Sơ đồ 3 .5 – Sơ đồ tỷ lệ các hoạt động tạo ra và khơng tạo ra giá trị gia tăng
3.2 Giải pháp vận dụng
3.2.3 Giải pháp về điều kiện áp dụng
Hệ thống quản lý chi phí theo hoạt động sẽ mang lại cho cơng ty một cơng cụ quản trị hữu hiệu mới, tuy nhiên phương pháp này sẽ tiêu hao tiền bạc và thời gian đáng kể. Một hệ thống quản lý chi phí theo hoạt động thay thế hệ thống truyền thống khiến cho cĩ những thay đổi khơng chỉ về mặt tổ chức mà cịn phụ thuộc khơng nhỏ bởi ý thức của nhân viên. Bên cạnh đĩ cần nhắc đến cần thiết đầu tư vào phần mềm, phần cứng, thiết bị thu thập dữ liệu....Vì vậy, để chuẩn bị tốt cho việc ứng dụng phương pháp này vào thực tế, cần cĩ sự chuẩn bị chu đáo một số điều kiện, trong đĩ tiêu biểu là điều kiện về tổ chức hoạt động quản lý, tổ chức cơng tác kế tốn, ứng dụng tin học và trình độ của người quản lý.
3.2.3.1 Điều kiện về tổ chức cơng tác kế tốn hiện nay
Đối với các nước cĩ nền kinh tế thị trường phát triển thì vai trị của kế tốn quản trị đã được xác định là hỗ trợ rất tốt cho hoạt động kinh doanh và cĩ thể giúp nhà quản trị đảo ngược tình thế. Một hệ thống kế tốn quản trị tốt là một hệ thống đo lường tốt, hướng vào quy trình sản xuất và cĩ tác động tích cực đến hành vi của các cá nhân
trong tổ chức cùng hướng vào thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Đây chính là điều kiện cần để thực hiện tốt hệ thống quản lý chi phí dựa trên hoạt động.
Hiện nay bộ máy kế tốn tại Savina mới chỉ cĩ bộ phận kế tốn tài chính, cơng ty cần tổ chức thêm bộ phận kế tốn quản trị. Việc tổ chức này phải quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, phần hành kế tốn và sự phối hợp giữa hai bộ phận này nhằm cung cấp các dữ liệu cần thiết cho nhau để tập hợp và xử lý thơng tin đầu ra cho phù hợp với chức năng của mỗi bộ phận. Bộ phận kế tốn quản trị cần phải phối hợp với tất cả các bộ phận khác trong cơng ty để cĩ được nguồn cung cấp thơng tin nhanh chĩng và chất lượng, do đĩ cần phải cĩ sự hỗ trợ của ban lãnh đạo và các phịng ban khác trong cơng ty.
Một hệ thống kế tốn quản trị tốt giúp cho việc ra các quyết định, giúp hiểu biết quá trình sản xuất kinh doanh, khuyến khích các hành vi thích hợp. Tất cả những điều này nhằm đạt mục tiêu chiến lược là chất lượng, thời gian và giá cả và lợi nhuận. Điều này cũng cĩ nghĩa là kế tốn quản trị tự nĩ khơng phải là điểm kết thúc, nĩ là cơng cụ quan trọng để đạt mục tiêu chiến lược cho tổ chức.
3.2.3.2 Điều kiện về ứng dụng tin học
Cĩ lẽ trong các khĩ khăn, khĩ khăn chủ yếu nhất là việc thu thập dữ liệu, tập trung vào việc thu thập và xử lý số liệu cần thiết theo một cách thức chính xác với chi phí chấp nhận được. Ứng dụng hệ thống quản lý chi phí theo hoạt động địi hỏi phải cĩ hệ thống phân tích dữ liệu tương đối nhanh và mạnh, đặt biệt với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với hệ thống tồn cầu của tập đồn SamSung nĩi chung và Savina nĩi riêng. Trong một doanh nghiệp sản xuất, các hoạt động được thực hiện để tạo ra sản phẩm là vơ số, vấn đề phân bổ rất nhiều nguồn lực cho các hoạt động này, rồi từ các hoạt động này phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí (theo như hiện tại thì tại Savina cĩ 4 nhĩm sản phẩm chính với hơn 150 mẫu mã khác nhau) thực sự là một vấn đề nan giải khi ứng dụng hệ thống chi phí theo hoạt động.
Tuy nhiên, như đã trình bày ở chương 2, hiện tại Savina đang sử dụng phần mềm tin học SAP R/3, là một phần mềm được lập trình bởi một cơng ty của Đức là SAP AG – Walldorf. Phần mềm này được thiết kế liên kết giữa nhiều phần hành khác nhau, từ quản trị nhân sự, kế tốn tài chính, quản lý vật tư, bảo trì sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ khách hàng,… Sự liên thơng này giúp cho việc tập hợp chi phí được chuyên mơn hĩa theo từng khâu cụ thể thơng qua thao tác nghiệp vụ của từng bộ phận mà khơng cần phải được nhân viên kế tốn nhập liệu trực tiếp. Để ứng dụng hệ thống quản lý chi phí theo hoạt động, các chi phí sẽ được tập hợp theo từng trung tâm chi phí hoạt động, tùy theo cấp độ hoạt động, nếu xác định được đối tượng chịu chi phí nào thì phân bổ trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí đĩ. Ngồi ra, với phần mềm này, việc phân bổ được đa dạng hĩa các tiêu thức phân bổ lập trình sẵn, thời gian nhan và chính xác sẽ tạo ra nhiều báo cáo chi tiết, đáp ứng được nhu cầu thơng tin tác động đến việc xử lý và ra quyết định của nhà quản trị. Do đĩ cần cĩ sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế tốn quản trị và bộ phận vi tính trong doanh nghiệp để khai thác các tiện ích của phần mềm này để phục vụ cho mục đích của kế tốn quản trị. Cần phải xây dựng và hồn thiện các tiện ích sau:
- Xây dựng các báo cáo giá thành sản phẩm trên cơ sở sử dụng phương pháp ABC, chi tiết theo từng khu vực bán hàng cụ thể.
- Xây dựng các báo cáo doanh thu theo từng chi nhánh, từng mặt hàng cụ thể. - Xây dựng hệ thống các báo cáo theo yêu cầu trong đĩ các tài khoản chi phí được xác định theo cách ứng xử, theo các trung tâm chi phí và các đơn vị sản phẩm nhằm phục vụ cho việc trích lọc dữ liệu một cách chính xác.
3.2.3.3 Điều kiện về trình độ ngƣời quản lý
Thực hiện một hoạt động phân tích cĩ thể rất tốn kém, và triển khai thực hiện hệ thống ABM cĩ thể đem lại các kết quả mà làm thay đổi quan trọng đến tổ chức. Đối với một hệ thống ABM được triển khai thành cơng, người quản lý phải nhận ra rằng cần phải nỗ lực cao, phải tiêu tốn thời gian, tiền bạc và nhân sự. Họ cũng phải hiểu
rằng sự thay đổi của tổ chức cũng sẽ ảnh hưởng đến họ và nhân viên cho nên phải phát triển các kế hoạch để thích ứng với điều này. Việc áp dụng hệ thống ABM thành cơng phụ thuộc rất lớn vào khả năng học hỏi sử dụng những thơng tin mới được ABM cung cấp. Các nhà quản lý tại cơng ty phải tin tưởng là những thơng tin này cĩ thể giải quyết các vấn đề cụ thể và cần phải được huấn luyện sử dụng thơng tin chi phí dựa theo hoạt động để đưa ra các quyết định tốt hơn. Ngồi ra, đây là một hệ thống cịn khá mới mẻ, chưa được áp dụng nhiều nên địi hỏi khả năng nắm bắt và tiếp thu cao, vốn kiến thức quản trị hiện đại để cĩ thể thực hiện tốt cơng việc này.
Bên cạnh đĩ, khả năng truyền đạt lợi ích của hệ thống này cho mọi nhân viên trong cơng ty cũng khá quan trọng. Khơng phải ai cũng cĩ thể tiếp nhận cái mới, đơi khi cĩ một sự trì trệ từ một số nhân viên khơng muốn thay đổi. Vấn đề của nhà quản lý là truyền đạt, hướng dẫn mọi người thấy được những ích lợi mà hệ thống này mang lại để cùng nhau xây dựng hồn chỉnh hơn.