màn hình vi tính, tivi và DVD. Cơ sở để lưạ chọn các tiêu thức phân bổ của từng trung tâm chi phí cĩ thể dựa trên số lượng sản phẩm sản xuất và hệ số kho. Trong đĩ, hệ số kho được xây dựng trên cơ sở mức độ chiếm dụng diện tích của những loại vật tư cần thiết cho từng model sản phẩm. Một số model sản phẩm lớn như tivi 29’ hoặc 32’ thì diện tích chiếm dụng kho sẽ lớn lớn từ vỏ tivi, bĩng đèn hình…vì vậy, khi xây dựng hệ số kho địi hỏi phải lớn hơn để gánh chịu chi phí bảo quản kho nhiều hơn so với các sản phâm tivi 15’ hay 17’, tương tự, nếu như trong kỳ sản xuất sản phẩm càng nhiều thì yêu cầu luân chuyển vật tư sử dụng kho cũng càng nhiều, vì vậy, cần thiết cĩ sự kết hợp giữa sản lượng sản xuất và hệ số kho.
Bước 4: Phân bổ chi phí của các hoạt động cho các đối tƣợng tính giá thành
và tính giá thành sản phẩm.
Khi đã xác định được các hoạt động và các nguồn lực của cơng ty cũng như lựa chọn được các tiêu thức phân bổ chi phí cho các hoạt động, ta tiến hành phân bổ chi phí theo từng hoạt động và tính giá các hoạt động. Sau khi các chi phí đã được tập hợp cho các hoạt động, q trình tính giá các hoạt động đã hồn thành. Bước tiếp theo của quy trình tính giá thành theo phương pháp ABC là phân bổ chi phí của các hoạt động cho các sản phẩm theo tiêu thức phân bổ đã được lựa chọn như trên. Bảng tính giá thành sản phẩm được trình bày trong phụ lục số 2.
Như đã trình bày ở phần I, ta thấy hai mục tiêu chung nhất của hệ thống quản lý dựa trên hoạt động (ABM) đĩ là:
- Cung cấp thơng tin chính xác về chi phí để hồn thiện việc ra quyết định - Giảm thiểu chi phí bằng những nỗ lực cải tiến liên tục.
Trong đĩ, mục tiêu thứ nhất cũng chính là phạm vi của ABC. Thơng qua những số liệu trình bày ở trên, cĩ thể thấy rõ mức độ chưa chính xác của thơng tin giá thành một số sản phẩm, chẳng hạn như nhĩm sản phẩm tivi LCD như LA52F71BX/XSV, LA40S71BX/XSV, LA40R81BX/XSV,… bị tính giá thành quá cao so với nhu cầu tiêu hao chi phí thực sự. Điều này ảnh hưởng đến tính cạnh tranh giá cả khi các cơng ty đối thủ cùng ngành cũng tập trung vào dịng sản phẩm đang từng bước chiếm lĩnh thị trường này. Giá thành bị tính quá cao khiến cho nhà quản trị cĩ các quyết định chưa đúng về giá bán, ảnh hưởng đến doanh số vì dịng sản phẩm tivi LCD đang được kỳ vọng thay thế dần các đời tivi sử dụng bĩng đèn hình đã lỗi thời. Như vậy, việc vận dụng phương pháp ABC để tính giá thành tại Savina sẽ gĩp phần cung cấp thơng tin về giá một cách chính xác hơn để các nhà quản lý cĩ cơ sở thực hiện quản lý dựa theo hoạt động nhằm đưa ra các quyết định quan trọng, các bước cải tiến nhằm giảm thiểu chi phí để cĩ thể cạnh tranh với các đối thủ và nâng cao lợi nhuận cho mình.